Bemanna en uppstart – nytt lager, ny linje eller nytt bygge
Snabbsvar
Vid uppstart av ett nytt lager, en ny produktionslinje eller ett nytt bygge är volymen osäker de första månaderna. Därför bemannar många med en kärngrupp av egna anställda som lär sig anläggningen från början och en inhyrd flexgrupp som växer i takt med att flödet kommer igång. Koppla upprampningen till mätbara milstolpar snarare än till datum. Rutiner och instruktioner saknas ofta när de första börjar, och arbetsgivaren ska bedöma riskerna när ändringar i verksamheten planeras. När volymen stabiliserats kan inhyrda som fungerat gå över till anställning genom hyrköp. Talea Work AB i Göteborg, 070-090 10 52.
Ring 070-090 10 52 för offert samma dag, eller beskriv behovet i formuläret så ringer vi upp.
Upprampningen: kärngrupp först, flex i takt med flödet
En uppstart går nästan aldrig enligt den första tidplanen. Leveranser av pallställ och maskiner blir försenade, systemet för lagerstyrning behöver en extra testvecka och den första kunden flyttar in sina volymer långsammare än utlovat. Det är därför riskabelt att anställa hela den planerade styrkan till startdatumet. Dela i stället upp upprampningen i faser med tydliga milstolpar: inkörning och test, drift med låg volym och sedan full takt. Knyt varje fas till något som går att mäta, som antal orderrader per dag, takt på linjen eller att en viss etapp på bygget är klar. Då blir bemanningsbeslutet ett svar på vad som faktiskt händer och inte på vad som stod i projektplanen för ett halvår sedan.
Kärngruppen är de som ska bära anläggningen långsiktigt: arbetsledare, nyckelanvändare i systemen, underhållstekniker och de medarbetare som ska lära upp andra. De bör vara på plats tidigt, gärna redan under installation och test, och de är i regel era egna anställda. Flexgruppen tar de moment där upplärningen är kort och volymen svänger, till exempel godsmottagning, plock, packning, materialhantering och städning under etableringen. Här passar inhyrning, eftersom antalet kan öka från ett par personer till ett helt skiftlag och sedan justeras när den verkliga volymen syns. Blandningen förändras över tid. I början kan flexgruppen vara den största delen, för att sedan krympa när driften stabiliserats och fler fasta anställningar görs.
Introduktion och arbetsmiljö när rutinerna inte finns ännu
I en ny anläggning är det mesta provisoriskt de första veckorna. Trafikvägar för truck och gående är inte markerade, pallställ monteras medan gods redan kommer in och maskinleverantörens tekniker justerar linjen under drift. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivaren undersöka och bedöma riskerna när ändringar i verksamheten planeras, och en uppstart är den största ändring en verksamhet kan göra. Den som hyr in personal ska dessutom enligt arbetsmiljölagen vidta de skyddsåtgärder som behövs i arbetet. Vänta därför inte på färdiga pärmar. Gör en första version av introduktionen med det som är känt, som nödutgångar, avspärrade zoner, vem som leder arbetet och hur avvikelser rapporteras, och uppdatera den varje vecka när rutinerna tar form.
På ett nytt bygge är ordningen mer reglerad. Byggherren ska utse byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering och för utförandet, och när en arbetsmiljöplan krävs ska den finnas innan byggarbetsplatsen etableras. Är bygget liggarpliktigt gäller personalliggaren från första dagen, liksom ID06-registreringen, även när det bara är ett fåtal på plats för att sätta upp bodar och staket. För lager och produktion är det de första dagarna med ny utrustning som är mest riskfyllda: truckar som ingen kört i lokalen förut, nya lyftanordningar och maskiner där skydden inte är slutjusterade. Inhyrda som ska köra truck eller använda maskindrivna lyftanordningar behöver ett skriftligt tillstånd som ni utfärdar, medan vi ser till att utbildningen finns dokumenterad. Planera in tid för detta innan flödet kommer igång, så att det inte blir en flaskhals samma vecka som volymen ökar.
