Kundregister för småföretag: vad det ska innehålla, Excel eller CRM, och GDPR

Vilka fält behöver ett kundregister?

Utgå från vad som ska stå på en faktura och ett avtal, för det är där registret används. Kundens juridiska namn som det står hos Bolagsverket, och organisationsnummer. Fakturaadress och, om den är en annan, leverans- eller arbetsplatsadress. Momsregistreringsnummer, som ska stå på fakturan när du säljer byggtjänster med omvänd betalningsskyldighet eller säljer till ett företag i ett annat EU-land. Ett eget kundnummer, så att samma kund inte läggs upp två gånger.

Sedan villkoren: betalningsvillkor i dagar, vilken e-postadress fakturan ska till, om kunden kräver ett inköpsordernummer eller en referens på fakturan, och om påminnelseavgift har avtalats. Den sista uppgiften behöver du den dag en faktura blir sen, eftersom avgiften bara får tas ut om den avtalats i förväg.

Till sist kontaktpersonen: namn, roll, e-post och telefon. En namngiven person, inte en info-adress. Har kunden flera kontakter, skriv vem som beställer, vem som attesterar fakturor och vem som får signera avtal. Lägg också till datum för senaste affär, eftersom det är den uppgiften du gallrar efter.

Det du inte behöver är födelsedagar, privata telefonnummer, anteckningar om personers privatliv eller personnummer som inte behövs för något bestämt. Allt du sparar om en person ska ha ett syfte du kan förklara.

Kundregister i Excel: så gör du det hållbart

Ett kalkylark fungerar bra när en person sköter kunderna. Gör en rad per kund och en kolumn per fält, med kundnumret i första kolumnen. Lägg kontaktpersonerna i en egen flik med kundnumret som koppling om kunderna har fler än en. Undvik sammanslagna celler och färgkoder som betyder något, för de följer inte med när du sorterar, filtrerar eller flyttar registret till ett annat system.

Svensk Excel sparar CSV med semikolon som avgränsare, och det är det format de flesta system tar emot när du vill läsa in en kundlista. Håll därför kolumnerna rena: ett organisationsnummer per cell, postnummer och ort i varsin kolumn och inga radbrytningar i adresserna.

Begränsningarna kommer när flera arbetar i filen, när du måste leta i mejlen för att se vilken offert kunden fick senast och när samma kund finns i tre versioner. Kalkylarket vet att kunden finns, men inte vad ni har kommit överens om.

När är ett CRM bättre än Excel?

När kundregistret ska hänga ihop med det du skickar. Ett register som vet vilka offerter, avtal och fakturor som hör till varje kund kan svara på det ett kalkylark inte kan: vilket pris kunden fick förra gången, om avtalet är signerat och om något är obetalt. Gallringen blir också enklare, eftersom datumet för senaste affär finns i dokumenten och inte behöver skrivas in för hand.

Ett litet företag behöver inget dyrt system för det. Det som krävs är att kunden, dokumenten och betalningsläget finns på samma ställe, och att du kan ta med dig registret som fil om du byter.

Gratis kundregister i Mina sidor

Mina sidor på talea.se/konto/ är ett gratis konto, utan abonnemang, där du loggar in med Google, Microsoft eller en länk i mejlet. Kunderna sparas från offertmallen och fakturamallen och väljs ur en lista nästa gång, med uppgifterna ifyllda. I Mina sidor står de i en pipe med kolumnerna Kunder, Offert, Avtal, Fakturerat och Betalt.

Kundkortet samlar allt om en kund: offerter, uppdragsavtal och fakturor i tidsordning, och vad kunden har kvar att betala. Hela registret laddar du ner som en CSV-fil som öppnas i Excel, och uppgifterna lagras inom EU. Kontot är gratis eftersom Talea Work AB lever på annat: vi hyr ut personal och rekryterar åt företag i Göteborg och Stockholm.

Är kontaktpersoner hos företagskunder personuppgifter?

Ja. Uppgifter om ett aktiebolag är inte personuppgifter, men namnet, e-postadressen och telefonnumret till en person som arbetar där är det. Det gäller även en jobbadress som anna.lindqvist@exempel.se. Är kunden en enskild firma är organisationsnumret dessutom samma sak som ägarens personnummer, och då är hela kundposten personuppgifter.

Det betyder att dataskyddsförordningen, GDPR, gäller för kundregistret. Kraven är inte svåra för ett litet företag: ha en rättslig grund, spara bara det som behövs, ta bort det som inte längre behövs och kunna svara när någon frågar vad du har om dem.

Vilken rättslig grund gäller för kundregistret enligt GDPR?

Kontaktpersoner hos en företagskund behandlar du som regel med stöd av en intresseavvägning, berättigat intresse enligt artikel 6.1 f. Avtalet är med företaget, inte med personen, och ditt intresse av att kunna nå den som beställer, attesterar eller signerar väger normalt tyngre än intrånget. IMY anser att avvägningen ska dokumenteras, så skriv ner i några meningar vilka uppgifter ni sparar, varför och hur länge.

Är kunden en enskild firma eller en privatperson är grunden avtalet, artikel 6.1 b, eftersom personen själv är avtalspart. Fakturor och andra underlag som är räkenskapsinformation sparar du med stöd av en rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c, eftersom bokföringslagen kräver det.

Samtycke behövs sällan och är ofta fel grund, eftersom det kan återkallas när som helst. Använder du registret för marknadsföring kan det rymmas i intresseavvägningen, men den som invänder mot direktmarknadsföring ska tas bort från utskicken direkt. För reklam via e-post gäller dessutom marknadsföringslagens regler.

Personnummer får enligt 3 kap. 10 § dataskyddslagen bara behandlas utan samtycke när det är klart motiverat, till exempel av behovet av säker identifiering. Spara det när det behövs, som när kunden är en enskild firma eller när du gör ROT-avdrag för en privatperson, och inte av vana.

Hur länge får du spara uppgifter i kundregistret?

GDPR anger ingen fast tid. Uppgifterna får sparas så länge de behövs för ändamålet och inte längre, enligt principen om lagringsminimering i artikel 5. Det är upp till dig att bestämma en gräns och följa den.

En rimlig rutin för ett litet företag: ta bort en kontaktperson när du får veta att hen slutat, och ta bort kunder som inte haft någon affär med er på tre år. Skriv ner gränsen tillsammans med intresseavvägningen, och gå igenom registret en gång om året, till exempel i samband med bokslutet.

Gallringen i kundregistret påverkar inte bokföringen. Fakturor och avtal som är räkenskapsinformation ska enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De ligger kvar i bokföringen även när kontaktpersonen tagits bort ur registret.

Registerutdrag: vad gör du när någon frågar?

Varje person du har uppgifter om har rätt att få veta vad du sparar, ett registerutdrag. Du ska svara utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad, och det är som regel kostnadsfritt. Svaret ska innehålla en kopia av uppgifterna eller en begriplig sammanställning, vad de används till, vem som fått ta del av dem, hur länge de sparas, varifrån de kommer och att personen kan klaga hos IMY.

För en kontaktperson i ett litet företags kundregister är det oftast några rader: namn, roll, e-post, telefon, vilken kund personen hör till och i vilka dokument hen står som kontakt. Ber personen om rättelse eller radering, gör det och bekräfta skriftligt. Raderingen gäller inte fakturor och avtal som du måste spara enligt bokföringslagen.

Har du fått uppgifterna från någon annan än personen själv, till exempel från en kollega till hen, ska du informera om behandlingen senast när du första gången kontaktar personen.