Blanketter för små arbetsgivare: mallarna du behöver från första anställningen

Innan första dagen: avtal, skriftlig information och sekretess

Johan Nordvik driver Nordvik Bygg AB och har hittills jobbat ensam. När han anställer snickaren Erik Lindgren börjar pappersarbetet innan Erik satt foten på bygget. Det första är anställningsavtalet. Lagen om anställningsskydd kräver inte att avtalet är skriftligt för att gälla, men ett muntligt avtal minns ingen likadant efter ett år, och allt som avtalet inte reglerar faller tillbaka på lagens huvudregler. Avtalet gör ni på talea.se/avtal med e-signering, så att båda har ett undertecknat exemplar innan Erik börjar.

Det andra är den skriftliga informationen om anställningsvillkoren. Enligt lagen om anställningsskydd ska arbetsgivaren senast en vecka efter att anställningen börjat lämna skriftlig information om bland annat arbetsuppgifter, anställningsform, lön, arbetstid, semester och uppsägningstid. Står allt detta i avtalet är kravet uppfyllt, men kontrollera mot listan i vår guide om skriftlig information, för det är lätt att glömma punkter som vilket kollektivavtal som gäller.

Har företaget kunder, priser eller arbetsmetoder som konkurrenterna inte ska få se är det nu, inte om två år, som sekretessavtalet ska skrivas under. Under anställningen gäller lojalitetsplikten ändå, men efteråt är det svårt att få ersättning utan ett avtal som säger vad som är hemligt och hur länge.

Första veckan: introduktion, kvittens och policyer

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete kräver att den som börjar hos er får veta vilka risker som finns i arbetet, hur de undviks, vilken skyddsutrustning som ska användas och vem man vänder sig till. Det gäller även inhyrda och praktikanter. Ett samtal i bilen räknas, men bevisar ingenting efteråt. Introduktionschecklistan har färdiga punkter per bransch, för bygg bland annat ID06, skyddsutrustning och fallrisker, och signeras av både Johan och Erik. Den signerade listan är beviset om Arbetsmiljöverket eller ett försäkringsbolag frågar.

Samma vecka får Erik nycklar till lagret, en spikpistol och en firmatelefon. Kvittensen för utlämnad utrustning listar vad som lämnats ut, värdet och villkoren, och samma blankett används vid återlämning. Det som ofta missförstås är att kvittensen inte ger rätt att dra värdet på lönen om något försvinner: enligt kvittningslagen krävs den anställdes medgivande eller en klar och förfallen fordran som avtalet uttryckligen tillåter kvittning för. Kvittensen gör i stället att ingen behöver diskutera vad som lämnades ut och i vilket skick.

Policyer låter som storföretag, men tre av dem behövs även med en anställd. IT- och mobilpolicyn reglerar firmatelefonen, lösenord, privat användning och vad som lämnas tillbaka när anställningen slutar. Alkohol- och drogpolicyn behövs eftersom Arbetsmiljöverket kräver rutiner för missbruk, och eftersom ett drogtest utan stöd i policy eller kollektivavtal inte håller. Bilpolicyn med föraravtal hör till om Erik kör firmans bil: privat användning, körjournal, skador och böter ska vara avgjorda före första trafikskadan. Alla tre finns som gratis mallar att besluta och dela ut.

Varje månad: tidrapport, reseräkning, utlägg, körjournal och lönebesked

Lönen är bara så rätt som underlaget. Tidrapporten per vecka visar timmar per dag uppdelat på ordinarie tid, OB och övertid, frånvaro med orsak och vilket projekt timmarna hör till, och attesteras av Johan innan den blir lön. Enligt arbetstidslagen får allmän övertid vara högst 200 timmar per år och högst 50 timmar under en kalendermånad, och tidrapporten är det enda sättet att se att ni håller er inom det. Tidrapporterna är löneunderlag enligt bokföringslagen och sparas i sju år.

När Erik övernattar vid ett jobb i en annan stad gör han en reseräkning. Skattefritt traktamente 2026 är 300 kronor per hel dag och 150 kronor per halv dag, och kräver övernattning mer än 50 kilometer från både arbetsplatsen och bostaden; betalar kunden lunch minskar traktamentet. Reseräkningsmallen räknar ut allt inklusive måltidsavdrag och milersättning. Köper Erik skruv för egna pengar lämnar han en utläggsredovisning med datum, vad som köpts, belopp och moms, med originalkvittona bifogade. Kör han egen bil i tjänsten krävs en körjournal med datum, mätarställning, ärende och plats för varje resa för att milersättningen på 25 kronor per mil ska vara skattefri.

I slutet av månaden blir allt ett lönebesked. Det ska visa löneperiod, bruttolön uppdelad på grundlön, OB, övertid och semesterersättning, avdrag för frånvaro, avdragen preliminärskatt och nettolön, med skattefria ersättningar som milersättning och traktamente på egna rader. Lönebesked-skaparen räknar skatten enligt rätt skattetabell och visar arbetsgivaravgiften på 31,42 procent som ska med i arbetsgivardeklarationen. Hur beskedet läses rad för rad går vi igenom i guiden om lönespecifikation för arbetsgivare.

