Hot och våld på arbetsplatsen – riskbedömning, rutiner och vad ni gör efter en händelse

Vad föreskrifterna kräver

5 kap. AFS 2023:2 ersatte de gamla föreskrifterna om våld och hot från 1993 när Arbetsmiljöverkets nya regelstruktur började gälla 1 januari 2025. Arbetsgivaren ska ordna arbetet så att risken för våld förebyggs så långt som möjligt, ha särskilda säkerhetsrutiner för arbete som kan innebära risk, följa upp och uppdatera rutinerna och se till att de anställda som berörs känner till dem (3 §). Vid risk för återkommande våld eller hot ska de anställda få särskilt stöd och handledning (4 §), och arbetsplatsen ska placeras, utformas och utrustas så att risken förebyggs (5 §).

Larmet regleras i 6 §: det ska finnas larm om säkerheten kräver det, fastställda rutiner för vem som tar emot larmet och vad som händer då, regelbundna övningar och skötsel och kontroll av utrustningen. 7 § förbjuder ensamarbete när uppgiften innebär påtaglig risk för våld eller hot, och 8 § kräver att tillbud och händelser där våld eller hot förekommit utreds och dokumenteras.

Runt kapitlet ligger de allmänna kraven. Riskbedömningen ska alltid vara skriftlig (11 § AFS 2023:1), och åtgärder som inte görs direkt ska föras in i en skriftlig handlingsplan med datum och ansvarig (13 §). Det ska finnas beredskap och rutiner för första hjälpen och krisstöd, och chefer och arbetsledare ska kunna tillräckligt om krisstöd för att organisera det (4 kap. AFS 2023:2).

Riskbedömningen: var, när och i vilka situationer

Riskbedömningen utgår från verksamheten, inte från en mall. Gå igenom vilka situationer som kan leda till hot eller våld: kontanthantering och stängning, alkoholservering, nekad service eller nekat inträde, klagande kunder, sena pass, arbete i andras lokaler och resor till och från jobbet vid udda tider. Prata med dem som jobbar där. De vet vilka kvällar och vilka situationer som brukar bli problem.

I en restaurang är riskerna ofta knutna till sena kvällar, berusade gäster och att någon ensam räknar kassan vid stängning. I en butik handlar det om snatteri som eskalerar, rån och personal som ensam öppnar eller stänger. För lokalvård är det ensamarbete i tomma kontor och trapphus kvällstid eller tidigt på morgonen, och i bevakning konfrontationer med personer som ska avvisas. Det betyder inte att alla dessa arbeten har påtaglig risk; det är riskbedömningen som avgör.

Arbetsmiljöverkets allmänna råd nämner vad som kan vägas in när risken bedöms: uttalade eller inlindade hot, statistik om vissa arbeten eller tider på dygnet, tidigare erfarenheter av liknande situationer eller personer, de fysiska förutsättningarna vid arbetsplatsen och vilken kunskap den anställde har. Det behöver inte finnas ett uttalat hot för att risken ska vara påtaglig. Dokumentera bedömningen och vilka som deltog, gärna skyddsombudet.

Handlingsplanen – en struktur som går att använda

En handlingsplan mot hot och våld blir användbar när den svarar på konkreta frågor. En struktur som fungerar i de flesta mindre verksamheter har sju delar. Ett: riskerna, med var, när och vilka situationer, hämtade ur riskbedömningen. Två: förebyggande åtgärder, till exempel mindre kontanter i kassan, belysning vid entrén, kassa med fri sikt och bemanning vid stängning. Tre: säkerhetsrutinerna, skrivna som instruktioner – vem som stänger, att det görs två och två de kvällar det behövs, var dagskassan förvaras och när personalen inte ska gå ut ensam.

