Systematiskt arbetsmiljöarbete för arbetsgivare

Grunden: policy, rutiner och vem som gör vad

AFS 2023:1 ersatte de gamla föreskrifterna AFS 2001:1 och bygger på tre grundstenar. Den första är arbetsmiljöpolicyn, som ska beskriva hur arbetsmiljön ska vara i er verksamhet för att ohälsa och olycksfall förebyggs. Den behöver inte vara lång, men den ska gå att följa upp, så skriv konkret om det som faktiskt är riskerna hos er. Den andra är rutinerna. Av dem ska det framgå när och hur arbetsmiljöarbetet genomförs, vem som ser till att det blir gjort och vilka som ska vara med. En rutin kan vara så enkel som att arbetsledaren går igenom veckans risker på måndagsmötet och att skyddsombudet deltar i riskbedömningen inför varje större förändring. Både policy och rutiner ska finnas skriftligt när ni är tio eller fler arbetstagare, men även ett mindre företag måste ha dem.

Den tredje grundstenen är uppgiftsfördelningen. Arbetsgivaren ska fördela uppgifterna i arbetsmiljöarbetet till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare, och de som får uppgifterna ska vara tillräckligt många, ha de befogenheter och resurser som behövs och ha kunskaper om reglerna, riskerna och vilka åtgärder som fungerar. En lagerchef som ska ansvara för trucktrafiken men saknar mandat att köpa in avspärrningar har fått en uppgift som inte går att utföra. Arbetsgivaren behåller alltid ansvaret, även när uppgifterna är fördelade. Arbetsmiljöverkets allmänna råd säger också att den som saknar befogenheter eller resurser ska kunna gå till sin chef och begära ändring eller lämna tillbaka uppgiften. Från tio arbetstagare ska fördelningen vara skriftlig, och den bör visa både uppgiften och vilka beslut personen får fatta.

Arbetsgången: undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera

Kärnan i SAM är ett återkommande arbetsflöde. Arbetsmiljön ska undersökas regelbundet, och när ändringar i verksamheten planeras ska ni undersöka och bedöma riskerna innan förändringen genomförs. Undersökningen kan vara planerade skyddsronder, samtal med dem som gör jobbet, mätningar av buller eller kemikalier och genomgångar av tillbudsrapporter. Arbetsmiljöverket pekar på varningssignaler som tillbud, felhandlingar, vantrivsel och ökad korttidsfrånvaro. Riskbedömningen ska alltid dokumenteras skriftligt, oavsett hur många ni är, och av dokumentationen ska det framgå vilka riskerna är och om de är allvarliga. Glöm inte de organisatoriska och sociala förhållandena, som arbetsbelastning, ensamarbete och otydliga arbetsuppgifter. Har någon råkat ut för ohälsa eller olycksfall, eller har ett allvarligt tillbud inträffat, ska orsakerna utredas så att det inte händer igen.

Åtgärderna ska genomföras omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Det som inte kan göras direkt ska skrivas in i en handlingsplan där det framgår när varje åtgärd ska vara klar och vem som ser till att den blir det. När åtgärden är genomförd ska den kontrolleras, eftersom en ny rutin eller en ny skyddsanordning ibland skapar andra risker. I första hand ska risken tas bort vid källan, och först därefter används instruktioner, handledning eller personlig skyddsutrustning. Finns det allvarliga risker i ett arbete ska det också finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet utförs säkert, anpassade till dem som ska läsa dem. Saknar ni själva kompetensen för arbetsmiljöarbetet eller för arbetsanpassning och rehabilitering ska ni anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån.

Årsuppföljningen och den inhyrda personalen

En gång om året ska arbetsgivaren följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet som helhet. Uppföljningen ska visa två saker: om arbetet bedrivs som föreskrifterna kräver och om det faktiskt fungerar. Bra frågor att ställa är om riskbedömningarna gjordes inför årets förändringar, hur många punkter i handlingsplanen som är avbockade och kontrollerade, om tillbud rapporteras eller om det har blivit tyst, om nyanställda fick en introduktion och om de som har arbetsmiljöuppgifter har tid och kunskap för dem. Visar uppföljningen brister ska ni vidta förbättrande åtgärder. Resultatet ska dokumenteras skriftligt om ni har tio eller fler arbetstagare. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka i hela arbetet, och det är klokt att göra uppföljningen tillsammans med skyddsombudet eller skyddskommittén.

Enligt AFS 2023:1 likställs den som hyr in arbetskraft med arbetsgivare. Det betyder att inhyrd personal ska finnas med i ert systematiska arbetsmiljöarbete på samma sätt som era egna anställda: i riskbedömningen av de arbetsmoment de utför, i introduktionen, i instruktionerna och i tillbudsrapporteringen. Bemanningsföretaget har samtidigt ett eget systematiskt arbetsmiljöarbete som arbetsgivare, med ansvar för anställningen, arbetstiden och rehabiliteringen. Hos Talea Work är personalen anställd hos oss, och innan någon börjar hos er frågar vi efter riskerna i uppdraget och vilka skyddsåtgärder som finns på plats. Vill ni stämma av hur ansvaret ska fördelas i ett kommande uppdrag går det bra att ringa 070-090 10 52.