Vikariatsavtal – vem ersätts, när upphör det och när blir det fast

Skriv in vem som ersätts, varför och när det slutar

Det som skiljer ett vikariat från en särskild visstidsanställning är kopplingen till en frånvarande arbetstagare. Lagen kräver att informationen anger att anställningen avser vikariat och vilken slutdag eller vilka förutsättningar som gäller för att den ska upphöra. Namnet på den som ersätts står inte uttryckligen i lagtexten, men det är det enklaste sättet att visa att vikariebehovet är verkligt, och frånvaroskälet gör bilden komplett. Skriv till exempel att vikarien ersätter en namngiven medarbetare under dennes föräldraledighet. Lagen säger också uttryckligen att vikariat inte får användas för att kringgå regeln om tätt återkommande särskilda visstidsanställningar. Är den ordinarie bara delvis ledig, till exempel på halvtid, bör vikariatets sysselsättningsgrad spegla det.

För slutpunkten finns två vägar som gärna kombineras. Ett fast slutdatum ger förutsägbarhet men blir fel om frånvaron förlängs eller avbryts. Formuleringen ”så länge frånvaron varar” följer behovet men lämnar vikarien utan datum. Kombinationen löser båda: vikariatet gäller under den ordinaries frånvaro, dock längst till och med ett visst datum, och upphör dessförinnan om den ordinarie återgår i tjänst. Utan en sådan skrivning löper en tidsbegränsad anställning som huvudregel till den avtalade tiden, även om den ordinarie kommer tillbaka tidigare, eftersom den inte kan sägas upp om det inte har avtalats. Taleas mall bygger klausulen på just det sättet och skriver dessutom in en upplysning om när ett vikariat övergår i tillsvidareanställning.

När vikariatet övergår i en tillsvidareanställning

Efter LAS-reformen hösten 2022 ligger regeln för vikariat kvar på två år: har arbetstagaren varit anställd hos er som vikarie i sammanlagt mer än två år under en femårsperiod övergår vikariatet automatiskt i en tillsvidareanställning. All tid som vikarie räknas ihop, även när vikariaten avsett olika personer, olika avdelningar eller haft uppehåll emellan. Tid i koncernbolag kan räknas med när personen gått direkt mellan bolagen. Vikariatstiden räknas inte in i tolvmånadersgränsen för särskild visstidsanställning, men den kan hålla ihop en kedja av tidsbegränsade anställningar som gör att tid i särskild visstid räknas utan femårsgräns. För en arbetstagare som fyllt 69 år sker ingen övergång.

Den som har många vikarier i omlopp, vilket är vanligt inom skola, omsorg, handel och industri med skiftgång, behöver en egen förteckning per person med varje anställnings form, första och sista dag. En tidsbegränsat anställd har rätt att på begäran få en skriftlig sammanställning av alla anställningar som har betydelse för övergångsreglerna, och den ska lämnas inom tre veckor. Märker ni att samma person återkommer i vikariat år efter år är det ofta ett tecken på ett varaktigt behov, och då kan en tillsvidareanställning vara den tydligare lösningen. Tidsbegränsat anställda ska också informeras om lediga tillsvidare- och provanställningar hos er, vilket räcker att göra på ett ställe där alla kan se det.

Besked och facket när vikariatet tar slut

Ett vikariat upphör utan uppsägning vid den avtalade tidpunkten, men lagen kräver ofta ett besked. Enligt 15 § ska en tidsbegränsat anställd som inte får fortsatt anställning få besked minst en månad innan anställningen tar slut, om personen vid slutet varit anställd hos er i sammanlagt mer än tolv månader under de senaste tre åren. Är anställningen så kort att en månads varsel inte går att ge ska beskedet i stället lämnas när anställningen börjar. Beskedet ska vara skriftligt, lämnas personligen eller i rekommenderat brev och innehålla vad den anställde behöver göra för att angripa det samt om hen har företrädesrätt till återanställning och om den kräver anmälan.

Samtidigt med beskedet ska den lokala fackliga organisation som vikarien tillhör varslas, och både vikarien och facket kan begära överläggning. Är företaget bundet av kollektivavtal ska ni dessutom snarast underrätta den lokala fackliga organisationen när ni anställer en vikarie för längre tid än en månad. Upphör vikariatet på grund av arbetsbrist och har personen tillräcklig anställningstid kan hen ha företrädesrätt till återanställning i upp till nio månader efter att anställningen tog slut. Kollektivavtal kan avvika från flera av reglerna, så läs ert avtal. Ett alternativ vid kortare frånvaro är att hyra in, eftersom personalen då är anställd hos Talea och varken vikariatsavtal eller besked behöver skrivas.