Hur skriver du en offert som kunden accepterar och som håller efteråt?

Vad en offert ska innehålla

En offert är ett anbud, och det som står i den blir avtalet när kunden säger ja. Därför ska den svara på de frågor kunden annars ställer tre veckor senare: vad ingår, vad ingår inte, vad kostar det, när gäller priset och vad händer om något ändras. Allt som är underförstått i ditt huvud men inte står på pappret är en framtida diskussion.

Börja med omfattningen. Beskriv arbetet i klartext, moment för moment, och skriv lika tydligt vad som inte ingår. När Nordvik Bygg AB i Göteborg offererar en köksrenovering till Lindqvist Fastigheter AB skriver Johan Nordvik: rivning av befintligt kök, nytt undergolv, montering av kundens stommar och luckor, bänkskiva i laminat enligt bifogad specifikation, el- och VVS-anslutning av befintliga punkter. Och under det: ingår ej, nya el- eller vattendragningar, vitvaror, målning av övriga rum, bortforsling av vitvaror.

Sedan priset. Dela upp det i arbete och material, med arbetskostnaden specificerad för sig. Det är inte bara för tydlighetens skull, utan för att ROT- och RUT-avdraget räknas på arbetskostnaden inklusive moms, och för att en kund som ser vad en timme kostar har lättare att förstå vad ett tillägg kommer att kosta. Ange momsen i kronor och summan inklusive moms, och skriv om priset är fast eller en uppskattning vid löpande räkning.

Avsluta med giltighetstid, betalningsvillkor, ungefärlig start och vilka villkor som gäller för arbetet. Lägg också in en mening om tilläggsarbeten: att arbete utöver offerten beställs skriftligt och debiteras enligt angivet timpris eller separat överenskommelse. Den meningen är den billigaste tvistförsäkring du kan skaffa.

När offerten blir bindande

En skriftlig offert med giltighetstid är bindande för dig under hela den tiden. Kunden kan fundera, jämföra och återkomma dag 29, och då är ni överens på de villkor som står i offerten. Du kan inte höja priset för att materialet blivit dyrare under tiden, om inte offerten själv säger att priset följer materialkostnaden. Skriv därför aldrig en längre giltighetstid än du kan hålla, och tänk på att en offert utan angiven tid gäller så länge det är skäligt för kunden att svara.

Avtalet uppstår när kunden accepterar. Ett ja med ändringar, till exempel ett lägre pris eller ett annat startdatum, är inte en accept utan ett nytt anbud som du i din tur får ta ställning till. Se upp med det i mejlväxlingar: om Anna Lindqvist svarar att de tar offerten men vill ha start två veckor tidigare, bekräfta skriftligt att ni gör det, så att det inte råder tvivel om vad som avtalats.

Muntliga offerter är lika bindande som skriftliga men nästan omöjliga att bevisa. Lämnar du ett pris på plats, skicka samma siffra i en offert samma kväll. Det ger kunden något att säga ja till och dig något att hänvisa till när fakturan ska skrivas.

Fast pris eller löpande räkning

Fast pris är enklast för kunden och mest riskfyllt för dig. Du får samma summa oavsett om arbetet tog tre eller fem veckor, så ett fast pris förutsätter att du har sett förutsättningarna och att omfattningen är avgränsad. Allt som ligger utanför den avgränsningen är tilläggsarbete och ska prissättas för sig.

Löpande räkning innebär att kunden betalar för arbetad tid och använt material enligt angivna priser. Du ska ändå ange en uppskattning. Mot konsument är den uppskattningen inte oförbindande: enligt konsumenttjänstlagen får ett ungefärligt pris överskridas med högst 15 procent, om inte ni kommit överens om annat eller tillägget beror på arbete kunden beställt eller godkänt. Blir jobbet dyrare än så utan att kunden sagt ja till det, är det du som står för mellanskillnaden.

Mellan företag finns ingen motsvarande procentregel i lag, men en uppskattning som överskrids kraftigt utan förvarning är ändå en tvist på väg. Oavsett motpart gäller samma rutin: säg till så snart du ser att uppskattningen inte håller, skriv ner det nya läget och få ett godkännande innan du fortsätter.

