Säljpipeline för småföretag: bygg den på dokumenten, inte på gissningar

Vad är en säljpipeline, och hur skiljer den sig från en säljtratt?

Säljtratten och säljpipelinen beskriver samma resa från två håll. Tratten är en bild av flödet över tid: många förfrågningar blir färre offerter, som blir ännu färre affärer. Den svarar på hur många förfrågningar du behöver. Pipelinen är en ögonblicksbild: vilka affärer pågår just nu, och var står var och en av dem.

Ett stort säljbolag behöver båda, med egna system för marknadsföring och försäljning. Ett företag med två till tjugo anställda behöver framför allt pipelinen, eftersom det är den som visar vad som ska göras den här veckan: vilken offert som ska följas upp, vilket avtal som väntar på signatur och vilken faktura som passerat förfallodagen. Tratten kan du räkna fram ur pipelinen i efterhand.

Varför fungerar inte sannolikheter i procent i ett litet företag?

De flesta CRM-system bygger pipelinen på steg som Kvalificerad, Behovsanalys, Förhandling och Muntligt ja, och ger varje steg en sannolikhet. En affär på 200 000 kronor i steget Förhandling med 60 procent räknas som 120 000 kronor i prognosen. Det ser exakt ut men vilar på två gissningar: att affären står i rätt steg och att procentsatsen stämmer.

Med hundratals affärer om året jämnar felen ut sig. Med femton öppna offerter gör de inte det. En enda stor affär som aldrig blir av slår sönder prognosen, och steget en affär står i speglar ofta mer säljarens förhoppning än kundens beslut. Kunden har inte sagt något nytt, men affären har flyttats fram för att det känns bättre.

Bygg i stället stegen på något som går att kontrollera. Har kunden fått en offert? Har kunden accepterat den eller signerat ett avtal? Är fakturan skickad? Är den betald? Svaret på varje fråga är ja eller nej och finns i ett dokument med datum. En pipeline byggd så kan inte visa något som inte har hänt.

Vilka steg ska pipelinen ha?

Fem steg räcker för de flesta tjänsteföretag, hantverkare och konsulter. Kunder är de du har en relation med men inte skickat något till just nu. Offert betyder att ett pris är skickat och väntar på svar. Avtal betyder att kunden sagt ja, med en accepterad offert eller ett signerat uppdragsavtal, men att du inte fakturerat. Fakturerat betyder att fakturan är skickad och obetald. Betalt betyder att allt är betalt och inget nytt pågår.

Varje steg flyttas av en händelse, inte av en bedömning: offerten skickas, kunden signerar, fakturan går iväg, pengarna kommer. Säger kunden nej markeras offerten som avböjd och kunden går tillbaka till Kunder. Vad varje dokument ska innehålla går guiden om kundpipen från offert till betald faktura igenom.

Det som saknas i listan är steget före offerten. En förfrågan som ännu inte blivit en offert är en uppgift i kalendern, inte en affär i pipelinen. Lägg upp kunden och skicka offerten, eller släpp förfrågan.

Vilka siffror ska ett litet företag följa?

Offerter ute: summan av alla obesvarade offerter i kronor, och hur många av dem som går ut inom två veckor. Det är vad du kan vinna och vad du behöver följa upp först.

Vinstandel: hur stor andel av dina offerter som blev affär. Räkna på de senaste sex eller tolv månaderna och ta bara med offerter som är avgjorda, alltså accepterade, avböjda eller utgångna. Har 6 av 14 avgjorda offerter under halvåret accepterats är vinstandelen ungefär 43 procent. Räkna både i antal och i kronor. Är andelen i kronor mycket lägre vinner du de små jobben och förlorar de stora.

Tid till ja: antalet dagar från att offerten skickas till att kunden accepterar, som median över de vunna affärerna. Den talar om när en offert börjar bli gammal. Är din median nio dagar och en offert har legat i 25 har chansen minskat, och det är dags att ringa.

