Kundpipe för småföretag: från offert till betald faktura

De fem stegen: Kunder, Offert, Avtal, Fakturerat, Betalt

En kundpipe är en tavla med en kolumn per steg i affären och ett kort per kund. Kunder är de du har i registret men inte skickat något till. Offert är kunder som fått ett pris men inte sagt ja. Avtal är kunder där villkoren är skrivna men uppdraget inte fakturerat. Fakturerat är kunder med en obetald faktura. Betalt är kunder där allt är betalt och inget nytt pågår.

Poängen är att se två saker utan att leta: var pengarna finns och var de fastnar. Summan i Offert är det du kan vinna. Summan i Fakturerat är det kunderna är skyldiga dig. Ett kort som står still i samma kolumn i flera veckor är en affär som behöver ett samtal.

Bygg pipen på dokumenten, inte på en egen statuslista. Räknas kundens läge fram ur den senaste offerten, det senaste avtalet och fakturorna kan pipen inte visa något annat än det som faktiskt är skickat. En lista där du själv flyttar kunder hamnar förr eller senare ur takt med verkligheten.

Offerten: pris, villkor och giltighetstid

Offerten ska svara på vad som ingår, vad som inte ingår, vad det kostar och hur länge priset gäller. Ange arbete och material för sig, moms i kronor, om priset är fast eller löpande, betalningsvillkor, ungefärlig start och hur tilläggsarbeten beställs och prissätts. Skriv giltighetstiden som ett datum.

Offerten är ett anbud enligt avtalslagen och binder dig under giltighetstiden. Avtalet uppstår när kunden accepterar inom den tiden. Kommer svaret för sent, eller säger kunden ja men med ett annat pris eller startdatum, är svaret ett nytt anbud som du i din tur får anta eller avböja. Saknar offerten giltighetstid gäller den så länge det är skäligt för kunden att svara, och den diskussionen slipper du med ett datum.

Gör accepten skriftlig och koppla den till offertnumret. Ett mejl där kunden skriver att hon accepterar offert 2026-014 räcker. Låter du kunden signera offerten digitalt via en personlig länk hamnar namn och tidpunkt på samma ställe som offerten, och offerten räknas som accepterad.

Uppdragsavtalet: villkoren för ett längre uppdrag

För ett enstaka jobb till fast pris räcker ofta den accepterade offerten som avtal. När uppdraget löper över tid, debiteras per timme eller innebär att din personal arbetar hos kunden behövs ett uppdragsavtal. Det reglerar det offerten inte tar upp: hur tid rapporteras och godkänns, vad som gäller vid sjukdom eller avbrott, ansvar och försäkring, sekretess och hur uppdraget sägs upp.

Avtalet ska ha parterna med organisationsnummer och kontaktperson, uppdragets omfattning, plats och period, pris per timme eller för hela uppdraget, vad som tillkommer, betalningsvillkor med dröjsmålsränta, ansvar och försäkring samt uppsägningstid. Bygger du avtalet på den accepterade offerten följer kund, rader och pris med, och du lägger bara till villkoren.

Låt kunden signera innan arbetet startar. Ett avtal mellan två företag har inga formkrav och kan signeras digitalt utan BankID. Skicka det till en namngiven person som har rätt att teckna avtal för kunden, och spara den signerade PDF:en med räkenskapsinformationen i sju år.

Fakturan: det momslagen kräver

Momslagen kräver fakturadatum, ett unikt löpnummer, ditt momsregistreringsnummer, båda parters namn och adress, vad som levererats och när, beskattningsunderlag per momssats, momssats och momsbelopp. Säljer du byggtjänster till ett annat byggföretag gäller omvänd betalningsskyldighet: fakturan ställs ut utan moms, med köparens momsregistreringsnummer och texten Omvänd betalningsskyldighet.

Utöver momsreglerna behöver kunden förfallodatum, bankgiro eller plusgiro och gärna ett OCR-nummer. Säljer du tjänster ska det framgå att du är godkänd för F-skatt. Skriv förfallodatumet som ett datum, eftersom det styr från vilken dag dröjsmålsränta löper.

Gör fakturan av avtalet eller offerten, inte från ett tomt blad. Då hamnar samma pris, period och momsläge på fakturan som kunden redan godkänt, och fakturan kan hänvisa till avtalsnumret. Många fakturatvister handlar om att fakturan inte stämmer med det kunden tror sig ha beställt.

Följ upp i rätt takt

Hör av dig några arbetsdagar efter att offerten skickats och fråga om något är oklart, inte om kunden bestämt sig. Hör av dig igen en vecka innan giltighetstiden går ut. Har kunden inte svarat när den gått ut, markera offerten som avböjd, så att Offert-kolumnen bara visar det som fortfarande kan bli en affär.

Ett avtal som väntar på signering stoppar starten. Påminn dagen efter om det inte är signerat, och starta inte arbetet på ett osignerat avtal om det går att undvika. För fakturorna räcker en fast vana: titta i Fakturerat en gång i veckan och skicka påminnelse samma vecka som en faktura blir förfallen.

När fakturan förfaller: påminnelse, ränta och förseningsersättning

Betalar kunden efter förfallodagen har du rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen: referensräntan plus åtta procentenheter per år. Riksbanken har satt referensräntan till 2 procent för andra halvåret 2026, så dröjsmålsräntan är 10 procent per år till och med den 31 december 2026. Är förfallodagen bestämd i förväg löper räntan från den dagen. Annars löper den från 30 dagar efter att du skickade fakturan.

Avgifterna styrs av lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader. En påminnelseavgift på 60 kronor får du bara ta ut om den avtalats senast när skulden uppstod, till exempel i offerten eller avtalet. Ett inkassokrav ger rätt till 180 kronor. Är kunden ett företag och du har rätt till dröjsmålsränta får du dessutom ta ut en förseningsersättning på 450 kronor, utan att den behöver avtalas. Påminnelse- och inkassoavgifter får då bara tas ut till den del de tillsammans överstiger 450 kronor.

Börja med en vänlig påminnelse med fakturan bifogad, ofta är förseningen glömska. Betalar kunden inte efter en andra påminnelse skickar du ett inkassokrav eller lämnar ärendet till ett inkassoföretag. Nästa steg är en ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Bestrider kunden fakturan är det en tvist, och då är den accepterade offerten och det signerade avtalet ditt underlag.

Så gör du det gratis i Mina sidor

Mina sidor på talea.se/konto/ är kontot till Taleas gratisverktyg. Du skapar det med Google, Microsoft eller en inloggningslänk till din e-post. Företagsuppgifterna fyller du i en gång, och sedan står de i offertmallen, uppdragsavtalet, fakturamallen och de andra verktygen.

Pipen visar varje kund i kolumnerna Kunder, Offert, Avtal, Fakturerat och Betalt, med summan per kolumn. Drar du ett kort från Offert till Avtal görs ett uppdragsavtal av offerten med kund, rader och pris ifyllda, och offerten räknas som accepterad. Drar du det till Fakturerat görs en faktura av avtalet eller offerten. Drar du det till Betalt markeras kundens obetalda fakturor som betalda. Kortet visar läget med en etikett, till exempel Väntar på accept, Väntar på signering eller Förfallen 12 dagar.

Steg bakåt gör du i själva dokumentet, till exempel genom att markera offerten som avböjd, och kortet följer med eftersom läget räknas fram ur dokumenten. Kundregistret kan du ladda ner som CSV. Kontot är inte ett bokföringsprogram: fakturorna bokförs som vanligt, och de PDF:er du skickat sparar du själv i sju år.