Signera uppdragsavtal med kund digitalt

Varför uppdragsavtalet bör signeras innan uppdraget börjar

I bemanning och konsultverksamhet börjar uppdrag ofta snabbt. Kunden ringer på torsdagen, personen står på plats på måndagen och avtalet skrivs någon gång senare, om alls. Så länge allt går bra märks det inte. Det märks när en faktura bestrids, när kunden anställer konsulten efter tre veckor utan att betala övergångsavgift, eller när det inträffar en skada och ingen vet vem som bär ansvaret. Då är ett signerat avtal det som avgör, och ett mejl där kunden skrev att det lät bra är ett sämre underlag än ni tror.

Mellan företag finns inga formkrav på uppdragsavtal. Ett muntligt avtal gäller, ett mejlat avtal gäller, och ett digitalt signerat avtal gäller. Poängen med signeringen är inte giltigheten utan bevisningen: att kunden faktiskt godkände de villkor ni skrev, i den version ni skrev dem, före uppdragsstart. Det är där digital signering slår både papper och mejl. Avtalet låses när det signeras, tidpunkten och vem som godkände registreras, och ingen behöver skriva ut, skanna och skicka tillbaka.

Digital signering gör också att avtalet blir klart i tid. Ett avtal som kunden kan öppna i mobilen och godkänna på två minuter signeras oftast samma dag. Ett avtal som ska skrivas ut på kundens kontor blir liggande. Att uppdraget startar med ett signerat avtal är det enklaste sättet att undvika de flesta tvister i branschen.

Vad uppdragsavtalet ska innehålla

Börja med parterna: bolagsnamn, organisationsnummer, adress och en kontaktperson hos vardera part. Beskriv uppdraget konkret: vilken roll, vilka arbetsuppgifter, var arbetet utförs, under vilken period och i vilken omfattning. Skriv rollen som en avgränsning. Står det truckförare på lager i Mölndal på heltid vecka 44 till 52 är det tydligt vad som ingår och vad som är ett tilläggsuppdrag.

Priset ska anges per timme eller per uppdrag, med vad som ingår och vad som tillkommer: OB-tillägg, övertid, resor, traktamente, verktyg och skyddsutrustning. Skriv in hur priset justeras när kollektivavtalets löner höjs, annars betalar ni höjningen själva. Ange hur tiden rapporteras och attesteras, till exempel att kunden godkänner tidrapporten varje vecka och att en rapport som inte bestridits inom fem arbetsdagar anses godkänd. Attestklausulen är den som oftast avgör fakturatvister.

Betalningsvillkoren ska vara så korta som ni kan få igenom, med dröjsmålsränta och rätt att pausa uppdraget om betalning uteblir. Lägg in ett rekryteringsskydd, alltså en avgift om kunden anställer konsulten under uppdraget eller inom en tid efter det, gärna som en trappa som faller med tiden. Reglera ansvar och försäkring: att kunden ansvarar för arbetsmiljön på arbetsstället enligt arbetsmiljölagen, att ni som arbetsgivare har ansvarsförsäkring, och hur ansvaret begränsas. Avsluta med sekretess, personuppgifter, uppsägningstid för uppdraget och vad som händer om konsulten blir sjuk eller slutar. Mer om varje klausul finns i guiden om kollektivavtal och inhyrning från kundens sida, och i Bemannos genomgång av uppdragsavtalet klausul för klausul.

Vem hos kunden ska signera

Ett avtal binder företaget om den som signerar har rätt att teckna avtal för det, antingen som firmatecknare eller genom sin ställning. En platschef som beställer bemanning till sitt bygge har normalt ställningsfullmakt för sådana beställningar, och en inköpare har det för inköp inom sitt område. Problemet uppstår när någon utan sådan rätt signerar ett avtal med ovanliga villkor, till exempel ett stort rekryteringsskydd, och kunden senare hävdar att personen inte fick teckna det.

Skicka avtalet till en namngiven person med en mejladress hos kundföretaget, inte till en delad adress som info eller order. Be personen ange sin befattning när den signerar, så att det står i avtalet. Är beloppen stora eller villkoren ovanliga, kontrollera firmateckningen i Bolagsverkets register eller be om att avtalet signeras av en firmatecknare. För löpande bemanningsuppdrag räcker det nästan alltid att den som faktiskt beställer också signerar.

