Fakturera som enskild firma eller litet AB: steg för steg

Det här måste stå på fakturan

Momslagen bestämmer vad en faktura ska innehålla, och listan är densamma för en enskild firma och ett aktiebolag. Fakturadatum, ett löpnummer som är unikt, ditt momsregistreringsnummer, ditt och kundens namn och adress, en beskrivning av vad du sålt och hur mycket, beskattningsunderlaget och enhetspriset exklusive moms för varje momssats, själva momssatsen och momsbeloppet i kronor. Har du levererat ett annat datum än fakturadatumet ska leveransdatumet stå med.

Till det kommer några uppgifter som inte är momsregler men som kunden behöver för att betala rätt: förfallodatum, bankgiro eller plusgiro, och gärna ett OCR-nummer. Säljer du tjänster ska du skriva att företaget är godkänt för F-skatt. Annars är kunden skyldig att dra skatt på det den betalar dig, och det vill ingen av er hantera i efterhand. Ett aktiebolag anger dessutom styrelsens säte, oftast kommunen där bolaget är registrerat.

Momsregistreringsnumret är ditt organisationsnummer med SE före och 01 efter, utan bindestreck. För en enskild firma är organisationsnumret personnumret, så momsnumret blir SE följt av tio siffror och 01. Det är en av de vanligaste sakerna som blir fel på hemgjorda fakturor, tillsammans med löpnummer som hoppar eller återanvänds.

Löpnummer, moms och vad som händer vid byggarbeten

Löpnumret ska vara obrutet. Fakturerar du 2026-014 och sedan 2026-016 kommer en revisor eller Skatteverket att fråga var 015 tog vägen. Det räcker att börja på 1 och räkna uppåt, men många lägger året först så att serien börjar om varje januari. Vilket du väljer spelar mindre roll än att du håller dig till det. En makulerad faktura slänger man inte, den krediteras.

Momsen är 25 procent på det mesta, 12 procent på bland annat livsmedel och hotell, 6 procent på böcker och persontransport. Säljer du både varor och tjänster med olika momssatser på samma faktura ska underlaget specificeras per sats, så att kunden ser vad som är 25 och vad som är 12. Fakturamallen summerar varje sats för sig och skriver ut momsbeloppet i kronor.

Inom bygg gäller en särskild regel. När ett byggföretag fakturerar ett annat byggföretag för byggtjänster ska fakturan ställas ut utan moms, med köparens momsregistreringsnummer och texten Omvänd betalningsskyldighet. Det är då köparen som redovisar momsen. Fakturerar du i stället en fastighetsägare eller en privatperson tar du ut moms som vanligt. Johan Nordvik på Nordvik Bygg AB i Göteborg fakturerar sin kund Lindqvist Fastigheter AB med 25 procent moms, eftersom fastighetsbolaget inte själv säljer byggtjänster. Hade samma jobb gått genom en huvudentreprenör på bygget hade fakturan dit varit utan moms.

Säljer du till företag i andra EU-länder eller exporterar utanför EU finns motsvarande texter som ska stå på fakturan. Mallen har ett val för EU-handel och export som lägger in rätt hänvisning, så att du slipper leta upp paragraferna själv.

OCR, QR-kod och förfallodatum

OCR-numret är en sifferserie som kopplar betalningen till rätt faktura. Numret byggs av fakturanumret och en kontrollsiffra, så att banken kan avvisa ett felslaget nummer innan pengarna hamnar fel. Det är inget krav, men det sparar tid den dag du ska pricka av vem som betalat vad, och företagskunder förväntar sig det. Fakturamallen räknar fram OCR-numret automatiskt ur fakturanumret och kundnumret.

QR-koden gör samma jobb för den som betalar från mobilen. Den följer bankernas gemensamma standard, samma som fakturor från Visma, Fortnox och Bankgirot använder, och när kunden skannar den i bankappen fylls bankgiro, belopp, OCR-nummer och förfallodag i av sig själva. Fakturerar du privatpersoner kan du lägga till en Swish-QR med låst belopp och fakturanumret som meddelande. Vill du ha den klassiska avin längst ner på pappret finns den som tillval.

Förfallodatumet är din betalningsfrist, och den sätter du själv om inget annat avtalats. Trettio dagar är det vanliga mellan företag, men inget hindrar tio eller tjugo dagar på mindre jobb. Mot privatpersoner är trettio dagar en bra tumregel. Skriv datumet i klartext, inte bara 30 dagar netto, så slipper ni räkna olika.

