Lönespecifikationen: vad arbetsgivaren ska lämna och hur fel rättas

Lagens minimum och det en bra lönespecifikation visar därutöver

Kravet på information till den anställde kommer från skatteförfarandelagen och hänger ihop med arbetsgivardeklarationen på individnivå. Det som ska framgå är det du rapporterar till Skatteverket för personen: kontant bruttolön, skattepliktiga förmåner, gjort skatteavdrag och kostnadsersättningar som traktamente och bilersättning. Informationen ska ha nått medarbetaren senast den dag deklarationen för perioden ska lämnas, vilket för de flesta mindre företag är den 12:e i månaden efter utbetalningen, i januari och augusti den 17:e. Lagen säger inte att beskedet måste vara på papper. En pdf i en digital brevlåda, ett mejl eller en vy i lönesystemets app fungerar, så länge den anställde faktiskt kan ta del av uppgifterna och ni kan visa att de har lämnats. Kontrollera också ert kollektivavtal, eftersom en del avtal har egna regler för lönebeskedet, och tänk på att specifikationen innehåller personnummer och lönedata som ska hanteras enligt dataskyddsreglerna.

Det lagen kräver räcker sällan för att undvika frågor. En specifikation som går att kontrollera visar arbetsgivarens namn och organisationsnummer, den anställdes namn, löneperiod och utbetalningsdag. Varje löneart står på en egen rad med antal, à-pris och belopp, så att ordinarie timmar, tillägg, övertid, sjuklön, karensavdrag och frånvaroavdrag kan följas var för sig. Därefter kommer skatteavdraget med tabell eller procentsats, eventuella nettolöneavdrag och den nettolön som betalas ut. Många lönesystem visar dessutom intjänade och uttagna semesterdagar, saldo för kompensationsledighet och ackumulerade belopp för året. Ju tydligare raden beskriver vad den gäller, desto färre samtal får löneansvarig efter varje utbetalning. Använd samma benämningar på lönearterna som i anställningsavtalet och i tidrapporteringen, så att medarbetaren känner igen sina timmar och tillägg och själv kan se om något saknas.

Samma siffror på två ställen: specifikationen och individuppgiften

I arbetsgivardeklarationen lämnar du en individuppgift för varje betalningsmottagare. Den innehåller bland annat kontant bruttolön, förmånsvärden, avdragen skatt och kryss när skattefri bilersättning eller skattefritt traktamente har betalats ut. Varje individuppgift har ett specifikationsnummer som du behöver hålla reda på, eftersom en senare ändring ska lämnas med samma nummer. Den anställde kan se det du har rapporterat i Skatteverkets e-tjänster, och den som jämför med sitt lönebesked hittar snabbt en avvikelse. Därför lönar det sig att koppla varje löneart i lönesystemet till rätt ruta en gång för alla och sedan bara kontrollera kopplingen när en ny löneart läggs upp. Tänk på att det är utbetalningsmånaden som styr redovisningen. Lön för augusti som betalas ut i september hör hemma i septemberdeklarationen, och en retroaktiv utbetalning redovisas den månad pengarna faktiskt betalas.

De vanligaste glappen mellan specifikation och deklaration uppstår vid gränsdragningar. Traktamente eller milersättning över Skatteverkets schabloner ska delas upp, så att den skattefria delen markeras med kryss och överskottet redovisas som lön med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. En förmån som bara registrerats i bokföringen, till exempel en gåva över beloppsgränsen, glöms lätt bort i lönekörningen. Bruttolöneavdrag minskar den kontanta bruttolönen, medan nettolöneavdrag görs efter skatt och inte påverkar deklarationen på samma sätt. Gör en fast avstämning innan deklarationen skickas: summan av bruttolön, förmåner och skatteavdrag i lönelistan ska stämma mot deklarationens totalbelopp, och ett par slumpvis valda specifikationer ska stämma mot sina individuppgifter. Den kontrollen tar några minuter och fångar de flesta fel medan de ännu är enkla att rätta, innan någon anställd har hunnit reagera på sin lön.

När lönen blivit fel: rättelse, återkrav och kvittning

En felaktig arbetsgivardeklaration rättar du genom att lämna en ny deklaration för samma redovisningsperiod. Den nya uppgiften ersätter den gamla, och för en enskild betalningsmottagare måste den ha samma specifikationsnummer som den ursprungliga, annars riskerar lönen att dubbelredovisas. Enligt Skatteverket går det att rätta upp till sex år bakåt. När du ändrar uppgifter om en person ska personen få information om ändringen senast samma dag som den nya uppgiften lämnas, så skicka en rättad eller kompletterande specifikation. Har den anställde fått för lite lön rättar du normalt inte den gamla perioden. Du betalar i stället ut mellanskillnaden och redovisar den som lön i den månad den betalas, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Skriv på specifikationen vilken period korrigeringen gäller, så att medarbetaren kan följa beräkningen och inte tror att det rör sig om en ny ersättning.

Överbetald lön är svårare. Skatteverket beskriver två vägar. Den ena är att rätta den månad då felet uppstod genom att sänka den redovisade ersättningen, medan skatteavdraget ligger kvar, eftersom ett redovisat skatteavdrag aldrig betalas tillbaka från Skatteverket utan tillgodoräknas den anställde. Den andra är att justera mot kommande löner. Att dra pengarna direkt från nästa lön begränsas av lagen om kvittning mot lön och kräver i regel att den anställde samtycker, så dokumentera en sådan överenskommelse skriftligt. För personal som hyrs in från Talea hanterar vi hela den här delen, eftersom våra anställda får lön och lönespecifikation från oss och vi lämnar deklarationen. Det kunden bidrar med är ett korrekt underlag: attesterade timmar med rätt klockslag, lämnade i tid. Ett rätt attesterat underlag är det som gör att lönen blir rätt första gången och att fakturan stämmer mot den.