Signera själva också. Ett uppdragsavtal är ömsesidigt, och det ska framgå vem hos er som ingick det. I ett digitalt flöde står avsändaren som er part med namn och tidpunkt, och kundens signering kompletterar. Då har avtalet två underskrifter precis som på papper.

Så går den digitala signeringen till

Flödet är detsamma oavsett system. Ni skapar avtalet, gärna från en mall där klausulerna redan är genomtänkta, och fyller i uppdragets uppgifter. Ni skickar det till kontaktpersonen hos kunden som ett mejl med en personlig länk. Kunden öppnar länken i mobilen eller datorn, läser avtalet, skriver sitt namn och sin befattning och godkänner. Tidpunkt och IP-adress registreras, avtalet låses och båda parter får en PDF med signeringsuppgifterna på ett underskriftskort. Varje öppning av länken loggas, så ni ser om kunden har tittat på avtalet men inte signerat.

I Bemanno, affärssystemet som Talea driver sin egen bemanningsverksamhet i, skapas uppdragsavtalet direkt på kundkortet från bolagets egna mallar. Mejlet och avtalet skrivs sida vid sida, länken skickas till kontaktpersonen och avtalet kopplas till uppdraget. När kunden signerat ser ni det i systemet, får ett mejl och kan börja fakturera mot avtalet. Signeringslänkar som inte använts stängs automatiskt efter en tid, så en glömd länk kan inte signeras ett halvår senare.

Använder ni Taleas gratisverktyg i stället för ett affärssystem fungerar signeringen på samma sätt för anställningsavtal: avtalet skrivs i mallen, skickas till den anställde och signeras via länk. Uppdragsavtal med kund signeras i Bemanno. Hur den digitala signeringen i avtalsmallen fungerar står i guiden om digitalt signerade anställningsavtal.

Juridiken: eIDAS, bevisvärde och formkrav

EU:s eIDAS-förordning gäller som lag i Sverige och säger i artikel 25 att en elektronisk underskrift inte får nekas rättslig verkan eller giltighet som bevis bara för att den är elektronisk. Det gäller även den enklaste formen, där undertecknaren skriver sitt namn och klickar på Godkänn. Förordningen skiljer på enkla, avancerade och kvalificerade underskrifter, och bara den kvalificerade är enligt förordningen likställd med en handskriven namnteckning. För avtal mellan företag spelar det liten roll, eftersom sådana avtal inte kräver handskriven namnteckning över huvud taget.

I en tvist väger domstolen bevisningen fritt. Ett avtal som skickats till kundens namngivna kontaktperson, öppnats från kundens adress, godkänts med namn och befattning vid en viss tidpunkt och därefter legat oförändrat har högt bevisvärde. Att kunden sedan tog emot personalen, attesterade tid och betalade de första fakturorna visar dessutom att avtalet tillämpades. Den som vill komma ifrån ett sådant avtal måste förklara allt det.

BankID behövs sällan mellan företag. Det kan vara motiverat när ni inte känner kunden, när beloppen är stora, när kunden själv kräver det eller när ni vill ha en signatur som kan verifieras av tredje part utan er medverkan. För ramavtal och löpande uppdrag med kunder ni träffat räcker en enkel e-signatur. Mer om valet finns i guiden om e-signatur eller BankID.

Spara avtalet rätt

Uppdragsavtalet är räkenskapsinformation enligt bokföringslagen, eftersom det förklarar fakturorna. Det ska sparas i sju år efter utgången av det räkenskapsår det gäller, i den form det kom in, alltså som den signerade PDF:en. Spara också bekräftelsemejlet och, om systemet ger en, visningsloggen. Har ni ett affärssystem ligger avtalet på kundkortet och behöver inte sparas separat, men se till att det följer med vid byte av system.

Avtalet innehåller personuppgifter om kontaktpersoner och ofta om konsulten. Lagringen har stöd i att fullgöra avtalet och i bokföringslagen, men skriv in uppdragsavtal i gallringsrutinen och i er information till kunder och anställda. Kandidatuppgifter som lämnas ut till kunden i samband med avtalet, till exempel vid rekrytering, ska bara lämnas när avtalet är signerat, så att ingen får uppgifterna utan att ha godkänt villkoren.

Den här guiden är en översikt och inte juridisk rådgivning. Låt en jurist granska er avtalsmall en gång, särskilt ansvarsbegränsningen och rekryteringsskyddet, och använd sedan samma mall i varje uppdrag.