När kunden inte betalar: ränta, påminnelse och förseningsersättning

Betalar kunden efter förfallodatum får du ta ut dröjsmålsränta enligt räntelagen. Räntan är referensräntan plus åtta procentenheter, räknad per år på det obetalda beloppet. Är förfallodagen bestämd i förväg, i avtal, offert eller på fakturan, löper räntan från den dagen. Annars löper den från trettio dagar efter att du skickade fakturan, förutsatt att fakturan angav att utebliven betalning medför ränta. Det är därför en bra vana att alltid skriva ut förfallodatumet.

En påminnelseavgift på 60 kronor får du bara ta ut om den avtalats i förväg, till exempel i offerten eller i dina villkor. Mot företagskunder har du däremot rätt till en förseningsersättning på 450 kronor direkt när betalningen är försenad, utan att den behöver avtalas. Du kan inte ta båda för samma försening utan att räkna av, så i praktiken väljer de flesta förseningsersättningen mot företag och påminnelseavgiften mot privatpersoner.

Rent praktiskt: skicka först en vänlig påminnelse med fakturan bifogad, de flesta förseningar är glömska. Betalar kunden inte efter en andra påminnelse går ärendet till inkasso eller Kronofogden. Fakturamallen gör en påminnelse av fakturan med ett klick, med rätt belopp, ursprungligt fakturanummer och förfallodatum, så att kunden inte behöver leta.

Kreditfaktura: så rättar du en felaktig faktura

Har du fakturerat fel belopp, fel kund eller för mycket arbete ändrar du inte i originalet. Du skickar en kreditfaktura som nollar hela eller delar av den första fakturan, och sedan en ny korrekt faktura om det behövs. Kreditfakturan har ett eget löpnummer i samma serie, hänvisar till den ursprungliga fakturans nummer och datum, och anger beloppet som en minuspost med samma momssats.

Anledningen är bokföringen. Varje faktura är ett underlag som ska arkiveras i sju år, och ett underlag som ändrats i efterhand går inte att följa. Två dokument, ett original och en kredit, berättar hela historien. Nordvik Bygg fakturerade Lindqvist Fastigheter 48 timmar men hade bara jobbat 44, så Johan skickar en kreditfaktura på fyra timmar och låter resten av fakturan stå. Lindqvist betalar mellanskillnaden.

I fakturamallen öppnar du den gamla fakturan, väljer Kreditfaktura, och allt följer med: kund, rader, momssats och hänvisning. Du ändrar bara det som ska krediteras.

Så gör Nordvik Bygg sin faktura i mallen

Johan har gjort klart ett takbyte för Lindqvist Fastigheter och ska fakturera. Han öppnar fakturamallen, fyller i Nordvik Bygg AB med organisationsnummer, adress, bankgiro och att bolaget är godkänt för F-skatt, laddar upp logotypen och väljer profilfärg. Det gör han en gång. Skapar han ett gratiskonto fylls företagsuppgifterna i automatiskt i alla verktyg och fakturorna följer med till datorn på kontoret.

Sedan fyller han i kunden, Lindqvist Fastigheter AB med adress och referens, och den sparas i kundregistret till nästa gång. Raderna blir 44 timmar snickeri à 620 kronor, 18 000 kronor material och en rad för container. Mallen räknar beskattningsunderlaget, lägger på 25 procent moms och skriver ut totalen. Fakturanumret är nästa i serien, förfallodatum sätts till 30 dagar, OCR-nummer och QR-kod genereras av sig själva.

Till sist mejlar han fakturan som PDF direkt till kundens ekonomiavdelning från verktyget, med Nordvik Byggs namn som avsändare och svaret till sin egen e-post. När pengarna kommer in sätter han stämpeln Betald, och i Mina sidor ser han vilka fakturor som fortfarande är öppna. Hade jobbet börjat med en offert hade han gjort fakturan av den med ett klick, och tilläggsarbetena hade han haft på en ÄTA-blankett som Lindqvist redan godkänt.

När månaden är slut trycker Johan på SIE-fil till bokföringen under Mina fakturor. Mallen skapar då en SIE 4-fil med en verifikation per faktura: kundfordran på konto 1510, försäljningen per momssats på 3001 till 3004, utgående moms på 2611 till 2631 och öresavrundningen på 3740. Omvänd byggmoms hamnar på 3231, EU-försäljning på 3308 och export på 3305, och en kreditfaktura bokförs med omvänt tecken. Filen läses in i Fortnox, Spiris, Bokio eller vilket bokföringsprogram som helst med funktionen Importera SIE, så fakturorna behöver aldrig skrivas in för hand. Betalningarna bokför han i programmet när pengarna kommer in.