Semesterlön och semesterersättning: arbetsgivarens regler och rutiner

Vilken regel gäller? Sammalöneregeln, procentregeln och när valet är låst

Utgångspunkten i semesterlagen är att medarbetare med lön per vecka eller månad får semesterlön enligt sammalöneregeln. Den består av den aktuella vecko- eller månadslönen vid semestertillfället, fasta lönetillägg och ett semestertillägg. Tillägget är 0,43 procent av månadslönen eller 1,82 procent av veckolönen för varje betald semesterdag. Har medarbetaren rörliga lönedelar, som provision eller OB, blir semesterlönen för dem tolv procent av den rörliga lön som förfallit under semesteråret, och den delen ska betalas senast en månad efter semesterårets slut. Arbetsgivaren får välja procentregeln även för månadsavlönade. Då blir semesterlönen tolv procent av den lön som förfallit under intjänandeåret. Ett sådant val bör göras medvetet och tillämpas konsekvent, eftersom byte mitt i ett år skapar både extraarbete och risk för felaktiga utbetalningar.

I vissa fall är procentregeln obligatorisk. Det gäller när lönen inte är bestämd per vecka eller månad, vilket träffar alla timavlönade, och när lönen regelbundet har en rörlig del som kan uppskattas till minst tio procent av den sammanlagda lönen. Den gäller också när sysselsättningsgraden har varierat under intjänandeåret eller ändrats inför semestern, och när medarbetaren haft frånvaro som inte är semesterlönegrundande. Vid procentregeln ska semesterlönegrundande frånvaro, till exempel sjukdom upp till 180 dagar eller viss föräldraledighet, räknas som om medarbetaren hade arbetat i normal omfattning. Lönesystemet måste alltså kunna lägga till en fiktiv inkomst för de dagarna. Många kollektivavtal har egna beräkningsregler för semesterlön, och semesterlagen tillåter det. Är ni bundna av avtal är det avtalets regler som ska läggas in i lönesystemet.

Timanställda, korta anställningar och slutlönen

För timavlönade räknas semesterlönen alltid enligt procentregeln. Frågan är i stället när pengarna betalas ut. Är anställningen avsedd att pågå i högst tre månader, och varar den inte längre, får det avtalas att semesterledighet inte ska läggas ut. Då har medarbetaren rätt till semesterersättning i stället, och det är vanligt att den betalas ut med varje lön. Vid längre anställningar är huvudregeln att semesterdagar tjänas in och tas ut som ledighet med semesterlön. Rätten till semesterledighet kan då inte bytas mot pengar genom ett enskilt avtal, även om en del av dagarna blir obetalda för den som inte har tjänat in full semesterlön. Vissa kollektivavtal har särskilda regler om hur semesterlön för timavlönade betalas ut. Skriv tydligt i anställningsavtalet hur semestern hanteras, så att det inte blir en diskussion vid den första sommaren eller vid slutlönen.

När anställningen upphör innan medarbetaren fått den semesterlön som tjänats in ska semesterersättning betalas. Den beräknas enligt samma grunder som semesterlönen, och sparade semesterdagar räknas som om de tagits ut det semesterår då anställningen slutade. Ersättningen ska betalas utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen upphört. Går den inte att beräkna inom en månad, till exempel för att provisionsunderlag saknas, ska den betalas inom en vecka efter att hindret upphört. Har medarbetaren fått semester i förskott får ersättningen minskas med den förskotterade semesterlönen. Det gäller dock inte om anställningen upphör på grund av medarbetarens sjukdom, eller vid arbetsbristuppsägning från arbetsgivaren utanför konkurs, eller om förskottet betalades ut mer än fem år tidigare. Semesterersättning är avgiftspliktig och ska redovisas i arbetsgivardeklarationen som annan lön.

Semesterlöneskulden: bokföring, likviditet och inhyrd personal

Enligt semesterlagen löper semesteråret från 1 april till 31 mars, och året innan kallas intjänandeår, om inte ett kollektivavtal anger något annat. Under intjänandeåret bygger varje medarbetare upp en rätt till betald semester som arbetsgivaren ännu inte har betalat. Den intjänade men ej uttagna semesterlönen, inklusive sparade dagar och arbetsgivaravgifter på beloppet, är en skuld som ska redovisas i företagets räkenskaper. Skulden brukar vara som störst strax före sommaren och minskar när huvudsemestern tas ut. För ett växande företag med många timanställda kan den bli betydande, och den förfaller på en gång om flera anställningar upphör samtidigt. Stäm av skulden per person minst en gång om året, gärna i samband med årsskiftet eller semesterårets början, och kontrollera att sparade dagar tas ut inom fem år som lagen kräver.

Två praktiska rutiner minskar felen. Den första är att ha en tydlig lista över varje medarbetares beräkningsregel, intjänade dagar, sparade dagar och eventuell förskottssemester. Den andra är att lägga in semesterersättningen som en egen punkt i avslutsrutinen, så att sista utbetalningen inte glöms bort när personen redan slutat. För personal som hyrs in från ett bemanningsföretag hamnar hela den här hanteringen hos bemanningsföretaget. Taleas anställda tjänar in semester hos oss, och vi betalar semesterlön och semesterersättning enligt kollektivavtalet. Kunden har ingen semesterlöneskuld för dem och semesterersättningen ingår i timpriset tillsammans med lön, sociala avgifter, pension och försäkringar. Anställer ni själva kan Taleas kostnadsfria avtalsmall hjälpa er att skriva in semestervillkoren redan från början.