Yrkesguide · Service och kontor
Receptionist — den första kontakten, och ofta den som håller ihop huset
Receptionist låter som ett enda yrke men är minst tre: hotellreception, kontorsreception och vård- eller myndighetsreception. De har olika system, olika tempo och olika krav — och det är den skillnaden som avgör vilka jobb du är aktuell för.
Receptionistens uppgift är att vara husets första kontakt och samtidigt hålla ordning på det administrativa som passerar genom den punkten: besökare, telefon, post, bokningar, passerkort, leveranser och en lång rad frågor som egentligen tillhör någon annan men ändå hamnar i receptionen.
I en hotellreception dominerar in- och utcheckning, bokningssystem, betalningar, gästservice och nattarbete. I en kontorsreception handlar det om besöksmottagning, växel, konferensrum, passerkort, post och ofta viss administration åt flera avdelningar. I vård- och myndighetsreception tillkommer sekretess, bokningssystem för besök och ett bemötande av människor som ofta är oroliga eller stressade.
Gemensamt för alla tre är att du blir husets informationsnav. Det gör rollen mer inflytelserik än titeln antyder, och det gör den till en ovanligt bra ingång för den som vill in på ett företag och vidare därifrån.
För hotellsidan finns bakgrunden i guiden om att jobba inom hotell, och för kontorssidan i guiden om kontor och administration.
Vad arbetsgivaren bedömer
- Systemvana — hotellsystem, bokningssystem, växel- och besökssystem. Skriv namnen på de system du kört — det är den mest konkreta meriten i yrket.
- Språk — svenska och engelska är grundkravet, ytterligare språk en tydlig merit på hotell och i internationella miljöer. Se guiden om engelska i arbetslivet.
- Bemötande under press — kön i receptionen, telefonen som ringer och en missnöjd besökare samtidigt. Det är normalläget, inte undantaget.
- Sekretess och integritet — i vård och myndighet är det reglerat, i näringslivet avtalat. Se guiden om sekretess i anställningen.
- Säkerhetsmedvetande — besöksregistrering, passerkort och rutiner vid hot eller obehöriga. I många hus är receptionen en del av säkerhetsorganisationen.
- Administrativ noggrannhet — fakturaunderlag, konferensbeställningar, reseplanering och beställningar. Ofta en större del av jobbet än den syns i annonsen.
Arbetstider och anställningsformer
Kontorsreception är oftast dagtid måndag till fredag, vilket gör den attraktiv och därmed konkurrensutsatt. Hotellreception går i skift med kvällar, helger och ofta nattpass, vilket ger OB-tillägg men också en annan livsrytm — se guiden om nattarbete om nattreception är aktuellt.
Många receptionstjänster bemannas via bemanningsföretag, särskilt i kontorsmiljö där behovet varierar med semestrar och projekt. Det är ofta den snabbaste vägen in på ett företag du annars inte kommer nära — se guiden om att söka jobb hos bemanningsföretag och guiden om inhyrd personal.
Deltid och delade tjänster förekommer, särskilt där receptionen kombineras med andra uppgifter som konferensvärd, vaktmästeri eller kontorsservice. Kontrollera i annonsen vad som faktiskt ingår — kombinationstjänster är vanliga och beskrivs ofta otydligt.
Räkna med bakgrundskontroll i vissa miljöer, särskilt inom vård, myndighet och industrier med skyddsvärde. Se guiden om bakgrundskontroll.
Två ansökningar till samma kontorsreception
Ett bolag söker receptionist, dagtid, med start om tre veckor:
Jag är en positiv och serviceinriktad person som gillar att träffa människor. Jag är strukturerad, har lätt för att lära mig nya system och trivs både i grupp och självständigt. Jag söker tjänsten som receptionist hos er.
Vår läsning: Fyra egenskaper som är förutsatta i yrket och inget som går att kontrollera. Ingen systemvana, inga språknivåer, ingen tillgänglighet. Den här ansökan går inte att skilja från de nittio andra.
Jag söker receptionisttjänsten och kan börja den 22:a. Tre år i hotellreception (Opera och Sirvoy, in- och utcheckning, gruppbokningar) och ett år i kontorsreception med växel, besökssystem och konferensbokning. Svenska och engelska flytande, arabiska modersmål. Van vid fakturaunderlag i Visma. Dagtid passar mig utmärkt.
Vår läsning: System vid namn, två olika receptionstyper, språknivåer och startdatum. Det här är en ansökan som går att fatta beslut om — och arabiskan kan dessutom vara en direkt fördel i ett hus med internationella besökare.
Lön och vägen vidare
Lönen varierar beroende på bransch och avtal, och skiljer sig mellan hotell och kontor. Hotellreception har ofta lägre grundlön men mer OB; kontorsreception har vanligtvis dagtid utan tillägg. Det gör att jämförelser mellan tjänster måste göras på årsbasis, inte på timlön — se guiden om lönestatistik.
Vägen vidare är en av rollens största fördelar. Receptionen ger dig kontakt med hela organisationen, vilket gör interna byten enklare än från nästan någon annan ingångsroll. Vanliga steg är kontorssamordnare, administratör, HR-assistent, ekonomiassistent eller — på hotell — receptionschef och vidare in i driften.
Vill du använda receptionen som ingång ska du säga det. Berätta för din chef vilken riktning du är intresserad av och be om uppgifter i den riktningen. Att bli erbjuden ett internt jobb kräver att någon vet att du vill ha det — se guiden om att söka internt jobb.
Vanliga frågor
Behöver jag utbildning?
Sällan formellt. Hotell- och turismprogram eller yrkeshögskoleutbildningar finns men systemvana och språk väger tyngre.
Vilka system bör jag kunna?
På hotell bokningssystem som Opera eller Sirvoy; på kontor växel- och besökssystem samt Office. Skriv namnen i CV:t.
Är hotellreception nattarbete?
Ofta ingår nattpass, ibland som egen nattreceptionisttjänst. Se guiden om nattarbete.
Hur konkurrensutsatt är yrket?
Mycket, särskilt kontorsreception dagtid. Konkreta system och språknivåer är det som skiljer ansökningarna åt.
Kan receptionen leda vidare?
Ja, det är en av dess främsta fördelar. Administration, HR, ekonomi och hotelldrift är vanliga nästa steg.
Krävs bakgrundskontroll?
I vård, myndighet och skyddsvärd industri ofta. Se guiden om bakgrundskontroll.
Gratis · utan konto
Gör ditt CV nu
Skriv vilka bokningssystem du kört. Systemvana är det som avgör hur snabbt du blir självgående.
Inget konto. Inget kort. Klart på tio minuter.