E-signatur eller BankID – när räcker vad?

Tre nivåer av elektronisk underskrift

EU:s eIDAS-förordning (910/2014) gäller som lag i Sverige och definierar tre nivåer. Den enkla elektroniska underskriften är data som fogas till ett dokument och används av undertecknaren för att skriva under. Ett namn skrivet i en ruta följt av ett klick på Godkänn, en inskannad namnteckning eller ett svar i ett mejl räknas hit. Nivån säger inget om hur säkert identiteten är fastställd, bara att det finns en viljeyttring kopplad till dokumentet.

Den avancerade elektroniska underskriften ska enligt artikel 26 vara unikt knuten till undertecknaren, kunna identifiera personen, skapas med medel som bara undertecknaren kontrollerar och vara kopplad till dokumentet så att ändringar går att upptäcka. BankID uppfyller kraven: banken har kontrollerat identiteten vid utfärdandet, appen är låst till personens enhet och kod, och signaturen binds kryptografiskt till det som signerades. Andra e-legitimationer som Freja fungerar på samma sätt.

Den kvalificerade elektroniska underskriften är en avancerad underskrift som skapas med en kvalificerad anordning och bygger på ett kvalificerat certifikat från en utfärdare som finns på EU:s betrodda lista. Det är den enda nivån som enligt artikel 25 har samma rättsliga verkan som en handskriven namnteckning i hela unionen. Svenskt BankID är inte kvalificerat i den meningen. I praktiken efterfrågas kvalificerade underskrifter nästan bara i vissa myndighetsärenden och i gränsöverskridande affärer där motpartens land kräver det.

Vad lagen kräver, och vad den inte kräver

Huvudregeln i svensk avtalsrätt är att avtal gäller utan särskild form. Det följer av avtalslagen från 1915 och gäller fortfarande. Anställningsavtal, uppdragsavtal, konsultavtal, hyresavtal för lokal, sekretessavtal, fullmakter, offerter och beställningar är bindande så snart parterna är överens, oavsett om det skedde muntligt, via mejl eller genom en signering. För alla dessa räcker därför en enkel e-signatur rent juridiskt. Frågan är aldrig om avtalet gäller, utan om ni kan visa vad som avtalades.

Artikel 25 i eIDAS är den regel som skyddar den enkla e-signaturen. En elektronisk underskrift får inte nekas rättslig verkan eller giltighet som bevis i rättsliga förfaranden bara för att den är elektronisk eller för att den inte uppfyller kraven på en kvalificerad underskrift. En domstol kan alltså inte avfärda avtalet för att det signerades genom en länk. Den får däremot värdera bevisningen fritt, och det är där signeringens kvalitet avgör.

Några handlingar har formkrav i lag. Köp av fastighet kräver enligt jordabalken en skriftlig handling som undertecknas av båda parter, och Lantmäteriet godtar i praktiken inte e-signerade köpehandlingar för lagfart. Testamente kräver två samtidigt närvarande vittnen. Äktenskapsförord ska vara skriftligt, undertecknat och registrerat. Skuldebrev som ska kunna överlåtas, så kallade löpande skuldebrev, bör finnas i original. Inom arbetsrätten ska en uppsägning från arbetsgivaren vara skriftlig och lämnas personligen enligt 8 och 10 §§ LAS, och ett kollektivavtal ska vara skriftligt enligt 23 § MBL. Inget av dessa hindrar digitala flöden i övrigt, men kontrollera lagrummet innan ni digitaliserar en handling ni inte signerat digitalt förut.

Bevisvärdet: det som faktiskt prövas

I Sverige råder fri bevisprövning enligt 35 kap. 1 § rättegångsbalken. Domstolen värderar allt som läggs fram. En enkel e-signatur har gott bevisvärde när flödet är ordentligt: avtalet skickades till en personlig adress som tillhör motparten, personen öppnade länken, skrev sitt namn och godkände aktivt, tidpunkt och IP-adress registrerades och dokumentet låstes så att innehållet inte kunnat ändras efteråt. Lägg till att motparten därefter agerade enligt avtalet, till exempel började arbeta eller betalade fakturor, och det blir mycket svårt att förneka.