Fyra: larm och kontakt – vilket larm som finns, vem som tar emot det, vad den personen gör och hur ofta rutinen övas. Fem: under en händelse – den egna säkerheten först, larma 112, ge första hjälpen. Sex: efteråt – krisstöd, anmälningar, polisanmälan och utredning. Sju: uppföljning – när planen ses över och vem som ansvarar. Varje åtgärd som inte genomförs direkt får ett datum och en ansvarig, så som AFS 2023:1 kräver.

Planen ska vara känd av alla som berörs, även nya och inhyrda. Från tio anställda ska rutinerna för arbetsmiljöarbetet vara skriftliga, men säkerhetsrutinerna för hot och våld behöver vara tydliga oavsett storlek. De måste gå att följa en lördagskväll när chefen inte är där.

Ensamarbete och kvällspass

Ensamarbete är enligt 6 kap. AFS 2023:2 när någon arbetar fysiskt isolerad och behöver kommunikationsutrustning för att nå andra, eller när det finns människor i närheten men den anställde inte kan vara säker på att få hjälp i en kritisk situation. En ensam medarbetare i en butik full av kunder kan alltså räknas som ensamarbetande.

Innebär uppgiften påtaglig risk för våld eller hot får den inte göras ensam (5 kap. 7 §). I övrigt ska ensamarbete ordnas så att risken inte blir större än om flera gjort jobbet, och vid påtaglig risk för olycksfall ska den anställde kunna få snabb hjälp, till exempel genom telefon med larmfunktion, avtalade avstämningar eller återkommande besök. Minderåriga får inte anlitas till ensamarbete med stark psykisk påfrestning eller påtaglig olycksrisk, och när sådant ensamarbete anordnas ska ett skyddsombud underrättas (6 kap. 8–9 §§).

Det vanligaste praktiska svaret är att lägga stängningen på två personer de dagar risken är störst och att ha en fast rutin för hur den som ändå jobbar ensam hör av sig under passet.

Efter en händelse: stöd, anmälningar och utredning

Ta hand om människorna först: första hjälpen, krisstöd och att ingen går hem ensam efter ett allvarligt hot. Skriv ned vad som hände medan det är färskt.

Tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa, och dödsfall eller svårare personskador, anmäls till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål enligt 3 kap. 3 a § arbetsmiljölagen och 2 § arbetsmiljöförordningen, i praktiken samma dag. En arbetsskada ska arbetsgivaren anmäla till Försäkringskassan omedelbart (42 kap. 10 § socialförsäkringsbalken). Båda anmälningarna görs på anmalarbetsskada.se. Med kollektivavtal kan den drabbade också få ersättning från AFA Försäkring. En polisanmälan är en egen sak och ersätter ingen av de andra.

Händelsen ska utredas och dokumenteras (5 kap. 8 § AFS 2023:2), även när ingen skadades. Utredningen ska leda till åtgärder: vad i rutinerna, lokalen eller bemanningen gjorde att det hände, och vad ändras nu? Uppdatera säkerhetsrutinerna och se till att alla känner till ändringen. En tillbudsrapport samlar händelsen, orsaken och åtgärden på ett ställe.

Inhyrd personal i restaurang, butik och städ

Den som hyr in personal ska enligt 3 kap. 12 § arbetsmiljölagen vidta de skyddsåtgärder som behövs i arbetet, och i AFS 2023:1 likställs den som hyr in med arbetsgivare i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Säkerhetsrutiner, larm och bemanningen vid stängning är därför kundens ansvar även för inhyrda. En inhyrd som börjar mitt i en helg ska få samma genomgång av rutinerna och larmet som en egen anställd.

Bemanningsföretaget är arbetsgivare, anmäler arbetsskadan till Försäkringskassan, ansvarar för rehabiliteringen och har kollektivavtalets försäkringar. Händer något, ring bemanningsföretaget samma dag så att anmälningarna blir rätt och personen får stöd. Talea hyr ut personal till restauranger, kök och lokalvård i Göteborg och Stockholm. Berätta om era säkerhetsrutiner när ni beställer, så vet den som kommer vad som gäller från första passet.