Ramavtal med bemanningsföretag – fördelar och fallgropar
Snabbsvar
Ett ramavtal är ett paraplyavtal som slår fast villkoren i förväg — roller, prismodell, svarstider, uppsägningstid, försäkringar och ansvarsfördelning — så att varje enskild beställning blir ett snabbt avrop i stället för en ny förhandling. I offentlig sektor styrs ramavtal av lagen om offentlig upphandling (2016:1145), där ett ramavtal normalt får löpa i högst fyra år och avrop sker antingen enligt rangordning eller genom förnyad konkurrensutsättning. I privat sektor är avtalstiden fri, men samma punkter behöver regleras för att avtalet ska hålla när det blir bråttom. Talea Work AB i Göteborg tecknar ramavtal för bemanning och rekrytering och lämnar offert samma dag på 070-090 10 52.
Ring 070-090 10 52 för offert samma dag, eller beskriv behovet i formuläret så ringer vi upp.
Vad du faktiskt vinner
Den största vinsten är tid. Med ett ramavtal på plats behöver din produktionschef inte fråga inköp om pris, kontrollera försäkringar eller stämma av villkor när en maskinoperatör blir sjuk på tisdagen — hen ringer och beställer. Ledtiden från behov till beslut kortas från dagar till minuter.
Den näst största är personkännedom. När vi arbetar löpande med samma arbetsplats vet vi vilka rutiner ni har, vilken takt som gäller, vilka behörigheter som krävs och vilka konsulter som redan fungerat hos er. Vi kan skicka tillbaka samma personer när volymerna svänger upp igen, vilket sparar hela upplärningen.
Sedan får du ordning på ekonomin och pappersarbetet: känd prismodell per roll, en faktureringsrutin, ett ställe att samla tidrapporter och en dokumenterad ansvarsfördelning i arbetsmiljöfrågor. Det gör budgetering enklare och revision tråkigare, vilket är precis vad man vill.
Punkterna som ska stå i avtalet
Börja med omfattningen: vilka roller och yrkesområden avtalet gäller, vilka enheter eller adresser som får avropa och om det omfattar både uthyrning och rekrytering. Reglera sedan avropet — hur en beställning görs, vilken svarstid vi lovar, hur vi föreslår medarbetare och hur uppdraget bekräftas skriftligt med startdatum, tider, arbetsledare och längd.
Prisdelen ska innehålla timpris per roll, hur OB, övertid, helg och eventuell restid hanteras, hur prisjustering går till och när den kan ske. Knyt hellre justeringen till kollektivavtalens löneökningar än till en vag formulering om marknadsläget. Skriv också in att det inte tillkommer start- eller uppläggningsavgifter, så att fakturan alltid ser ut som offerten.
Resten är det som avgör tvister: uppsägningstid för enskilda uppdrag och för ramavtalet i stort, vad som händer vid frånvaro och byte av konsult, tidrapportering och attestflöde, försäkringar och kollektivavtal med intyg, arbetsmiljö och samordning på arbetsstället, sekretess och hantering av personuppgifter, samt villkoren om ni vill anställa en konsult själva. Ta med kravet att behörigheter som ID06 och truckkort ska vara avstämda och dokumenterade innan någon börjar hos er.
Fallgroparna
Exklusivitet utan motprestation är den klassiska. Att binda sig till en enda leverantör kan vara helt rätt — men då ska det motsvaras av garanterad svarstid, prioritet vid toppar eller bättre pris. Lika riskabelt är volymåtaganden som skrivs in i en högkonjunktur och ska betalas i en lågkonjunktur.
Se upp med luddiga servicenivåer. "Leverantören ska sträva efter att tillsätta skyndsamt" betyder ingenting. Skriv mätbart: besked om vilka medarbetare vi kan erbjuda inom ett visst antal timmar, ersättare vid frånvaro inom ett visst antal timmar, och vad som händer när nivån inte hålls. Vite utan definierad mätpunkt är bara en formulering att bråka om.
Tre till: automatisk förlängning som ingen bevakar, otydliga övertagandevillkor som gör det jobbigt att anställa en konsult som fungerar bra, och glömda fackliga formalia — har ni kollektivavtal ska inhyrning normalt förhandlas enligt 38 § medbestämmandelagen (1976:580) även när det finns ett ramavtal. Den sista fällan är tystast: ett ramavtal som tecknas och sedan aldrig följs upp.