Från inhyrd flex till egna anställningar
Efter några månaders drift brukar det bli tydligt vilka roller som är permanenta och hur stor den stabila volymen är. Då är det dags att omvandla delar av flexgruppen till fasta anställningar. Det enklaste sättet är hyrköp, där det redan i uppdragsavtalet står hur en inhyrd medarbetare kan gå över till anställning hos er och vad som gäller då. Ett bemanningsföretag får inte hindra en anställd från att ta jobb hos kunden efter uppdraget, men villkoren mellan företagen ska vara tydliga från början. Har ni kollektivavtal behöver inhyrningen normalt förhandlas med facket enligt medbestämmandelagen, och det är klokt att redan i den förhandlingen beskriva hur ni tänker kring övergången till egna anställningar när driften stabiliserats.
Vissa roller går inte att lösa med inhyrning, till exempel en driftchef eller en specialist som ska stanna i flera år. Då är det rekrytering som gäller, där vi söker och bedömer kandidater och ni anställer direkt. För flexgruppen bemannar Talea med personal som är anställd hos oss, inom lager, materialhantering, grovarbete, anläggning, rivning, städ och flytt. Vanliga roller kan ofta vara på plats inom några dagar, medan smala behörigheter och ledningsroller tar längre tid, och det säger vi hellre direkt. Vi har kontor på Hisingen och har haft uppdrag inom anläggning, lager och rivning runt om i Göteborgsregionen. Hör av er när tidplanen börjar ta form, så kan vi planera faserna tillsammans och lägga upp avrop per etapp. Offerten kommer samma dag om du ringer 070-090 10 52.
Vanliga frågor
Hur många ska vi hyra in när vi öppnar ett nytt lager?
Utgå från den volym som faktiskt är bekräftad de första veckorna, inte från målvolymen. Räkna fram timbehovet per moment, lägg till tid för upplärning och börja med en mindre flexgrupp som byggs på när orderraderna ökar. Kom överens med bemanningsföretaget om hur snabbt ni kan beställa fler eller färre.
Ska vi anställa direkt eller hyra in vid en uppstart?
Oftast båda. Anställ nyckelpersoner som ska bära verksamheten långsiktigt, som arbetsledare och underhåll, och hyr in de roller där volymen är osäker. Då slipper ni övertalighet om starten går långsammare än planerat, och ni hinner se vilka inhyrda som passar för en fast anställning senare.
Vem ansvarar för arbetsmiljön för inhyrda när rutinerna inte är klara?
Ni som hyr in ansvarar för skyddsåtgärderna i arbetet på er arbetsplats, även under uppstarten. Att rutinerna inte är färdiga tar inte bort ansvaret. Gör en riskbedömning av uppstarten, ge en introduktion utifrån det som är känt och uppdatera den löpande. Bemanningsföretaget ansvarar som arbetsgivare för bland annat försäkringar och arbetsskadeanmälan.
Kan vi anställa de inhyrda när driften är igång?
Ja. Det är vanligt efter en uppstart och läggs lämpligen upp som hyrköp, där övergången regleras i uppdragsavtalet från början. Enligt lagen får bemanningsföretaget inte hindra en anställd från att ta anställning hos kunden efter uppdraget. Säg gärna redan vid beställningen att ni ser inhyrningen som en möjlig väg till anställning.
Vad kostar det att bemanna en uppstart med inhyrd personal?
Vad timmen kostar avgörs av roll, behörigheter, arbetstider och hur länge uppdraget pågår. Lön, semesterersättning, sociala avgifter, pension och försäkringar enligt kollektivavtal ingår, och inga startavgifter tillkommer. Ni betalar attesterade timmar, så kostnaden följer den faktiska upprampningen. Beskriv faserna och ungefärligt antal personer per fas, så får du en offert samma dag.
Läs vidare
Alla guider för arbetsgivare · Alla tjänster för arbetsgivare
Behöver ni personal i Göteborg?
Beskriv rollen, arbetsplatsen och perioden så får ni en offert samma dag. Personalen är anställd hos oss — kollektivavtal, försäkringar och arbetsgivaransvar ligger hos Talea. Ring 070-090 10 52.