Anställning · Integritet
Personuppgifter i anställningen — vad som får sparas och hur länge
En arbetsgivare behandlar mängder av uppgifter om dig: lön, frånvaro, hälsa, prestationer, inloggningar. Dataskyddsreglerna sätter gränser för vad som får samlas in och hur länge det får sparas — och de gäller även den som inte fick jobbet.
All behandling av personuppgifter i arbetslivet omfattas av dataskyddsförordningen. Det innebär att arbetsgivaren måste ha en rättslig grund för varje behandling, bara samla in det som är nödvändigt för ändamålet, informera om behandlingen, och inte spara uppgifterna längre än nödvändigt.
Den rättsliga grunden är oftast att behandlingen är nödvändig för att fullgöra anställningsavtalet — lön, schema, försäkringar — eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse, som arbetsgivardeklaration och arbetsmiljödokumentation. Samtycke används sällan i arbetslivet, eftersom ett samtycke från någon i beroendeställning inte anses frivilligt.
Just den sista punkten är viktig att förstå. En arbetsgivare kan inte lösa en tveksam behandling genom att be dig skriva under ett samtycke. Om behandlingen inte är nödvändig blir den inte tillåten av att du sagt ja, eftersom du inte anses fritt kunna säga nej.
Känsliga personuppgifter — hälsa, facklig tillhörighet, etnicitet, religion, sexuell läggning — har ett starkare skydd och får bara behandlas i särskilda fall. Uppgift om sjukfrånvaro är en hälsouppgift, vilket gör att den ska hanteras med större försiktighet än många arbetsgivare gör.
Se även guiden om kameraövervakning och kontroll och guiden om personuppgifter i CV.
Dina rättigheter
- Information — du ska få veta vilken behandling som sker, för vilket ändamål och med vilken grund.
- Registerutdrag — en sammanställning av vilka uppgifter som behandlas om dig. Gratis, besvaras inom en månad.
- Rättelse — felaktiga uppgifter ska rättas.
- Radering — i vissa fall. Uppgifter som måste sparas enligt lag kan dock inte raderas.
- Invändning — mot behandling som grundas på intresseavvägning.
- Klagomål — till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet.
Ansökningar och sökande som inte fick jobbet
Reglerna gäller även den som söker ett jobb. Din ansökan är personuppgifter, och arbetsgivaren behöver en grund för att behandla dem och får inte spara dem hur länge som helst. Hur länge som är rimligt beror på ändamålet, men det ska finnas en gallringsrutin.
Många arbetsgivare vill spara ansökningar för framtida rekryteringar, vilket kan vara legitimt men förutsätter att du informerats om det. Ett vanligt upplägg är att kandidater tillfrågas om de vill finnas kvar i en kandidatbank, och där är samtycke faktiskt användbart eftersom du inte står i beroendeställning som sökande.
Du kan begära att få dina uppgifter raderade efter en avslutad rekrytering. Undantaget är om arbetsgivaren behöver behålla underlaget för att kunna försvara sig mot ett diskrimineringsanspråk, vilket är en legitim grund under en period.
För dig som söker innebär det också något praktiskt: undvik att lämna mer uppgifter än nödvändigt. Personnummer, foto och uppgifter om hälsa eller familj behöver sällan finnas i en ansökan — se guiden om personuppgifter i CV.
Vanliga situationer
- Sjukfrånvaro — en hälsouppgift. Din chef behöver veta att du är frånvarande, inte varför.
- Läkarintyg — ska hanteras med särskild försiktighet och inte spridas i organisationen.
- Facklig tillhörighet — känslig uppgift. Arbetsgivaren får veta den vid förhandling men inte behandla den fritt.
- Lönelistor — lön är en personuppgift men inte känslig. Lönekartläggning är en rättslig skyldighet.
- Prestationsmätning — kräver information och en avvägning mot din integritet.
- Kandidatbank — kräver att du informerats, och samtycke är användbart här.
Vad som händer med uppgifterna när du slutar
När anställningen upphör försvinner inte uppgifterna. En del måste sparas enligt lag — bokföringsunderlag, lönehandlingar och uppgifter kopplade till arbetsmiljö och arbetsskador har egna bevarandetider som arbetsgivaren är skyldig att följa. Där hjälper ingen begäran om radering.
Annat ska däremot gallras. Anteckningar från utvecklingssamtal, ansökningshandlingar, interna omdömen och sådant som inte behövs för något rättsligt ändamål ska tas bort när syftet upphört. Att uppgifterna ligger kvar i systemet är inte en giltig grund för att behålla dem.
Praktiskt bör du göra tvärtom av vad de flesta gör: hämta hem dina egna uppgifter innan du slutar. Lönespecifikationer, intyg, utbildningsbevis och saldouppgifter är dina underlag i framtida ärenden, och efter sista arbetsdagen är du utelåst från systemen — se guiden om slutlön.
Två sätt att ta reda på vad som finns om dig
Anställd misstänker att det finns anteckningar om hens frånvaro utöver det formella:
Frågar en kollega som jobbar nära HR om hen vet något, och grubblar sedan över svaret i flera månader utan att bli klokare.
Vår läsning: Ingen får veta något och frågan blir en oro i stället för ett svar. Kollegan hamnar dessutom i en obekväm sits utan att kunna hjälpa.
Mejlar HR: "Jag vill begära ett registerutdrag enligt dataskyddsförordningen över de personuppgifter ni behandlar om mig." Får svar inom en månad och vet då exakt vad som finns.
Vår läsning: En mening, ingen motivering behövs, och lagen anger svarstiden. Det är dessutom en helt neutral begäran som inte kan tolkas som misstroende — den ställs av tusentals anställda varje år.
Vanliga frågor
Vad är registerutdrag?
En sammanställning av vilka personuppgifter arbetsgivaren behandlar om dig. Gratis och ska besvaras inom en månad.
Måste jag motivera min begäran?
Nej. Rätten till registerutdrag gäller utan att du behöver ange skäl.
Får min chef veta varför jag är sjuk?
Att du är frånvarande, ja. Diagnosen är en känslig hälsouppgift med starkare skydd.
Hur länge får en ansökan sparas?
Bara så länge det är nödvändigt för ändamålet. Det ska finnas en gallringsrutin.
Kan arbetsgivaren lösa allt med samtycke?
Nej. Samtycke från någon i beroendeställning anses inte frivilligt och gör inte en onödig behandling tillåten.
Vart klagar jag?
Till Integritetsskyddsmyndigheten, och kontakta facket parallellt.
Gratis · utan konto
Gör ditt CV nu
Registerutdrag är gratis och ska besvaras inom en månad. Det är det enklaste sättet att se vad som finns.
Inget konto. Inget kort. Klart på tio minuter.