Offentlig sektor: extra att tänka på
Upphandlar du som kommun, region eller statlig myndighet styr lagen om offentlig upphandling (2016:1145). Ramavtal får normalt löpa i högst fyra år inklusive optioner, och du behöver bestämma i förväg om avrop ska ske enligt rangordning eller genom förnyad konkurrensutsättning. Villkoren måste vara tillräckligt tydliga för att avrop ska kunna göras utan ny förhandling.
Ange vilka enheter som är avropsberättigade och uppskatta volymen så realistiskt du kan — leverantörernas priser bygger på den bilden. Ställ ska-krav som går att kontrollera: kollektivavtal eller motsvarande villkor, försäkringsintyg, dokumenterade behörigheter och registerkontroller där verksamheten kräver det. Och håll dig till avtalet: köp vid sidan av ett gällande ramavtal är en direktupphandling med de risker det för med sig.
Följ upp, annars är avtalet bara papper
Boka en avstämning per kvartal och håll den kort. Gå igenom antal avrop och tillsatta uppdrag, hur snabbt tillsättningen gick, avvikelser och tillbud, fakturafel och vilka konsulter ni gärna vill ha tillbaka. Ta upp det som skavt medan det fortfarande är litet.
Sätt en påminnelse tre månader före avtalets slutdatum så att förlängning eller omförhandling blir ett beslut och inte en slump. Ett ramavtal som lever är värt betydligt mer än ett som ligger i pärmen — det är då du får folk på plats inom några dagar när det verkligen brinner.
Vanliga frågor
Måste vi avropa en viss volym för att få ett ramavtal?
Nej, hos oss finns inga volymkrav. Ramavtalet reglerar villkoren om och när ni beställer, och ni betalar bara för de uppdrag ni faktiskt avropar. Undvik generellt att skriva in volymåtaganden som binder er i en svagare konjunktur.
Hur länge bör ett ramavtal löpa?
I privat sektor är ett till två år med tydlig uppsägningstid en vanlig och rimlig längd — tillräckligt för att bygga upp personkännedom, kort nog för att kunna justera. I offentlig sektor får ramavtal enligt lagen om offentlig upphandling (2016:1145) normalt löpa i högst fyra år inklusive optioner.
Kan vi ha ramavtal med flera bemanningsföretag samtidigt?
Ja, och för större volymer är det ofta klokt. Bestäm då i förväg hur avropen fördelas — rangordning eller förfrågan till samtliga — så att era chefer vet vem de ska ringa först. Otydlig avropsordning är den vanligaste orsaken till att avtal med flera leverantörer inte fungerar.
Vad kostar ett ramavtal?
Att teckna avtalet är gratis; ni betalar först när någon faktiskt arbetar hos er. Prislistan i avtalet sätts per roll och tar hänsyn till uppdragslängd, arbetstidsförläggning och behörighetskrav, och den ligger sedan fast så länge avtalet löper enligt den justeringsklausul ni godkänt. Vare sig uppläggningsavgift eller årsavgift förekommer. Ring 070-090 10 52 så går vi igenom rollistan tillsammans och ni har prisbilden samma dag.
Gäller likabehandlingsreglerna även under ett ramavtal?
Ja. Lagen om uthyrning av arbetstagare (2012:854) gäller oavsett avtalsform och innebär att inhyrda ska ha minst lika förmånliga grundläggande arbets- och anställningsvillkor som om de anställts direkt hos er för samma arbete. Det påverkar bland annat arbetstid, raster och semester.
Kan vi ta över en konsult som fungerar bra?
Ja, och hur det går till ska framgå av ramavtalet. Vi får enligt lagen om uthyrning av arbetstagare (2012:854) inte lägga hinder i vägen för en anställd som vill gå över till er, och vi tar aldrig betalt av personen själv. Att ha villkoren nedskrivna i förväg gör övertagandet till en enkel administrativ punkt i stället för en förhandling.
Behöver vi ramavtal för ett enstaka uppdrag?
Nej, ett vanligt uppdragsavtal räcker gott för en enskild inhyrning. Ramavtalet lönar sig när behovet återkommer — vid säsongstoppar, löpande sjukfrånvaro eller projekt som startar i etapper. Många kunder börjar med ett uppdrag och tecknar ramavtal när mönstret blir tydligt.
Läs vidare
Alla guider för arbetsgivare · Alla tjänster för arbetsgivare
Behöver ni personal i Göteborg?
Beskriv rollen, arbetsplatsen och perioden så får ni en offert samma dag. Personalen är anställd hos oss — kollektivavtal, försäkringar och arbetsgivaransvar ligger hos Talea. Ring 070-090 10 52.