Gäller ett digitalt signerat anställningsavtal?

Inga formkrav: avtalet gäller oavsett form

Ett anställningsavtal uppstår när arbetsgivaren och den anställde är överens om att den ena ska arbeta åt den andra mot lön. Lagen om anställningsskydd ställer inget krav på att avtalet ska vara skriftligt, och avtalslagen gör det inte heller. Ett handslag, ett mejl eller ett sms där ni kommer överens om jobbet, lönen och startdagen är ett giltigt anställningsavtal. Det är därför frågan om ett digitalt signerat avtal gäller egentligen är enkel: det gäller, eftersom till och med ett avtal utan underskrift gäller.

Att avtalet gäller betyder inte att formen är oviktig. Skriftlighet och underskrift finns för att parterna ska kunna visa vad de kom överens om. I en tvist om lönen, anställningsformen eller en konkurrensklausul är det den som påstår något som ska bevisa det, och ett undertecknat dokument är det enklaste beviset. Ett digitalt signerat avtal fyller den rollen precis som ett papper med två namnteckningar, under förutsättning att signeringen går att följa i efterhand.

Det finns ett lagkrav som ofta blandas ihop med formkrav: arbetsgivarens informationsskyldighet. Enligt 6 c § LAS ska ni ge den anställde skriftlig information om de viktigaste villkoren, som huvudregel senast sju kalenderdagar efter att arbetet påbörjats. Informationen får lämnas elektroniskt, så ett signerat digitalt avtal som innehåller villkoren uppfyller skyldigheten. Vad informationen ska innehålla står i guiden om skriftlig information vid anställning.

Vad eIDAS säger om elektroniska underskrifter

EU:s förordning om elektronisk identifiering, eIDAS (förordning 910/2014), gäller som svensk lag och delar in elektroniska underskrifter i tre nivåer. En enkel elektronisk underskrift är data i elektronisk form som fogas till ett dokument och som undertecknaren använder för att skriva under. Att skriva sitt namn i en ruta och klicka på Godkänn räknas hit. En avancerad elektronisk underskrift är dessutom unikt knuten till undertecknaren, kan identifiera personen, skapas med medel som bara undertecknaren kontrollerar och gör att ändringar i dokumentet går att upptäcka. En kvalificerad elektronisk underskrift bygger på ett certifikat från en godkänd utfärdare och är den enda nivån som enligt förordningen har samma rättsliga verkan som en handskriven namnteckning i hela EU.

Den viktigaste bestämmelsen för arbetsgivare är artikel 25. Där står att en elektronisk underskrift inte får nekas rättslig verkan eller giltighet som bevis bara för att den är elektronisk eller för att den inte är kvalificerad. En domstol får alltså inte avfärda ert signerade avtal med hänvisning till att signaturen var en klickad ruta. Den får däremot väga bevisvärdet, och det är där kvaliteten på signeringsflödet spelar roll.

I Sverige gäller fri bevisprövning. Rätten bedömer allt som läggs fram och avgör själv hur mycket det är värt. Ett avtal signerat med BankID har högt bevisvärde eftersom identiteten är kontrollerad av banken. Ett avtal signerat med namn via en personlig länk har gott bevisvärde när ni kan visa att länken gick till den anställdes egen adress, att personen öppnade och godkände den, när det skedde och från vilken adress, och att dokumentet är oförändrat sedan dess. Att den anställde sedan började arbeta enligt avtalet, tog emot lön och aldrig invände är i praktiken det tyngsta beviset av alla.

Enkel e-signatur eller BankID: vad som skiljer

Skillnaden ligger i hur säkert ni vet vem som signerade. Med BankID intygar banken att personen med ett visst personnummer legitimerade sig i sin egen app. Med en enkel e-signatur bygger kopplingen på att mejladressen tillhör den anställde, att ni ofta redan har träffat personen och tagit emot id-handling, och att signeringen loggas med tidpunkt och IP-adress. För ett anställningsavtal, där ni redan vet vem motparten är och personen ska stå på er arbetsplats nästa vecka, är identifieringen sällan det som ifrågasätts.

BankID kostar pengar per signatur eller i månadsavgift via en signeringstjänst, och kräver att den anställde har svenskt BankID. Den som är ny i Sverige, väntar på personnummer eller saknar svensk bank kan inte signera med BankID alls. En enkel e-signatur fungerar för alla med en mejladress och en telefon, vilket gör den till det praktiska valet för timanställda, säsongspersonal och nyanlända, som ofta är precis de grupper där avtalet annars blir liggande osignerat.