Arbetsmiljön på papper: riskbedömning, skyddsrond och tillbud

Tre blanketter bär upp det systematiska arbetsmiljöarbetet i ett litet företag. Riskbedömningen ska göras skriftligt innan nya arbeten, maskiner eller kemikalier införs: undersök riskerna, bedöm om de är allvarliga och för in det som inte åtgärdas direkt i en handlingsplan med åtgärd, ansvarig och datum. När Nordvik Bygg tar sitt första takjobb är det en ny riskbedömning, inte samma som för köksrenoveringen. Mallen har riskmoment per bransch.

Skyddsronden är arbetsgivarens och skyddsombudets regelbundna genomgång av arbetsplatsen, på byggarbetsplatser ofta varannan vecka, på fasta arbetsställen vanligen en till fyra gånger per år. Med en anställd finns inget skyddsombud, men ronden gör ni ändå, tillsammans. Varje anmärkning skrivs ned med åtgärd, ansvarig och datum och följs upp vid nästa rond. Skyddsrondsprotokollet har kontrollpunkter per bransch och ett fält för underskrift.

Tillbudsrapporten är den blankett ni hoppas slippa. Allvarliga tillbud, allvarliga olyckor och dödsfall ska anmälas till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål, i praktiken samma dag, och alla arbetsskador, även lindriga, anmäls till Försäkringskassan. Mindre tillbud, som att en gipsskiva faller en halvmeter från Erik, anmäls inte till någon myndighet men ska rapporteras och utredas internt, för det är de små tillbuden som visar var nästa olycka händer. Rapporten visar vilka anmälningar som krävs för den händelse ni fyller i. Från tio anställda ska arbetsmiljöpolicy och rutiner vara skriftliga, och mallen för arbetsmiljöpolicy går att använda innan dess.

Ledighet, sjukfrånvaro och när det skaver

Erik har rätt till 25 semesterdagar per år enligt semesterlagen, varav fyra sammanhängande veckor under juni till augusti om inget annat avtalats, och besked om huvudsemestern ska lämnas två månader i förväg. Semester- och ledighetsansökan hanterar semester, tjänstledigt, föräldraledighet och vård av barn på samma blankett, räknar ut dagarna och har plats för Johans beslut, så att datumet för en anmäld föräldraledighet finns dokumenterat.

Blir Erik sjuk betalar arbetsgivaren sjuklön de första fjorton dagarna, med ett karensavdrag i början, och från den åttonde dagen behövs läkarintyg. Drar sjukskrivningen ut på tiden kommer nästa krav: om arbetsförmågan väntas vara nedsatt i minst 60 dagar ska arbetsgivaren ha en plan för återgång i arbete klar senast dag 30 i sjukperioden. Mallen följer Försäkringskassans upplägg med åtgärder, ansvarig och uppföljning, tas fram tillsammans med den anställde och räknar ut dag 30, 90, 180 och 365.

Någon gång skaver det: sena morgnar, slarv med skyddsglasögonen eller något kunden klagat på. Medarbetarsamtalet är det årliga, planerade samtalet om vad som fungerar och vad som hindrar, med frågor i förväg och dokumenterade överenskommelser. Den skriftliga erinran är något annat: en tillsägelse om att ett visst beteende inte accepteras och att fortsatt misskötsamhet kan leda till uppsägning. Den är ingen bestraffning och kräver inget kollektivavtal, men en uppsägning av personliga skäl förutsätter att den anställde fått klart för sig att beteendet inte godtas. Erinran beskriver vad som hänt och när, vilken regel som gäller och vad som förväntas framöver.

När anställningen tar slut: besked, betyg och intyg

Ett år senare tar jobben slut för vintern och Nordvik Bygg måste säga upp Erik på grund av arbetsbrist. Uppsägningsbeskedet ska enligt lagen om anställningsskydd vara skriftligt och ange hur den anställde gör för att få uppsägningen ogiltigförklarad eller kräva skadestånd, och om företrädesrätt till återanställning gäller. Uppsägningstiden är en månad under de första två årens anställning och trappas sedan upp. Mallen räknar fram uppsägningstiden och sista anställningsdag. Hade Erik haft en tidsbegränsad anställning gäller i stället besked om att visstidsanställningen upphör: har han varit anställd mer än tolv månader de senaste tre åren ska beskedet lämnas minst en månad före slutdagen. Ett sent besked förlänger inte anställningen men kan ge skadestånd.

Två dokument ska Erik ha med sig när han går. Tjänstgöringsbetyget anger anställningstid, befattning och arbetsuppgifter och, om ni vill, ett omdöme; utan omdöme kallas det tjänstgöringsintyg. Ingen lag tvingar fram det, men de flesta kollektivavtal och god sed gör det. Arbetsgivarintyget till a-kassan är arbetsgivaren däremot skyldig att lämna på begäran enligt lagen om arbetslöshetsförsäkring. Det ska visa anställningstiden, varför den upphörde och arbetad tid och lön månad för månad de senaste tolv månaderna, före skatt och utan semesterersättning. Mallen har månadsraderna uppställda som a-kassan vill ha dem.

Nästan alla blanketter i den här guiden ber om samma sak: företagets namn, organisationsnummer, adress och vem som skriver under. Med ett gratiskonto på talea.se fylls de uppgifterna i automatiskt i alla mallar, och varje dokument sparas under Mina sidor så att ni hittar förra årets riskbedömning eller Eriks kvittens när den behövs. Inloggningen sker med en mejllänk, allt går att exportera och kontot raderar ni själva. Inget verktyg kräver konto.