Traktamente och milersättning 2026: så betalar arbetsgivaren ut skattefritt

Tjänsteresa eller inte: tjänsteställe, 50 kilometer och övernattning

Allt börjar med tjänstestället, eftersom det avgör om det finns en tjänsteresa. Huvudregeln är att tjänstestället är den plats där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete. För den som arbetar på ständigt skiftande platser gäller i stället den plats där personen hämtar och lämnar arbetsmaterial eller förbereder och avslutar arbetet. Bedömningen görs sett över en längre period, så en kortare tid någon annanstans ändrar inte tjänstestället. Den vanliga verksamhetsorten omfattar områdena inom 50 kilometer från tjänstestället och inom 50 kilometer från bostaden. För skattefritt traktamente krävs att den anställde övernattar utanför det området på grund av resan. En dagsresa från Göteborg till Borås och tillbaka ger alltså inget skattefritt traktamente, även om arbetsdagen blir lång. Arbetsgivaren får betala ett traktamente ändå, men då är det lön med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

Gränsen mot tillfälligt arbete är den som oftast blir fel. Anställs någon för att arbeta på en viss plats långt från hemmet blir den platsen normalt tjänstestället, och då är resorna dit inga tjänsteresor. Ersättning för boende och mat kan då inte betalas ut som skattefritt traktamente. Ett undantag gäller tillfälliga anställningar och uppdrag på annan ort som är avsedda att pågå högst en månad, där avståndet mellan bostad och arbetsplats är minst 50 kilometer. Finns ingen överenskommelse om hur länge anställningen ska pågå gäller undantaget inte. Då kan kostnadsersättningen hanteras som vid en tjänsteresa. För långa resor till samma ort räknas tiden som sammanhängande även om den anställde åker hem ibland, och efter tre månader krävs dessutom att arbetet på orten är tillfälligt, normalt högst omkring två år. Enligt Skatteverket bryts tidsberäkningen bara av ett uppehåll som beror på att arbetet förläggs till en annan ort under minst fyra veckor. Är ni osäkra på hur ett upplägg ska bedömas, stäm av det innan ni lovar medarbetaren skattefri ersättning, eftersom felet annars syns först vid en granskning.

Beloppen 2026: dagar, nätter, måltider och bilen

Avresedagen räknas som hel dag om resan börjar före klockan 12, och hemkomstdagen om den slutar efter klockan 19. Dagarna däremellan är hela dagar. Avresa klockan 12 eller senare, eller hemkomst klockan 19 eller tidigare, ger halv dag, och efter tre månader betalas bara hela dagar ut skattefritt. För 2026 är schablonen 300 kronor för hel dag och 150 kronor för halv dag. Om arbetsgivaren inte har betalat logi får nattraktamente betalas med 150 kronor för varje natt skattefritt, utan kvitto. Pågår resan till samma ort längre än tre månader sänks dagbeloppet till 210 kronor, och efter två år till 150 kronor. När arbetsgivaren står för måltider ska traktamentet minskas. Vid fullt belopp på 300 kronor minskas det med 270 kronor för frukost, lunch och middag, 210 kronor för lunch och middag, 105 kronor för en av dem och 60 kronor för frukost. Efter tre månader gäller lägre avdrag, till exempel 147 kronor för lunch och middag.

Använder den anställde sin egen bil i tjänsten får arbetsgivaren betala skattefri milersättning med 25 kronor per mil 2026. Har medarbetaren förmånsbil och själv betalat drivmedlet under tjänsteresan är schablonen 12 kronor per mil, och 9,50 kronor per mil om bilen drivs helt med el. Ersättningen avser kostnaden för bilen, så parkeringsavgifter och liknande utlägg ersätts separat mot kvitto. Tåg, flyg och hotell som arbetsgivaren ersätter mot kvitto är kostnadsersättningar och ingen lön. Arbetsgivaren får alltid betala mindre än schablonerna, och kollektivavtal kan kräva högre belopp. Det som betalas utöver schablonen ska då redovisas som lön, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Ett vanligt misstag är att betala en fast summa per resa, till exempel ett schablontillägg per vecka på annan ort, och kalla den traktamente. Utan koppling till faktiska resdagar och körda mil blir en sådan ersättning normalt skattepliktig i sin helhet.

Reseräkningen, deklarationen och personal som hyrs in

Skattefriheten står och faller med underlaget. För varje resa bör reseräkningen visa den anställdes namn och personnummer, tjänsteställe och resmål, resans syfte, datum och klockslag för avresa och hemkomst, antal övernattningar och om logi eller måltider har betalats av arbetsgivaren eller någon annan. För milersättning behövs körda mil och vilka resor de avser, gärna i form av en körjournal. Låt chefen attestera reseräkningen innan den betalas, och spara den med verifikationen. I arbetsgivardeklarationen redovisas skattefri bilersättning och skattefritt traktamente inte med belopp. I stället sätts ett kryss i ruta 050 för bilersättning och ruta 051 för traktamente på den anställdes individuppgift. Den skattepliktiga delen redovisas som kontant bruttolön. Visa samma uppdelning på lönespecifikationen, så att den skattefria och den skattepliktiga delen av ersättningen går att skilja åt för både medarbetaren och Skatteverket.

När ni hyr in personal är det bemanningsföretaget som hanterar traktamente, milersättning och reseräkningar, eftersom personalen är anställd där. Våra anställda får ersättning från Talea enligt kollektivavtalet och skattereglerna, och bedömningen av tjänsteställe och tjänsteresa gör vi som arbetsgivare utifrån hur uppdraget ser ut. Det kunden kan bidra med är att berätta redan i beställningen om arbetet ligger långt från Göteborg, om det krävs övernattning och om ni ordnar logi eller måltider. Vi har haft uppdrag som takbyten i Vänersborg och fogfräsning i Borås, och resor och boende påverkar både planeringen och offerten. Vilken roll, vilka behörigheter, vilka arbetstider och hur långt uppdraget är styr timpriset, och eventuella resekostnader bestäms innan start så att fakturan inte överraskar. Ring 070-090 10 52 med ort och tidsram, så får ni en offert samma dag och besked om hur snabbt vi kan ha personal på plats.