Betalningspåminnelse på obetald faktura: avgift, ränta och vägen till Kronofogden

När ska du skicka en betalningspåminnelse?

Skicka den första påminnelsen inom en vecka efter förfallodagen. Ju längre en faktura får ligga, desto mer ser den ut som något kunden kan vänta med, och desto svårare blir samtalet. Oftast har fakturan bara fastnat hos fel person eller glömts bort.

Det finns inget lagkrav på att skicka påminnelse innan du går vidare, men påminnelsen har en juridisk effekt som är lätt att missa. En skriftlig påminnelse avbryter preskriptionen enligt 5 § preskriptionslagen, och en ny preskriptionstid börjar löpa från den dagen. En fordran preskriberas normalt efter tio år, men en fordran på en privatperson för en vara eller tjänst du sålt i din verksamhet preskriberas redan efter tre år.

En rimlig takt vid 30 dagars betalningsvillkor: första påminnelsen 3 till 7 dagar efter förfallodagen, ett samtal eller en andra påminnelse två veckor senare och därefter ett inkassokrav. Samtalet visar om det är glömska, en invändning mot fakturan eller ett företag utan pengar, och de tre kräver olika nästa steg.

Vad ska stå i en betalningspåminnelse?

Påminnelsen ska gå att betala utan att kunden letar fram originalet. Skriv Betalningspåminnelse överst, det ursprungliga fakturanumret och fakturadatumet, förfallodagen, det obetalda beloppet, en ny sista betalningsdag och samma betalningsuppgifter som på fakturan, med bankgiro och OCR-nummer. Bifoga fakturan som PDF.

Tar du ut påminnelseavgift, förseningsersättning eller ränta ska de stå som egna rader. Skriv också vem kunden kontaktar om något i fakturan är fel. Invänder kunden mot själva fakturan är det en tvist och inte en sen betalning, och det vill du veta innan du skickar ett inkassokrav. Mot en privatperson ska det dessutom framgå att dröjsmålsränta tas ut, om förfallodagen inte var bestämd i förväg.

Mall: text till betalningspåminnelsen

Första påminnelsen, vänlig och kort. Ämne: Betalningspåminnelse, faktura 1041 från Nordvik Bygg AB. Hej Anna, vi har ännu inte fått betalt för faktura 1041 på 40 000 kronor, som förföll den 2 oktober 2026. Har ni redan betalat kan ni bortse från det här. Annars ber vi er betala senast den 16 oktober till bankgiro 123-4567 med OCR-nummer 104112. Fakturan finns bifogad. Är något i den fel, svara på det här mejlet så rättar vi det. Vänliga hälsningar, Johan Nordvik, Nordvik Bygg AB.

Andra påminnelsen, saklig och med följden utskriven. Ämne: Andra påminnelsen, faktura 1041. Hej Anna, faktura 1041 på 40 000 kronor förföll den 2 oktober och är fortfarande obetald trots vår påminnelse den 7 oktober. Vi debiterar dröjsmålsränta enligt räntelagen från förfallodagen och förseningsersättning på 450 kronor. Betala senast den 26 oktober till bankgiro 123-4567 med OCR-nummer 104112. Har vi inte fått betalt då skickar vi ett inkassokrav. Hör av dig om ni behöver en avbetalningsplan. Vänliga hälsningar, Johan Nordvik.

Håll tonen saklig även i den andra påminnelsen, och skriv inte att kunden riskerar en betalningsanmärkning. Inkassolagen kräver god inkassosed, vilket bland annat innebär att inte utsätta den som är skyldig pengar för otillbörlig påtryckning. Skriv vad som händer härnäst och när.

Påminnelseavgift: får du ta 60 kronor?

Ja, men bara om ni kommit överens om det senast när skulden uppstod. Det står i 2 § lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader, och 4 § sätter taket till 60 kronor. Överenskommelsen kan vara en rad i offerten, uppdragsavtalet eller allmänna villkor som kunden godkänt. Står villkoret först på fakturan är det i regel för sent, eftersom skulden redan fanns när fakturan skickades.

Avgiften tas ut en gång per förfallen faktura, inte för varje ny påminnelse, och ett villkor om mer än lagen tillåter är ogiltigt enligt 6 §. Mot företag är påminnelseavgiften sällan värd att ta, eftersom den räknas in i förseningsersättningen.

Förseningsersättning: 450 kronor när kunden är ett företag

Mellan näringsidkare har du enligt 4 a § lagen om ersättning för inkassokostnader rätt till en förseningsersättning på 450 kronor när kunden betalar för sent och du har rätt till dröjsmålsränta. Den behöver inte avtalas, ett villkor som tar bort den är som huvudregel ogiltigt, och den gäller per försenad faktura. Samma sak gäller när kunden är en myndighet, en kommun eller en region.

Förseningsersättningen täcker dina kostnader för påminnelser och inkassokrav. Enligt 5 § får påminnelseavgift och inkassoavgift bara tas ut till den del de tillsammans överstiger 450 kronor. Eftersom 60 plus 180 kronor är 240 kronor blir det aldrig något utöver förseningsersättningen. Mot ett företag tar du alltså 450 kronor plus ränta och lägger inte på påminnelseavgift eller inkassoavgift.