Att få in och Förfallet: vad kunderna är skyldiga dig, och hur mycket av det som passerat förfallodagen. De två siffrorna är skillnaden mellan sålt och betalt. Ett företag med full orderbok och 300 000 kronor förfallet har ett större problem än ett med halvtom orderbok och allt betalt.

Hur många offerter behöver du skicka?

Här kommer tratten in, räknad på dina egna siffror. Börja med hur mycket ny försäljning du behöver per månad, dela med ditt genomsnittliga ordervärde och sedan med vinstandelen. Behöver Nordvik Bygg 300 000 kronor i nya order per månad, är ett genomsnittligt jobb 50 000 kronor och vinstandelen 40 procent, krävs 300 000 / 50 000 = 6 vunna jobb och 6 / 0,40 = 15 offerter i månaden.

Siffran är användbar även när den är obekväm. Skickar du åtta offerter i månaden vet du att det inte räcker, oavsett hur bra de är. Då finns tre vägar: fler förfrågningar, högre vinstandel genom bättre uppföljning eller större jobb per offert. Den andra är oftast billigast.

Använd vinstandelen på helheten, aldrig på en enskild affär. Har du 400 000 kronor i obesvarade offerter och vinner 40 procent är 160 000 kronor en rimlig bedömning av vad Offert-kolumnen ger. Vilka affärer det blir vet du inte, och det behöver du inte veta för att planera.

Hur ofta ska du gå igenom pipelinen?

Femton minuter samma dag varje vecka räcker. Börja från höger. Förfallna fakturor får en betalningspåminnelse samma vecka. Avtal som väntat på signatur i mer än två dagar får ett samtal. Offerter som är äldre än din vanliga tid till ja, eller som går ut inom en vecka, följs upp. Kunder som inte fått något på länge får frågan om det finns något nytt på gång.

Det viktiga är att pipelinen visar sanningen när du öppnar den. Därför ska den räknas fram ur dokumenten och inte uppdateras för hand. En tavla där du själv flyttar korten hamnar förr eller senare ur takt med verkligheten, och då slutar du lita på den.

Vunnet uppdrag men för få händer att göra det med? Talea hyr ut personal till uppdraget, eller rekryterar åt er.

Pipelinen är också din likviditetsprognos

Det som står i Fakturerat kommer in de närmaste veckorna om kunderna betalar i tid. Det som står i Avtal blir fakturor när jobbet är gjort. En del av det som står i Offert kommer därefter, ungefär motsvarande din vinstandel. Lägg siffrorna i en likviditetsprognos över tretton veckor, så ser du i god tid om lönerna en viss månad hänger på att en enda kund betalar.

Titta särskilt på Förfallet. Varje vecka en faktura ligger obetald finansierar du kundens verksamhet med dina pengar. En påminnelse samma vecka som fakturan förfaller kostar ingenting och är det enklaste sättet att korta tiden från sålt till betalt.

Så fungerar pipen i Mina sidor

Mina sidor på talea.se/konto/ är ett gratis konto med en kundpipe i kolumnerna Kunder, Offert, Avtal, Fakturerat och Betalt. Kundens läge räknas fram ur dokumenten, och huvudet visar Att få in, Förfallet och Vunna affärer. Du loggar in med Google, Microsoft eller en länk i mejlet, och det finns inget abonnemang.

Drar du ett kort ett steg framåt öppnas nästa dokument ifyllt i en panel ovanpå sidan. Från Kunder blir det en offert till kunden, från Offert ett uppdragsavtal med offertens rader och pris, och från Avtal en faktura. Drar du kortet till Betalt markeras fakturan som betald, med en Ångra-knapp om du drog fel. Offert och uppdragsavtal kan skickas för digital signering via en länk, utan BankID, och kundkortet visar kundens alla dokument i tidsordning. Sök bland alla verktyg med ⌘K.