Intervju · Kontroller
Referenstagning — samtalet du inte hör, och hur du påverkar det
Referenssamtalet är ofta det sista steget före ett erbjudande och det enda du inte är med på. Det gör det obehagligt. Men det är också det steg du kan påverka mest i förväg, för nästan allt som går fel i ett referenssamtal beror på bristande förberedelse — din, inte referensens.
Ett referenssamtal tar mellan tio och tjugo minuter och görs oftast av samma person som intervjuade dig. Syftet är sällan att leta efter något dåligt. Syftet är att kontrollera att bilden vi fått i intervjun stämmer med hur någon som arbetat med dig beskriver samma saker — perioder, ansvar, samarbete och närvaro.
Det som faktiskt fäller kandidater i referenstagning är i huvudsak tre saker: att referensen inte går att nå, att uppgifterna inte stämmer med CV:t, och att referensen inte kan bekräfta något konkret därför att hen knappt minns personen. Alla tre går att förebygga med ett telefonsamtal du ringer själv.
Referenser ska tas först när du gett ditt samtycke och normalt sent i processen. En arbetsgivare ska inte ringa runt till din nuvarande arbetsplats utan att du sagt ja — se guiden om att söka jobb medan du har jobb.
Frågorna vi faktiskt ställer
Ordningen varierar men innehållet är påfallande likt mellan arbetsgivare:
- Hur länge och i vilken roll arbetade personen hos er? — kontrollfråga mot CV:t. Här upptäcks felaktiga perioder.
- Vad var arbetsuppgifterna, och vilket ansvar hade personen? — kontroll mot vad du berättat i intervjun. Skillnader här är den vanligaste anledningen till att en process bromsas.
- Hur fungerade samarbetet i gruppen? — öppen fråga där tvekan hörs tydligt.
- Hur var närvaron och punktligheten? — obekväm men extremt vanlig, särskilt vid bemanningsuppdrag där ett uteblivet pass slår direkt mot kunden.
- Vad var personens starkaste sida — och vad behövde hen utveckla? — de flesta referenser är förberedda på den första och överraskas av den andra. Det är därför den ställs.
- Skulle ni anställa personen igen? — den avgörande frågan. Ett tvekande "ja, absolut..." med paus säger mer än hela det övriga samtalet.
Så förbereder du dina referenser
Ring dem innan du uppger dem. Alltid, varje gång, även om ni är överens sedan tidigare. Samtalet tar tre minuter och innehåller fyra saker: att du söker en tjänst, vilken tjänst det är, vad du hoppas att de kan bekräfta, och när de kan förvänta sig att bli uppringda.
Skicka gärna en kort påminnelse i text efteråt: din period hos dem, din roll och två eller tre saker du gjorde. Ett år senare minns ingen chef siffrorna, och en referens som kan säga "ja, hon höll i introduktionen av alla nyanställda, ungefär tolv per år" är värd fem gånger mer än en som säger att du var duktig.
Fråga också vilket nummer och vilken tid som fungerar. En chef som är på golvet hela dagarna nås inte på kontorstelefonen, och det är just den referensen som annars aldrig blir nådd.
Två referenssamtal om samma person
Vi ringer en tidigare arbetsledare om en lagerarbetare:
"Ja... han jobbade väl här ett par år tror jag, 2021 eller 2022 och framåt? Jag hade inte så mycket med honom att göra direkt, han gick på kvällsskiftet. Det var väl inga problem vad jag vet. Om vi skulle anställa igen — ja, det är svårt för mig att säga, det får du fråga hans skiftledare om."
Vår läsning: Ingen bekräftelse på perioden, inget innehåll och ingen rekommendation. Det här samtalet skadar inte kandidaten men det hjälper inte heller, och i en process med två slutkandidater är det avgörande.
