Särskild visstidsanställning: det arbetsgivaren ska ha koll på innan avtalet skrivs

När formen passar – och när den är fel verktyg

Särskild visstid är gjord för behov som har ett slut: ett projekt med ett leveransdatum, en order som ska produceras, ett nytt skift som ska provas under en säsong eller en period där ni ännu inte vet om arbetet blir kvar. Eftersom lagen inte kräver något skäl är formen lätt att använda, men den är inte tänkt att bära arbete som finns kvar år efter år. Ställ frågan rakt: kommer uppgiften finnas om ett år? Blir svaret ja och personen fungerar, vinner ni sällan något på att vänta ut tolv månader. Övergången kommer ändå, och den som vet att en fast anställning är på väg brukar stanna och engagera sig mer än den som räknar dagar.

Tre närliggande former ska hållas isär. Vikariat används när en viss person eller befattning är frånvarande och har en egen gräns: mer än två år i vikariat under en femårsperiod. Säsongsarbete gäller arbete som bara kan utföras under en del av året. Provanställning är ingen visstid utan en prövotid på högst sex månader som övergår i tillsvidare om ingen part lämnar besked före prövotidens utgång. Välj den form som motsvarar verkligheten. Står det särskild visstid i avtalet men arbetet i praktiken är ett vikariat, eller tvärtom, blir avtalet svårt att försvara om det prövas. Kontrollera också ett eventuellt kollektivavtal, eftersom lagen tillåter att kollektivavtal avviker från reglerna om tidsbegränsade anställningar och övergång.

Så räknas tolv månader – tre regler som ofta missas

Huvudregeln i 5 a § LAS är att anställningen övergår till tillsvidare när den anställde haft särskild visstid hos er i sammanlagt mer än tolv månader under en femårsperiod. Sammanlagt betyder att alla perioder läggs ihop, oavsett uppehåll. Fyra somrar om tre månader vardera blir tolv månader, och en femte sommar passerar gränsen. Därtill finns en kedjeregel. Om tidsbegränsade anställningar följer på varandra, vilket de gör när nästa anställning tillträds inom sex månader från den föregående anställningens slutdag, räknas tiden i särskild visstid under hela kedjan, även om den sträcker sig längre bakåt än fem år. Vikariat och säsongsarbete i kedjan bryter den inte, men det är bara tiden i särskild visstid som räknas mot tolv månader.

Den tredje regeln drabbar framför allt verksamheter som anställer per arbetspass. Har samma person haft tre eller fler särskilda visstidsanställningar hos er under en och samma kalendermånad räknas även tiden mellan anställningarna som anställningstid i särskild visstid (3 § LAS). Tre pass utspridda över en månad kan alltså ge anställningstid för hela sträckan mellan första och sista passet. Vid byte mellan bolag i samma koncern kan tiden i det tidigare bolaget dessutom få tillgodoräknas. Därför räcker inte magkänslan. Räkna i kalenderdagar, period för period, med datum hämtade ur lönesystemet, och gör avstämningen innan ni erbjuder en ny period snarare än efteråt.

Dokumentation, besked och företrädesrätt

Den anställde har rätt att begära skriftlig information om sin sammanlagda anställningstid. Den som är tidsbegränsat anställd kan dessutom begära uppgift om alla anställningar som har betydelse för övergångsregeln, med anställningsform, tillträdesdag och slutdag för var och en. Informationen ska lämnas inom tre veckor från begäran enligt 6 g § LAS. Det är enkelt när varje period har ett eget skriftligt avtal med rätt form och datum, och mödosamt när passen bokats i sms. Märk varje period med anställningsform i lönesystemet och spara avtalen. Är ni bundna av kollektivavtal ska ni också snarast underrätta den lokala fackliga organisationen när ni anställer tidsbegränsat för arbete som avtalet omfattar, om anställningen är längre än en månad (28 § LAS).

När en särskild visstid inte ska förlängas kan ni behöva lämna skriftligt besked minst en månad före slutdagen. Skyldigheten gäller om personen varit anställd hos er mer än tolv månader under de senaste tre åren eller mer än nio månader i särskild visstid under samma tid (15 § LAS). Samma tidsgränser styr företrädesrätten till återanställning när anställningen inte förlängs på grund av arbetsbrist, och nio månader i särskild visstid ger företräde till en ny sådan anställning. Det här är skälet till att avtalen behöver se likadana ut varje gång. Taleas gratis mall skriver in anställningsformen, från- och till-datum och upplysningen om tolvmånadersgränsen automatiskt när du väljer särskild visstid, så att varje period blir dokumenterad på samma sätt.