Planera semestern som arbetsgivare: från önskelista till beslut två månader före

Vinter och tidig vår: ramarna, önskemålen och förhandlingen

Utgångspunkten är 4 § semesterlagen: 25 semesterdagar per semesterår, men bara fem dagar för den som börjar efter den 31 augusti. Av dem ska minst fyra veckor läggas i en följd under juni till augusti, om inte annat avtalats eller särskilda skäl gör att perioden måste läggas vid en annan tid. Deltidsanställda och personer med oregelbunden arbetstid ska få lika lång ledighet i tid räknat som den som arbetar heltid. Betalda semesterdagar ska läggas ut före obetalda om inget annat avtalats. Den som inte har tjänat in full semesterlön har rätt att avstå från de obetalda dagarna och ska på begäran lämna besked om hur hen vill ha dem, men först efter att arbetsgivaren talat om hur många sådana dagar det rör sig om. Begär därför in önskemål tidigt, gärna redan i februari, tillsammans med besked om sparade dagar.

Hur förläggningen går till styrs av 10 §. Har arbetsgivaren kollektivavtal med regler om medbestämmande för semesterförläggning är det avtalet som gäller. Annars ska arbetsgivaren förhandla om huvudsemestern på det sätt som 11 och 13 §§ medbestämmandelagen föreskriver, alltså med den organisation ni har avtal med eller med de organisationer där berörda anställda är medlemmar. Företräds den anställde inte av någon förhandlingsberättigad organisation, eller vill organisationen inte förhandla, ska arbetsgivaren samråda med den anställde själv. För övrig semester, till exempel en vecka vid jul eller spridda dagar, räcker samråd med den anställde om ingen förhandling har skett. Dokumentera förhandlingen i ett protokoll och samrådet i ett mejl eller en anteckning. Det underlaget behövs om någon senare menar att semestern lagts ut utan att hen blivit hörd.

Senast två månader före: beslutet och det som kan ändra det

Kommer ni inte överens bestämmer arbetsgivaren förläggningen, om inte annat avtalats, enligt 11 §. Har beslutet fattats på annat sätt än genom överenskommelse ska den anställde underrättas senast två månader före ledighetens början. Finns särskilda skäl får beskedet komma senare, men om möjligt minst en månad före. Räknat baklänges innebär det att en semester som börjar den första juli ska vara beslutad och meddelad senast den första maj. Den som har sommarstängt eller gemensam industrisemester behöver alltså ha lagt fast veckorna under våren. Särskilda skäl för att lägga huvudsemestern utanför sommaren kan finnas i verksamheter där juni till augusti är högsäsong, men det bör vara motiverat och dokumenterat. För anställda som regelbundet arbetar lördag eller söndag finns dessutom regler i 9 § om ledighet motsvarande veckoslut i anslutning till semestern.

Även en beslutad semester kan påverkas. Beslutar arbetsgivaren om en permittering som den anställde inte hade anledning att räkna med när hen lämnade besked om obetalda dagar, får hen avstå från utlagd semester utan lön som sammanfaller med permitteringen. Semester får inte läggas under en uppsägningstid utan den anställdes medgivande. Sägs någon upp på grund av omständigheter som inte gäller hen personligen, och uppsägningstiden infaller under redan utlagd semester, ska förläggningen upphävas om den anställde begär det. Reglerna gäller dock inte vid uppsägningstider över sex månader. Blir den anställde sjuk under semestern räknas sjukdagarna inte som semesterdagar om hen utan dröjsmål begär det, och de dagar som återstår ska då läggas ut i ett sammanhang om hen inte går med på något annat. Ha därför en rutin för hur sjukanmälan under semester ska göras.

Sparade dagar, uteblivna dagar och vem som bemannar sommaren

Den som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar ett år får spara de överskjutande dagarna, men inte under ett år då hen tar ut tidigare sparade dagar. En sparad dag ska tas ut inom fem år från utgången av det semesterår då den sparades. Den anställde ska tala om att hen vill spara eller ta ut sparade dagar i samband med att årets semester bestäms, och den som vill ta ut sparade dagar fristående från övrig semester ska meddela det senast två månader i förväg. Sparade dagar läggs det år den anställde väljer, om inget annat avtalats eller särskilda skäl talar emot. Tas minst fem sparade dagar ut samtidigt ska de och hela årets semester läggas i en följd, om inte annat avtalats. Lagen utgår från att betalda dagar som inte sparas läggs ut under semesteråret, så följ upp den som varken planerat in eller sparat sina dagar i god tid före årets slut. Håll en löpande lista per person.

När semesterlistan är klar går det att se vecka för vecka var luckorna finns. Ställ upp den mot sommarens beläggning, räkna ut hur många personer som saknas i varje funktion och bestäm vilka behov som ska täckas med övertid, omfördelning eller vikarier. Moment som kräver behörighet, till exempel truck, heta arbeten eller körkort, behöver upplärning medan ordinarie personal fortfarande är på plats. Det är därför bättre att beställa semestervikarier under våren än i juni. Hyr du in personal från Talea Work är de anställda hos oss, och vi planerar och betalar deras egen semester, så att den inte krockar med ditt sommaruppdrag. Vanliga roller kan ofta vara på plats inom några dagar, men under semesterperioden är efterfrågan hög och smalare kompetenser tar längre tid att få fram, så lämna behovet så snart listan är fastställd.