"Han jobbade hos oss mars 2021 till juni 2026, på kvällsskiftet, med plock och truck. Han körde A2 och B3 dagligen och lärde upp de flesta av våra sommarvikarier — ett tiotal om året. Det han behövde jobba på var att säga till tidigare när något inte gick ihop; han löste hellre saker själv än att flagga. Skulle jag anställa honom igen? Direkt."
Vår läsning: Exakta datum, konkret innehåll, en ärlig utvecklingspunkt som gör resten trovärdig, och ett tydligt ja. Det här samtalet avslutar en rekrytering.
Vanliga frågor om vad en referens får säga
- Får en referens säga vad som helst? — en referens ska hålla sig till sådant som rör arbetet och som hen själv kan svara för. Uppgifter om hälsa, familjeförhållanden och liknande hör inte hemma i ett referenssamtal.
- Får min tidigare chef vägra vara referens? — ja. Ingen är skyldig att lämna en referens. Vissa större arbetsgivare har som policy att bara bekräfta anställningstid och titel, vilket inte är riktat mot dig.
- Kan jag använda en kollega i stället för en chef? — ja, särskilt om du saknar chefer att uppge. Förklara relationen så att den som ringer vet hur svaren ska värderas.
- Vad gäller om jag drivit eget? — använd återkommande uppdragsgivare. Se guiden om CV som egenföretagare.
- Hur många referenser behövs? — två räcker nästan alltid, tre om du har haft många korta anställningar. Ta med namn, roll, relation till dig och telefonnummer i CV:t.
Om du misstänker ett dåligt omdöme
Har du slutat i konflikt någonstans är den bästa strategin att ta upp det själv, i intervjun, innan referenserna tas. En kort och saklig formulering — "vi hade olika syn på hur avdelningen skulle drivas, och det slutade med att jag valde att gå vidare" — gör att ett eventuellt kyligt referenssamtal inte kommer som en överraskning.
Uppge inte den personen som referens. Du bestämmer själv vilka du lämnar, och en arbetsgivare ska inte ringa någon du inte angett. Skulle det ändå ske, exempelvis genom en gemensam bekant i branschen, är det värt att veta att sådant förekommer i små branscher.
Och skulle en referens säga något som du menar är felaktigt och skadande finns en gräns för vad som är tillåtet även utanför arbetsrätten. Det är sällsynt och det är en fråga för en jurist — men huvudspåret är alltid detsamma: förbered dina referenser, uppge personer som vill hjälpa dig, och ta upp det svåra själv först.
Vanliga frågor
Vad frågar arbetsgivare dina referenser om?
Anställningstid och roll, arbetsuppgifter och ansvar, samarbete i gruppen, närvaro och punktlighet, starka sidor och utvecklingsområden — och om de skulle anställa dig igen.
Måste jag godkänna att referenser tas?
Ja, referenser tas efter ditt samtycke och normalt sent i processen. En arbetsgivare ska inte kontakta din nuvarande arbetsplats utan att du sagt ja.
Hur många referenser behöver jag?
Två räcker nästan alltid, tre om du haft många korta anställningar. Ange namn, roll, relation till dig och ett telefonnummer som faktiskt besvaras.
Måste jag använda min chef som referens?
Nej, men en chef väger tyngst. Saknar du chefer går det bra med en kollega, en kund eller en handledare — förklara då relationen så att svaren kan värderas rätt.
Vad gör jag om jag slutat i konflikt någonstans?
Ta upp det själv i intervjun, kort och sakligt, och uppge inte den personen som referens. Det som skadar är överraskningen, inte konflikten.
Kan en referens vägra att uttala sig?
Ja. Ingen är skyldig att lämna referens, och vissa arbetsgivare har som policy att bara bekräfta anställningstid och titel. Det är inte riktat mot dig.
Gratis · utan konto
Gör ditt CV nu
Referensuppgifter hör hemma i CV:t, med namn, roll och telefonnummer.
Inget konto. Inget kort. Klart på tio minuter.