Vad kostar en anställd utöver lönen?

Räkneexemplet: från timlön till lönekostnad

Utgå från en timavlönad medarbetare och kalla lönen för arbetade timmar 100. Timavlönade ska ha semesterlön enligt procentregeln i semesterlagen, alltså tolv procent av den intjänade lönen, vilket ger 12 till. Avgiftsunderlaget blir därmed 112. På det betalar arbetsgivaren full arbetsgivaravgift, 31,42 procent, vilket blir ungefär 35,2. Summan landar på drygt 147, det vill säga cirka 47 procent mer än själva timlönen. För en månadsavlönad ser mekaniken lite annorlunda ut. Semesterveckorna betalas med vanlig månadslön trots att ingen produktion sker, och enligt sammalöneregeln tillkommer ett semestertillägg på 0,43 procent av månadslönen för varje betald semesterdag. Med 25 dagar motsvarar tillägget ungefär en tiondel av en månadslön per år. Avgiften är lägre för vissa åldersgrupper, bland annat 19–23-åringar under en tillfällig period och personer som fyllt 67 år, så kontrollera medarbetarens födelseår innan du räknar.

Exemplet är medvetet ofullständigt, och det är resten som brukar överraska. Med kollektivavtal betalar arbetsgivaren premie för tjänstepension, och på pensionskostnaden tillkommer särskild löneskatt på 24,26 procent. Avtalsförsäkringarna, som ersätter vid sjukdom, arbetsskada och dödsfall, kostar en premie som beror på avtalsområdet. Kollektivavtalet styr också OB-tillägg, övertidsersättning och ibland reseersättning, och de posterna kan variera kraftigt mellan två medarbetare med samma grundlön. Premienivåerna skiljer sig mellan avtal och ändras över tid, så hämta aktuella uppgifter från er arbetsgivarorganisation eller från det försäkringsbolag som administrerar ert avtal. Ett rimligt arbetssätt är att först räkna fram lön, semester och avgifter enligt exemplet ovan, sedan lägga på pension och försäkringar enligt avtalet och till sist en post för frånvaro, introduktion och administration. Då blir kalkylen jämförbar mellan olika tjänster.

Poster som aldrig står på lönespecifikationen

Sjukfrånvaro är den post som oftast saknas i kalkylen. Arbetsgivaren betalar sjuklön med 80 procent av lönen under de första fjorton kalenderdagarna, med ett karensavdrag, och arbetsgivaravgifter tillkommer på sjuklönen. Samtidigt ska arbetet göras av någon annan, vilket betyder övertid för kollegor eller en vikarie. Det allmänna högkostnadsskyddet för sjuklönekostnader avskaffades den 1 juli 2024. Kvar finns det särskilda högriskskyddet, som bara gäller medarbetare som själva har ansökt och fått beslut från Försäkringskassan. För ett litet företag betyder det att två sjukskrivningar samma månad kan slå hårt mot resultatet. Semesterlönegrundande frånvaro, till exempel sjukdom upp till 180 dagar under intjänandeåret, ger dessutom semesterlön trots att medarbetaren inte har arbetat. Lägg därför in en frånvaroandel i kalkylen i stället för att räkna med att alla betalda timmar blir arbetade timmar.

Därefter kommer kostnader som hör till själva arbetsgivarrollen. Arbetsmiljölagen kräver att arbetsgivaren ser till att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå, och arbetet kan kräva skyddsutrustning, arbetskläder, verktyg och utbildningar som behöver förnyas. Introduktionen tar arbetstid från både den nyanställde och en erfaren kollega. Löneadministrationen innebär månatlig arbetsgivardeklaration per anställd, hantering av semesterskuld och frånvaro, och antingen ett lönesystem eller en byrå. Glöm inte heller kostnaden i slutet av en anställning. Vid uppsägning från arbetsgivarens sida gäller en uppsägningstid på minst en månad, som växer till sex månader efter tio års anställning, och lönen ska betalas under uppsägningstiden även om det inte finns arbete att göra. Den risken bär du som arbetsgivare från dag ett, oavsett hur verksamheten utvecklas.

Samma behov med inhyrd personal: vad flyttar i kalkylen

Hyr du in personal från ett bemanningsföretag är personalen anställd där, och nästan alla poster ovan flyttar bort från dina böcker. Hos Talea sätts timpriset utifrån roll, behörigheter, arbetstider och uppdragslängd. I timpriset ingår lön, semesterersättning, sociala avgifter, pension och försäkringar enligt kollektivavtal, och det finns inga startavgifter. Du betalar de timmar som attesterats. Sjuklön, semesterlöneskuld, uppsägningstid och arbetsgivardeklarationer hanterar vi, eftersom vi är arbetsgivaren. Det som stannar hos dig är arbetsledningen och arbetsmiljöansvaret på arbetsstället, som att ge introduktion till arbetsplatsen och se till att skyddsåtgärderna fungerar. Jämförelsen blir alltså inte timlön mot timpris, utan din fulla lönekostnad inklusive frånvaro, administration och risk mot ett pris per arbetad timme.

Egen anställning brukar bli billigare när behovet är stabilt, heltid och långsiktigt, och när ni har kapacitet att sköta rekrytering, introduktion och personaladministration. Inhyrning brukar löna sig när volymen svänger, när behovet är tidsbegränsat eller osäkert, eller när ni vill prova en roll innan ni binder upp en tillsvidareanställning. Många företag i Göteborgsregionen kombinerar: en kärna av egna anställda och inhyrd personal för toppar, sjukfrånvaro och projekt. Vill du jämföra konkret kan du ringa Talea på 070-090 10 52 med uppgifter om roll, arbetstider och hur länge behovet väntas pågå, så får du offert samma dag. Ofta kan vi ha personal på plats inom några dagar, men roller med smala behörighetskrav tar längre tid och det säger vi i så fall direkt.