Konsument eller företag styr villkoren

Vem kunden är avgör vilka regler som ligger under offerten. En privatperson som beställer arbete på sin bostad skyddas av konsumenttjänstlagen, som inte går att avtala bort till kundens nackdel. Där finns reglerna om ungefärligt pris, om att tilläggsarbete ska stämmas av, om kundens rätt till specificerad räkning och om reklamation. Som branschvillkor används Hantverkarformuläret 17 för reparationer, ombyggnader och renoveringar och ABS 18 när det handlar om en småhusentreprenad, alltså att bygga eller bygga till ett hus.

Mellan företag är ni friare att avtala, och då är det standardavtalen som fyller ut det offerten inte säger. AB 04 används för utförandeentreprenader, där beställaren står för projekteringen och du utför enligt handlingarna. ABT 06 används för totalentreprenader, där du också ansvarar för projekteringen. Att hänvisa till rätt standardavtal i offerten ger er färdiga regler för ÄTA, besiktning, garantitid och betalning utan att du behöver skriva dem själv.

I Taleas offertmall väljer du villkor i en lista: Hantverkarformuläret eller ABS 18 till konsument, AB 04 eller ABT 06 till företag, eller egna villkor som du skriver in själv. Raden skrivs ut på offerten så att kunden ser vad som gäller innan hon accepterar. Nordvik Byggs offert till Lindqvist Fastigheter hänvisar till AB 04, eftersom fastighetsbolaget själva tagit fram ritningarna och köksspecifikationen.

Så bevisar du att kunden sagt ja

Den vanligaste orsaken till obetalda fakturor är inte att kunden vägrar betala, utan att parterna minns olika vad de kom överens om. En accept ska därför vara skriftlig och gå att koppla till en viss offert. Ett mejl där kunden skriver att hon accepterar offert nummer 2026-014 är tillräckligt; ett telefonsamtal är det inte.

Offertmallen har en acceptruta längst ner med plats för ort, datum, underskrift och namnförtydligande, och bredvid den en QR-kod. När kunden skannar koden med mobilen öppnas ett färdigt mejl till din e-postadress med texten att hon accepterar offerten, med offertnumret ifyllt. Anna Lindqvist behöver alltså inte skriva ut, skriva under och skanna; hon riktar kameran mot offerten och trycker skicka. Mejlet med avsändare, tidpunkt och offertnummer är ditt bevis.

När svaret kommit markerar du offerten som accepterad i listan, eller avböjd om kunden tackat nej. Listan visar alla offerter med status, så att du ser vad som är ute, vad som är vunnet och vad som kan följas upp. Skickar du offerten från verktyget får kunden den som PDF med ditt företagsnamn och din profilfärg, och svaret på mejlet går direkt till dig.

Från offert till faktura utan att skriva om något

Den accepterade offerten är underlaget för fakturan. Samma rader, samma priser, samma moms, samma ROT-uppgifter. Att skriva in dem igen i ett annat program är där de flesta fel uppstår: en rad glöms, momsen räknas på fel underlag, kunden får ett annat belopp än hon sa ja till och fakturan ifrågasätts.

I offertlistan finns knappen Gör faktura. Den öppnar fakturamallen med kund, rader, moms och ROT-uppgifter ifyllda och nästa fakturanummer klart. Du kontrollerar, lägger eventuellt till de ÄTA-arbeten som beställts under tiden som egna rader med hänvisning till ÄTA-numret, och sparar. Fakturan får OCR-nummer och QR-kod för betalning, och behöver kunden en påminnelse eller en kreditfaktura görs även det från samma underlag.

Offertmallen och fakturamallen delar företagsprofil och kundregister, så när Johan Nordvik lagt in Lindqvist Fastigheter en gång finns bolaget i båda. Skapar han ett gratis konto på talea.se följer offerter, fakturor, kunder och logotyp med till alla enheter, och företagsuppgifterna fylls i automatiskt i alla verktyg. Det går lika bra utan konto, men då ligger det sparade bara i den webbläsare han använde.