Anställa någon utan personnummer: samordningsnummer, skatt, arbetsgivardeklaration och ID06

Personnummer, samordningsnummer eller inget nummer alls

Ett personnummer får den som folkbokförs i Sverige, och folkbokförd blir den som räknas med att bo här i minst ett år. Den som stannar kortare tid blir inte folkbokförd och får inget personnummer, men kan få ett samordningsnummer. Samordningsnumret är en identitetsbeteckning för den som inte är eller har varit folkbokförd, och det fungerar i kontakten med myndigheter, i arbetsgivardeklarationen och i personalliggaren.

Det är den anställde som ansöker, inte arbetsgivaren. Den som ska vara i Sverige kortare tid än ett år kan själv ansöka om samordningsnummer, och sedan den 1 september 2023 ska man boka tid på ett servicekontor för identitetskontroll. Ta med pass eller id-kort, och uppehållstillståndskort om personen har ett. Ett nummer kan också tilldelas på begäran av en myndighet eller ett lärosäte, eller i samband med en ansökan om F-skatt. Skatteverket anger att det kan ta upp till fem veckor innan en egen ansökan får en handläggare.

Samordningsnumret har en identitetsnivå. Har identiteten kontrollerats vid ett personligt besök är den styrkt; annars kan den vara bedömd som sannolik eller osäker. Ett nummer gäller i fem år och blir sedan vilande om det inte förnyas, och förnyelse kräver ett nytt besök på servicekontoret.

Hitta aldrig på ett nummer. Skatteverket varnar för påhittade personnummer i personalliggaren och påpekar att det kan vara olovlig identitetsanvändning. Saknas nummer finns det särskilda sätt att redovisa personen, som beskrivs nedan.

Skatt: SINK eller preliminär A-skatt

Vilken skatt ni drar beror på om personen är obegränsat eller begränsat skattskyldig i Sverige. Den som bor här, stadigvarande vistas här i sex månader eller mer, eller har väsentlig anknytning till Sverige är obegränsat skattskyldig och betalar preliminär A-skatt enligt skattetabell, precis som andra anställda. Personen anmäler preliminär A-skatt till Skatteverket.

Den som bor utomlands och arbetar här kortare tid än sex månader kan i stället ansöka om SINK, särskild inkomstskatt för utomlands bosatta. Från den 1 januari 2026 är SINK 22,5 procent av lönen, och från den 1 januari 2027 blir den 20 procent. Skatten är slutlig: personen behöver inte deklarera inkomsten, men får heller inte göra några avdrag. Ansökan görs för varje nytt inkomstår, i Skatteverkets e-tjänst eller på blankett SKV 4350, och arbetsgivaren kan ansöka åt den anställde.

Arbetet kan börja innan beslutet har kommit. Kan den anställde inte visa ett beslut om A-skatt eller SINK när lönen betalas gör ni ett förhöjt skatteavdrag, 110 procent av tabellavdraget. I Skatteverkets exempel ger en bruttolön på 28 000 kronor ett tabellavdrag på 5 930 kronor och ett förhöjt avdrag på 6 523 kronor. Har ni dragit mer än SINK-beslutet anger kan personen begära tillbaka mellanskillnaden.

Arbetsgivaravgifter betalar ni på lönen som vanligt, 31,42 procent för de flesta åldrar 2026, oavsett om personen har SINK eller A-skatt. Undantaget är när den anställde visar ett intyg, till exempel A1 inom EU, om att hen tillhör ett annat lands sociala trygghetssystem. Då ska ni inte betala svenska socialavgifter.

Arbetsgivardeklaration på individnivå utan svenskt nummer

Varje anställd ska redovisas i arbetsgivardeklarationen med en individuppgift, även den som saknar personnummer och samordningsnummer. Då anger ni födelsetiden i formatet ÅÅÅÅMMDDnnn, där de tre sista siffrorna är ett eget löpnummer som skiljer personer med samma födelsedatum åt. En person född den 4 juni 1989 kan alltså redovisas som 19890604001.

