Gratis CRM för småföretag: vad som räcker och när det inte gör det

Vad ett litet företag behöver av ett CRM

CRM står för kundrelationshantering, men i ett företag med en handfull anställda handlar det om tre frågor. Vilka är kunderna och vem är kontaktpersonen. I vilket steg står varje affär. Vad har vi skickat, och vad har kunden godkänt. Kan du svara på de tre utan att leta i mejlen har du det CRM du behöver.

Många småföretag löser det med ett kalkylark, mejlkorgen och bokföringsprogrammets kundregister. Det fungerar tills samma kund finns på tre ställen i tre versioner. Då är det inte fler funktioner som saknas, utan att offerten, avtalet och fakturan hänger ihop med kunden de tillhör.

Det ett litet företag sällan behöver är det de stora systemen säljer på: automatiska mejlflöden, poängsättning av leads, prognoser per säljare och kopplingar till tio andra tjänster. Sådant kostar ofta per användare och månad och kräver att någon håller systemet uppdaterat. Ett system som ingen fyller i ger sämre överblick än ett kalkylark som alla använder.

När en pipe med dokument räcker

Det räcker när du eller ett par personer sköter försäljningen, kunderna är tiotals eller hundratals snarare än tusentals och affären följer samma väg varje gång: offert, ibland ett avtal, faktura och betalning. Så ser det ut för många hantverkare, byggfirmor, konsulter och tjänsteföretag.

Då är en kundpipe med dokumenten inbyggda ett fullgott CRM. Varje kund står i en kolumn som visar läget, och dokumenten skapas ur varandra så att uppgifterna bara skrivs in en gång. Det du behöver se varje vecka syns direkt: offerter som väntar på svar, avtal som inte är signerade och fakturor som passerat förfallodagen.

Mina sidor på talea.se är byggt för det och kostar inget. Kunderna står i kolumnerna Kunder, Offert, Avtal, Fakturerat och Betalt. Drar du ett kort ett steg framåt skapas nästa dokument ur det förra, offert till uppdragsavtal och avtal till faktura, eller så markeras fakturorna som betalda. Offerter, uppdragsavtal och anställningsavtal kan signeras digitalt, och företagsuppgifterna fylls i automatiskt i över hundra verktyg.

Vad ett gratis CRM inte gör

Mina sidor är inte ett bokföringsprogram. Fakturorna bokförs inte automatiskt, det skickas ingen e-faktura via Peppol och betalningar prickas inte av mot banken. Du markerar själv att en faktura är betald. Fakturorna kan föras över till bokföringsprogrammet som SIE-fil.

Det är inte heller ett arkiv. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation, som fakturor och avtal som styr affären, sparas i sju år. Spara de PDF:er du skickar i din egen bokföring, oavsett vilket system du använder.

Och det har inga tidrapporter, scheman eller löneunderlag. Så länge du fakturerar per jobb eller per avtalad period spelar det ingen roll. Den dag fakturan ska byggas på timmar som tio anställda rapporterat är det just det som saknas.

Tecken på att du vuxit ur det

Det första tecknet är oftast timmarna, inte kunderna. När flera anställda rapporterar tid som kunden ska attestera, som sedan ska bli faktura och därefter löneunderlag, blir avstämningen mellan tre system ett eget jobb. Ett fel i en rapport syns först när kunden ifrågasätter fakturan eller den anställde lönespecen.

Andra tecken: ni planerar scheman för personal på flera arbetsplatser, flera personer behöver arbeta i samma kundregister, ni har avtal per anställd och per kund som ska hänga ihop, eller ni vill följa marginalen per uppdrag. Då behövs ett affärssystem där tid, schema, lön och fakturering bygger på samma uppgifter.

Det finns flera vägar. Ett fristående CRM tillsammans med bokföringsprogrammets fakturering och ett lönesystem fungerar när flödena är enkla. För bemanningsföretag och andra företag med många timavlönade finns system byggda för just det.

Bemanno: när tid, schema och lön ska hänga ihop

Bemanno är det betalda affärssystem som Talea Work AB driver sin egen bemanningsverksamhet i, och som säljs till bemanningsföretag och företag med många anställda. Där finns kundpipen och dessutom tidrapporter, schema, löneunderlag och fakturering som bygger på samma timmar.

Skillnaden mot Mina sidor ligger i det som händer efter avtalet. I Mina sidor är fakturan ett dokument du gör av avtalet. I ett affärssystem för bemanning räknas fakturan fram ur attesterade timmar, och samma timmar blir löneunderlag. Har du inte det behovet har du ingen nytta av att betala för det.

Bemanno är ett av flera alternativ. Jämför vad systemen kostar per användare och vad de gör med tidrapporterna innan du väljer, och prova med egna kunder och egna timmar innan du bestämmer dig.

Byt system utan att börja om

Kunderna i Mina sidor laddar du ner som en CSV-fil med företag, organisationsnummer, adress, postnummer och ort, kontaktperson, e-post och telefon. Filen använder semikolon som avgränsare och öppnas direkt i Excel, och den går att läsa in i Bemanno och andra system som tar emot kundlistor.

Kontaktpersonerna i kundregistret är personuppgifter. Spara det affären kräver, alltså namn, roll, e-post och telefon, och ta bort kontaktpersoner som slutat och kunder du inte längre har något med att göra. Det gäller oavsett vilket system du använder.