Första anställningen: checklistan från registrering till första lönen

Innan personen börjar: registrering, skatt och avtal

Ett företag som ska betala ut ersättning för arbete till någon som inte är godkänd för F-skatt behöver vara registrerat som arbetsgivare. Registreringen görs i e-tjänsten på Verksamt eller med blanketten Företagsregistrering, och Skatteverket anger att handläggningen oftast går snabbare digitalt. Gör det i god tid före den första löneutbetalningen. Bolagsformen spelar roll. I en enskild näringsverksamhet kan ägaren inte själv vara anställd och inte heller anställa sin make eller maka eller barn under 16 år. I ett aktiebolag räknas en delägare som tar ut lön som anställd, så bolaget behöver vara registrerat som arbetsgivare även om det inte finns någon annan anställd.

Ta sedan reda på hur stort skatteavdrag som ska göras på den nya medarbetarens lön. Har personen A-skatt gör ni skatteavdrag, och om ni har anställda som är godkända för F-skatt ska det anmälas till Skatteverket. Skriv därefter anställningsavtalet. Lagen kräver inte att själva avtalet är skriftligt, men arbetsgivaren ska lämna skriftlig information om villkoren, de viktigaste senast den sjunde kalenderdagen efter att arbetet börjat. Välj anställningsform medvetet. Tillsvidare är huvudregeln, en provanställning får vara högst sex månader och en särskild visstidsanställning övergår till tillsvidare efter mer än tolv månader under en femårsperiod. Taleas gratis mall för anställningsavtal skriver in rätt klausuler för den form du väljer och är klar att skriva ut samma dag.

Varje månad: lön, lönespecifikation och arbetsgivardeklaration

Lönekörningen följer samma ordning varje gång. Räkna fram bruttolönen och eventuella skattepliktiga förmåner, beräkna arbetsgivaravgifterna, gör skatteavdraget och betala ut nettolönen. Vid utbetalningen ska den anställde få en lönespecifikation som visar de uppgifter ni redovisar i arbetsgivardeklarationen. Deklarationen lämnas per betalningsmottagare månaden efter utbetalningen, för företag med en omsättning på högst 40 miljoner kronor normalt senast den 12:e, med senare datum i januari och augusti. Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter ska vara betalda senast samma dag. Har ni inga löner en viss månad ska ni ändå deklarera noll så länge ni är registrerade. Nivån på arbetsgivaravgifterna beror bland annat på den anställdes ålder och kan ändras mellan åren, så kontrollera aktuella nivåer hos Skatteverket.

Utöver lönen finns kostnader som inte syns i den första lönekörningen. Semesterlagen ger rätt till 25 semesterdagar per år, och den som har timlön får semesterersättning som enligt procentregeln är tolv procent av lönen. Blir den anställde sjuk betalar arbetsgivaren sjuklön under de första två veckorna av sjukperioden, med ett karensavdrag. Arbetstidslagen kräver också att ni för anteckningar om övertid, mertid och jourtid för varje anställd. Tar ni hand om lönearbetet själva behöver ni ett lönesystem som klarar skattetabeller, semesterberäkning och frånvaro. Många nya arbetsgivare lämnar det till en redovisningsbyrå från start, men ansvaret för att deklarationen blir rätt ligger kvar hos företaget.

Kollektivavtal, försäkringar och arbetsmiljö

Ingen lag tvingar företaget att teckna kollektivavtal, men valet får tydliga följder för både kostnader och trygghet. Med kollektivavtal följer i regel tjänstepension och avtalsförsäkringar som ersätter vid arbetsskada, sjukdom och dödsfall, liksom regler om lön, övertid och OB-tillägg. Utan kollektivavtal finns bara lagens skydd, och pension och försäkringar behöver ni ordna och skriva in i anställningsavtalet själva. I vissa branscher kräver beställare att underleverantörer har kollektivavtal, så väg in era kunder. Ett kollektivavtal kan tecknas antingen genom medlemskap i en arbetsgivarorganisation eller direkt med det fackförbund som organiserar yrket. Se också över företagsförsäkringen, eftersom en anställd innebär nya risker i verksamheten och på uppdrag hos kund.

Arbetsmiljöansvaret gäller från den första anställde. Arbetsmiljölagen kräver att arbetsgivaren systematiskt planerar, leder och kontrollerar verksamheten så att arbetsmiljön uppfyller kraven, och att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå. I praktiken betyder det riskbedömning av arbetsuppgifterna, introduktion för den nyanställde, rutiner för tillbud och olyckor och en tydlig fördelning av vem som gör vad. Skyddsombud ska utses när minst fem arbetstagare regelbundet arbetar på arbetsstället. I vissa branscher, bland annat bygg och restaurang, krävs dessutom personalliggare. Är behovet osäkert eller tillfälligt kan ni i stället hyra in personal från ett bemanningsföretag, där personalen är anställd hos bemanningsföretaget som då står för lön, avgifter och försäkringar.