I Taleas fakturamall finns båda fälten på en betalningspåminnelse. Fyller du i förseningsersättningen till en företagskund tar mallen inte ut någon påminnelseavgift, som 5 § kräver. Till en privatperson lämnar du förseningsersättningen tom och tar bara ut påminnelseavgiften om den är avtalad.

Dröjsmålsränta: hur mycket och från vilken dag?

Har ni inte avtalat en annan ränta gäller räntelagen. Dröjsmålsräntan är enligt 6 § referensräntan plus åtta procentenheter per år. Riksbanken fastställde den 30 juni 2026 referensräntan till 2,00 procent för perioden 1 juli till 31 december 2026, så dröjsmålsräntan är 10 procent per år för fakturor som är sena under hösten. En ny referensränta fastställs inför varje kalenderhalvår, nästa gång i slutet av december.

Från vilken dag räntan löper beror på förfallodagen. Var förfallodagen bestämd i förväg, till exempel i offerten eller avtalet, löper räntan från den dagen enligt 3 §. Annars löper den enligt 4 § från 30 dagar efter att du skickade fakturan. Mot en privatperson krävs då också att fakturan upplyste om att utebliven betalning leder till ränta. Mellan företag behövs ingen sådan upplysning.

Räkna så här: belopp gånger räntesats gånger antal dagar, delat med 365. En faktura på 40 000 kronor som betalas 30 dagar för sent ger 40 000 × 0,10 × 30 / 365, knappt 330 kronor.

Vad gäller mot privatpersoner?

Mot en konsument finns ingen förseningsersättning. Du får ta påminnelseavgift på högst 60 kronor om den avtalats i förväg, inkassoavgift på högst 180 kronor när du skickat ett inkassokrav, och dröjsmålsränta enligt reglerna ovan. Fordringen preskriberas efter tre år om du inte avbryter preskriptionen, till exempel med en skriftlig påminnelse.

Var extra noga med tonen, och erbjud en avbetalningsplan om det behövs. En skriftlig amorteringsplan som görs upp tillsammans med kunden ger rätt till högst 170 kronor enligt 4 § lagen om ersättning för inkassokostnader.

Inkassokrav: skicka själv eller anlita ett inkassoföretag?

Inkassolagen gäller också när du driver in din egen fordran i din verksamhet. Du behöver inget tillstånd för att skicka ett inkassokrav själv, tillstånd krävs bara för den som driver in andras fordringar. Kravet ska enligt 5 § vara skriftligt, ange vem du är, vad fordran grundar sig på och hur betalning ska ske, visa kapitalbelopp, ränta och kostnader var för sig och ge kunden en skälig tid att betala eller invända. Lagen anger inget antal dagar, åtta dagar är vanligt.

Ett inkassokrav som uppfyller 5 § ger rätt till 180 kronor i inkassoavgift, utan att den behöver avtalas. Kravet är dessutom ett villkor för nästa steg. Enligt 6 § inkassolagen får du inte vidta rättsliga åtgärder, som att ansöka om betalningsföreläggande, förrän kunden fått kravet och tiden i det har gått ut.

Ett inkassoföretag tar över utskick, bevakning och ansökan till Kronofogden mot en avgift. Det lönar sig när du har många fakturor. En enstaka faktura som kunden inte bestrider klarar du själv.

Betalningsföreläggande hos Kronofogden: kostnad och steg

Ett betalningsföreläggande är Kronofogdens sätt att fastställa att en skuld finns. Du ansöker i Kronofogdens e-tjänst eller på blankett när fakturan förfallit och inkassokravets tid gått ut. Avgiften är 300 kronor enligt förordningen om avgifter vid Kronofogdemyndigheten. Den kan du kräva tillbaka av kunden, liksom ersättning för eget arbete med ansökan på högst 380 kronor, inkassoavgiften eller förseningsersättningen och räntan.

Kronofogden delger kunden föreläggandet. Betalar kunden återkallar du ansökan och ärendet är klart. Svarar kunden inte meddelar Kronofogden ett utslag, och skulden är fastställd. Bestrider kunden kravet väljer du om målet ska gå vidare till tingsrätten, och då är det en tvist där offerten, avtalet och fakturan är ditt underlag.

Med ett utslag kan du begära verkställighet. Kronofogden undersöker om kunden har tillgångar och kan utmäta dem. För verkställigheten tas en grundavgift på 600 kronor per år, som i första hand kunden betalar. Saknar kunden tillgångar kan avgiften hamna hos dig.

Håll koll på förfallna fakturor i Mina sidor

Med ett gratiskonto på talea.se/konto/ står varje kund i en pipe med kolumnerna Kunder, Offert, Avtal, Fakturerat och Betalt. En kund med en faktura som passerat förfallodagen får en röd etikett på kortet, till exempel Förfallen 5 dagar, och huvudet visar nyckeltalen Att få in, Förfallet och Vunna affärer. Kontot kostar inget och du loggar in med Google, Microsoft eller en länk i mejlet.

På det röda kortet finns Skicka påminnelse i menyn. Påminnelsen öppnas i en panel ovanpå Mina sidor, ifylld från den förfallna fakturan med kund, rader, hänvisning till fakturanumret och ny förfallodag, och du skickar den som PDF eller mejl. Samma verktyg gör kreditfaktura om kunden har rätt i en invändning. När pengarna kommit drar du kortet till Betalt, så markeras fakturan som betald. Drog du fel kort trycker du Ångra.