Välj BankID när avtalet rör stora belopp, när ni inte träffat personen, när motparten eller kollektivavtalet kräver det, eller när ni vill ha signaturen i ett format som en tredje part ska kunna verifiera utan er medverkan. För ett vanligt anställningsavtal räcker en enkel e-signatur, förutsatt att ni sparar signeringsuppgifterna. Vilken nivå som passar olika avtal gås igenom i guiden om e-signatur eller BankID.

Så ser ett hållbart signeringsflöde ut

En signering som ska hålla i en tvist behöver fyra saker. Länken ska vara personlig och skickad till en adress som tillhör den anställde, inte till en delad inkorg. Personen ska aktivt skriva sitt namn och kryssa i att den godkänner avtalet, så att det inte går att hävda att sidan bara öppnades. Tidpunkt och IP-adress ska registreras automatiskt vid godkännandet. Och det signerade dokumentet ska låsas, så att ingen part kan ändra lönen eller anställningsformen efteråt och påstå att det var den versionen som godkändes.

Så fungerar signeringen i Taleas avtalsmall. Ni skriver avtalet i mallen, loggar in med ett gratis verktygskonto och skickar det för signering till den anställdes mejladress. Den anställde öppnar den personliga länken, läser hela avtalet, skriver sitt namn och godkänner. Tidpunkt och IP-adress sparas, avtalet låses och båda parter får en PDF där signeringsuppgifterna står i ett eget underskriftskort.

Det är klokt att be om signering innan första arbetsdagen. Då finns avtalet på plats när arbetet börjar, informationsskyldigheten är uppfylld och ingen behöver jaga papper på byggarbetsplatsen. Signerar personen först efter några veckor gäller avtalet ändå, men mellantiden styrs av det ni kom överens om muntligt, vilket är svårare att visa.

Vad ni ska spara, och hur länge

Spara den signerade PDF:en med underskriftskortet intakt. Där står den anställdes namn, tidpunkten för signeringen och IP-adressen, och det är den versionen som gäller. Spara också bekräftelsemejlet om ni fick ett, eftersom det visar att signeringen nådde er. Har ni ett system som loggar varje öppning av avtalet är loggen ett bra komplement, men själva PDF:en är det ni behöver. Signerar ni i Taleas avtalsmall raderas avtalet hos Talea 90 dagar efter signeringen, så spara PDF:en ni får på mejl i ert eget personalarkiv.

Anställningsavtalet ska finnas kvar under hela anställningen och därefter så länge någon kan rikta anspråk som bygger på det. Den allmänna preskriptionstiden för fordringar är tio år, så tio år efter att anställningen upphört är en säker gräns. Avtal som har betydelse för att förstå verksamhetens ekonomi räknas dessutom som räkenskapsinformation enligt bokföringslagen och ska sparas i sju år efter det räkenskapsår de gäller. Anställningsavtal med lönevillkor hör normalt dit.

Avtalet innehåller personuppgifter, ofta personnummer, så lagringen ska ha stöd i dataskyddsförordningen. Att fullgöra avtalet och att uppfylla rättsliga skyldigheter är de grunder ni lutar er mot, och de täcker lagring under anställningen och under preskriptionstiden. Skriv in anställningsavtal i er gallringsrutin, så att de raderas när tiden gått ut, och berätta i er integritetsinformation till anställda att avtalet sparas. Vad som gäller för personuppgifter i personalarbetet i övrigt står i guiden om GDPR för arbetsgivare.

När pappret ändå behövs

För anställningsavtalet behövs det aldrig. Det finns däremot handlingar i ett företag där lagen kräver en viss form, och där en enkel e-signatur inte räcker. Köp av fastighet kräver en skriftlig köpehandling som båda parter undertecknar, och i praktiken godtar Lantmäteriet inte e-signerade köpebrev vid lagfart. Ett testamente kräver två vittnen som är närvarande samtidigt. Vissa avtal med banker och försäkringsbolag styrs av motpartens egna krav. Inget av detta berör personalarbetet, men det är bra att veta var gränsen går.

I personalarbetet finns ett formkrav som pekar åt andra hållet: en uppsägning från arbetsgivarens sida ska enligt 8 § LAS vara skriftlig och enligt 10 § lämnas till den anställde personligen, eller i andra hand skickas med rekommenderat brev. Där handlar det om att den anställde ska få beskedet på ett sätt som går att visa, inte om att arbetsgivarens namnteckning måste vara på papper. Har ni kollektivavtal kan det innehålla regler om form för vissa handlingar, så läs avtalet innan ni gör allt digitalt.

Den här guiden är en översikt och inte juridisk rådgivning. Rör det en tvist om ett avtal som redan är signerat, eller ett avtal med ovanliga villkor, ta hjälp av arbetsgivarorganisationen eller en arbetsrättsjurist.