Utöver födelsetiden ska individuppgiften innehålla namn, adress eller utländsk adress med landskod, utländskt skatteregistreringsnummer (TIN), födelseort med landskod och medborgarskap. Är födelsedatumet inte känt anger ni en annan unik identitet på högst 50 tecken.

Så snart personen får ett samordningsnummer eller personnummer ska det användas i stället. Har ni anställt en medborgare i ett land utanför EU och redan skickat underrättelsen till Skatteverket på blankett SKV 1160, ska en ny blankett skickas in när numret finns.

ID06, personalliggare och arbetstillstånd

Sedan den 28 januari 2026 räcker e-legitimation inte längre för att godkänna en ny beställning av ID06-kort. Kortinnehavaren ska verifiera sin identitet med ett giltigt pass eller ett nationellt id-kort som gäller som resedokument inom EU och EES, och handlingen skannas i en mobilapp eller hos någon av ID06:s skanningspartner. Medborgare i länder utanför EU och EES ska också skanna sitt uppehållstillståndskort. Kortet gäller så länge rätten att arbeta i Sverige gäller. Befintliga kort gäller till sitt utgångsdatum, men vid förnyelse gäller de nya kraven.

I personalliggaren ska en person utan personnummer registreras med samordningsnummer eller med ett utländskt nummer som motsvarar personnummer. Det gäller både på byggarbetsplatser och i de andra branscher som har personalliggare, och inhyrd personal ska registreras på samma sätt som egen.

Den som är medborgare i ett land utanför EU, EES och Schweiz behöver som regel arbetstillstånd innan arbetet börjar. Kontrollera tillståndet innan anställningen startar, spara en kopia i 12 månader efter att anställningen upphört och underrätta Skatteverket på blankett SKV 1160 senast före utgången av tredje månaden efter den månad anställningen började. EU-medborgare behöver inget arbetstillstånd.

Lönen till ett bankkonto

Lönen kan betalas till ett konto i Sverige eller utomlands. Vill personen öppna konto i en svensk bank gör banken en egen kundkontroll enligt reglerna mot penningtvätt och bestämmer vilka handlingar som krävs.

Den som lagligen är bosatt inom EES har enligt 4 a kap. 1 § lagen (2010:751) om betaltjänster rätt till ett betalkonto med grundläggande funktioner, om inte reglerna mot penningtvätt eller särskilda skäl talar emot. Banken ska avgöra en fullständig ansökan inom tio bankdagar.

Planera första lönen redan vid anställningen: vilket konto, vilken skatt och vilket id-nummer som ska stå i arbetsgivardeklarationen. Då blir det inga rättelser i efterhand.

Ett exempel, och när det är enklare att hyra in

Nordvik Bygg AB anställer en betongarbetare från Polen för fyra månader. Han behöver inget arbetstillstånd. Han bor kvar i Polen och stannar kortare tid än sex månader, så han ansöker om SINK och Nordvik drar 22,5 procent på lönen. Han har inget svenskt nummer de första veckorna, så Nordvik redovisar honom med födelsetid, polsk adress och polskt skattenummer i arbetsgivardeklarationen och betalar arbetsgivaravgifter, eftersom han inte har något A1-intyg. Innan han börjar godkänner han sin ID06-beställning med sitt nationella id-kort, och han registreras i personalliggaren.

Det är mycket att hålla ordning på för en anställning på några månader. Hyr ni in personal från ett bemanningsföretag är det bemanningsföretaget som är arbetsgivare och sköter skatteavdrag, arbetsgivardeklaration, ID06-beställning och kontrollen av rätten att arbeta. Talea Work AB är ett auktoriserat bemanningsföretag med kollektivavtal och hyr ut personal inom bygg, industri, lager, städ och restaurang i Göteborg och Stockholm.