BankID ger ett starkare bevis på en punkt: vem som signerade. Banken har kontrollerat identiteten, och signaturen går att verifiera av tredje part utan er medverkan. Det är värdefullt när motparten är en privatperson ni aldrig träffat, när avtalet rör stora belopp eller när motparten senare kan hävda att någon annan hade tillgång till mejlen. BankID skyddar däremot inte mot dåligt innehåll. Ett otydligt avtal blir inte tydligare för att det signerades med BankID.

Svagast är de informella formerna: ett mejl där motparten skriver att det är okej, ett sms eller ett muntligt ja. De gäller, men de visar sällan vilken version av villkoren som godkändes, och de saknar låsning. Har ni ett avtal som bara finns som mejltråd, be om en signering i efterhand. En signering som bekräftar ett redan gällande avtal är fullt giltig och mycket enklare att luta sig mot.

Så väljer ni nivå

Enkel e-signatur passar avtal med motparter ni känner, i belopp som ligger inom er normala affär: anställningsavtal, uppdragsavtal med befintliga kunder, offerter, sekretessavtal med anställda, policys som ska kvitteras, fullmakter för vardagliga ärenden. Den är gratis eller nära gratis, fungerar för alla med en mejladress och kräver inte att motparten har svenskt BankID, vilket betyder mycket för arbetsgivare som anställer personer som är nya i Sverige.

BankID passar när identiteten är det ni behöver säkra: lån och borgen, avtal med privatpersoner ni inte träffat, större uppdragsavtal med nya kunder, handlingar som ska visas för bank eller myndighet, och allt där motparten eller ert kollektivavtal kräver det. Räkna med en kostnad per signatur eller en månadsavgift hos en signeringstjänst. För ett bemanningsföretag som skriver hundratals anställningsavtal om året blir det en post i budgeten utan att det ger något mer än den enkla signeringen i de allra flesta fall.

Kvalificerad underskrift väljer ni bara när en motpart eller en myndighet uttryckligen begär det. Papper väljer ni där lagen kräver det, se listan ovan. För allt annat är den praktiska regeln: ju mindre ni vet om motparten och ju mer som står på spel, desto högre nivå. Och oavsett nivå: spara den signerade filen i oförändrat skick tillsammans med signeringsuppgifterna.

Vanliga avtal i ett företag och vad som räcker

Anställningsavtal: enkel e-signatur räcker, det finns inga formkrav och ni känner personen. Uppdragsavtal och ramavtal med kunder: enkel e-signatur för befintliga kunder, BankID eller firmatecknarkontroll vid nya kunder med stora belopp. Offerter: enkel e-signatur, eller ett godkännande via länk, räcker för att offerten ska bli ett avtal. Sekretessavtal och konkurrensklausuler: enkel e-signatur, men skriv dem tydligt eftersom innehållet prövas hårt. Fullmakter: enkel e-signatur för vardagliga ärenden, medan banker ofta kräver egna blanketter eller BankID.

Uppsägning från arbetsgivaren: skriftlig och personligen överlämnad enligt LAS, så det digitala kan vara underlaget men överlämnandet ska dokumenteras. Avgångsavtal och överenskommelser om att anställningen upphör: enkel e-signatur räcker, men se till att den anställde fått betänketid och gärna facklig rådgivning, eftersom sådana avtal kan angripas på andra grunder. Policys, arbetsmiljöinstruktioner och kvittenser på utrustning: enkel e-signatur eller ett godkännande i systemet räcker, det viktiga är att kunna visa att personen tog del.

Den här guiden är en översikt och inte juridisk rådgivning. Rör det en handling med formkrav, ett avtal över ert normala belopp eller en motpart i ett annat land, ta hjälp av en jurist innan ni väljer signeringsform.