Timanställd personal: så skriver arbetsgivaren avtalet rätt

Per pass eller tills vidare – två upplägg med olika följder

Det vanligaste upplägget för behovsanställda är att varje arbetspass, eller varje sammanhängande period, är en egen särskild visstidsanställning. Personen tackar ja till ett pass, anställningen börjar när passet börjar och upphör när det tar slut. Ofta finns en överenskommelse som reglerar lön och villkor för framtida pass, men den är inte i sig en anställning och ingen part är skyldig att erbjuda eller ta pass. Fördelen är flexibiliteten för båda parter. Nackdelen är administrationen: varje anställning ska dokumenteras, uppgiften om anställningsform och slutdag ska lämnas skriftligt när anställningen ingås, och alla pass räknas samman mot reglerna om övergång till tillsvidareanställning och företrädesrätt.

Det andra upplägget är en tillsvidareanställning där lönen sätts per timme och arbetstiden varierar. Personen är då anställd hela tiden, även mellan passen, och en uppsägning från arbetsgivarens sida kräver sakliga skäl och uppsägningstid. Här blir sysselsättningsgraden avgörande. Enligt 4 a § LAS avser ett anställningsavtal heltid om inget annat har avtalats, så ett avtal som bara säger timlön och vid behov kan tolkas mot er. Ange antal timmar eller ett arbetstidsmått. Avser avtalet inte heltid ska ni på den anställdes begäran skriftligen ange skälet inom tre veckor. Välj upplägg efter hur behovet faktiskt ser ut, inte efter vad som känns enklast första månaden.

Arbetstid, besked och lön – det avtalet ska säga

Informationsplikten i 6 c § LAS är skriven med oregelbundna scheman i åtanke. Arbetsgivaren ska ange längden på en normal arbetsdag eller arbetsvecka, eller om det inte går att fastställa, anställningens arbetstidsmått på annat sätt. Därtill ska framgå vad som gäller för övertid och mertid, minsta tidsfrist för besked om när arbetstiden förläggs, att förläggningen varierar mellan klockslag och dagar och regler för skiftbyte i förekommande fall. Skriv konkret hur pass erbjuds, i vilken kanal, hur lång tid den anställde har att svara och att det går att tacka nej. För arbete som inte är tillfälligt kräver arbetstidslagen dessutom att ändringar i den ordinarie arbetstidens förläggning meddelas minst två veckor i förväg, om inte verksamhetens art eller oförutsedda händelser motiverar kortare varsel.

Lönedelen ska ange timlönen och andra löneförmåner var för sig, hur ofta lönen betalas ut och hur semestern hanteras. Vid timlön beräknas semesterlönen normalt enligt procentregeln i semesterlagen, tolv procent av lönen. När en tidsbegränsad anställning upphör innan semestern tagits ut ska semesterersättning betalas, vilket är skälet till att den ofta betalas ut med lönen för varje pass. Skriv i avtalet hur ni gör så att det syns på lönespecifikationen. OB-tillägg för kvällar, nätter och helger följer inte av lag utan av kollektivavtal. Är ni bundna av ett avtal gäller dess tillägg normalt även för timanställda i arbete som avtalet omfattar, och utan kollektivavtal gäller det ni själva har skrivit in. Ange därför vilket kollektivavtal som tillämpas.

Riskerna med långa kedjor av pass

Den största risken är att passen tyst summerar sig till en tillsvidareanställning. En särskild visstid övergår till tillsvidare när den anställde haft sådan anställning hos er i sammanlagt mer än tolv månader under en femårsperiod, och om anställningarna följer på varandra med högst sex månaders uppehåll räknas hela kedjan. Till det kommer regeln i 3 § LAS: har samma person haft tre eller fler särskilda visstidsanställningar under en kalendermånad räknas även tiden mellan passen som anställningstid. Den som arbetar några kvällar i veckan året runt kan därför nå tolv månaders anställningstid långt innan de arbetade timmarna motsvarar ett år. Mer än nio månader i särskild visstid under tre år ger dessutom rätt till skriftligt besked före avslut och företrädesrätt till ny särskild visstid när anställningen inte förlängs på grund av arbetsbrist.

Följ därför varje persons anställningstid löpande, inte bara när någon frågar. Den anställde kan begära en skriftlig sammanställning av alla anställningar med form, tillträdesdag och slutdag, och den ska lämnas inom tre veckor. Ser arbetet i praktiken ut som en fast tjänst, med samma pass vecka efter vecka, är det ofta både enklare och tryggare att erbjuda en tillsvidareanställning med den sysselsättningsgrad som motsvarar verkligheten. Behovet av flexibilitet kan ofta lösas med ett fast antal timmar plus extra pass. Taleas gratis mall hanterar båda uppläggen: väljer du arbetstiden vid behov skriver verktyget in att pass erbjuds vid behov, aviseras i förväg och får tackas nej till, och avtalet är klart att skriva ut.