Rekryteringsprocessen steg för steg: från behov till första arbetsdag

Steg 1–2: behovsanalys och kravprofil

Innan någon skriver en annons behöver ni veta varför tjänsten ska tillsättas. Har en person slutat, är det inte säkert att samma roll ska ersättas rakt av; kanske kan uppgifterna fördelas om, eller så har verksamheten vuxit åt ett annat håll. Skriv ner vad personen ska åstadkomma under det första halvåret, vem hen rapporterar till, vilka arbetstider som gäller och vilken anställningsform ni tänker er. Kontrollera också om någon har företrädesrätt till återanställning. Enligt 25 § lagen om anställningsskydd har den som sagts upp på grund av arbetsbrist och varit anställd sammanlagt mer än tolv månader under de senaste tre åren företräde till ny anställning i verksamheten, om hen har tillräckliga kvalifikationer. För särskild visstid och säsongsanställning gäller andra tidsgränser. Rätten gäller från uppsägningen tills nio månader har gått från att anställningen upphörde, och den som fått besked om företrädesrätt behöver ha anmält anspråk på den. Att hoppa över den kontrollen är ett av de dyraste misstagen en arbetsgivare kan göra i en rekrytering.

Kravprofilen översätter behovet till bedömbara krav. Dela upp den i skallkrav, som varje sökande måste uppfylla, och meriter, som stärker en ansökan utan att vara avgörande. Personliga egenskaper skrivs som beteenden i arbetet, till exempel att personen säger ifrån när en instruktion är otydlig, i stället för ord som driven eller social. Bestäm redan nu hur varje krav ska prövas: genom ansökan, intervjufrågor, arbetsprov eller referenser. Diskrimineringsombudsmannen pekar på att omotiverade krav i platsannonser, som körkort eller flytande svenska när arbetet inte kräver det, kan utestänga sökande och leda till diskriminering. Går ett krav inte att koppla till en arbetsuppgift ska det bort. Den som vill fördjupa sig i hur skallkrav och meriter formuleras kan läsa vår separata guide om kravprofilen.

Steg 3–6: annons, urval, intervju och referenser

Annonsen ska beskriva arbetet så konkret att fel personer avstår och rätt personer känner igen sig. Publicera i Platsbanken, som är kostnadsfri för arbetsgivare, och komplettera med kanaler där just er målgrupp finns: branschnätverk, yrkesutbildningar, LinkedIn eller rekommendationer från egna medarbetare. DO råder arbetsgivare att som huvudregel annonsera lediga tjänster, eftersom rekrytering enbart via nätverk tenderar att ge fler av samma sorts personer. Ange sista ansökningsdag och informera i annonsen om hur ni hanterar de sökandes personuppgifter. När ansökningstiden gått ut gallrar ni först på skallkraven och därefter på meriterna. Låt gärna två personer göra urvalet var för sig och jämföra, och anteckna kort varför en sökande gick vidare eller inte. Anteckningen behöver inte vara lång, men den ska gå att förstå för någon som inte var med när urvalet gjordes.

Intervjua med samma huvudfrågor till alla kandidater och bedöm svaren mot en skala ni bestämt i förväg; det gör intervjuerna jämförbara och bedömningen försvarbar. Frågor om graviditet, familjeplaner, religion eller annat som saknar koppling till arbetet hör inte hemma i ett anställningssamtal. Arbetsprov och tester ska mäta något som arbetet faktiskt kräver. Referenser tas sent, med kandidatens vetskap och helst med personer kandidaten själv föreslagit. Bakgrundskontroller utöver det ska vara motiverade av tjänsten. Enligt Integritetsskyddsmyndigheten ska ansökningar, intervjuanteckningar och referensuppgifter raderas när rekryteringen är klar, men de får sparas under den period då en sökande kan gå vidare rättsligt med beslutet. Bestäm en gallringstid innan ni börjar, så slipper ni både spara för länge och radera underlag ni kan behöva om ett beslut ifrågasätts.

Steg 7–9: erbjudande, avtal och introduktion

Ring den kandidat ni valt och lämna erbjudandet muntligt med de viktigaste villkoren: lön, tillträdesdag, anställningsform, eventuell provanställning, arbetstid och vilket kollektivavtal som gäller. Var medveten om att ett muntligt erbjudande som accepteras kan vara bindande, så lova ingenting som inte är klart internt. Bekräfta sedan skriftligt och skicka anställningsavtalet. En provanställning får enligt 6 § lagen om anställningsskydd vara i högst sex månader. Oavsett avtalets form ska arbetstagaren ha skriftlig information om villkoren, och de mest grundläggande uppgifterna, som parter, arbetsplats, befattning, anställningsform, lön och arbetstid, ska lämnas senast den sjunde kalenderdagen efter att arbetet börjat. Hör av er till övriga intervjuade kandidater innan de hör talas om beslutet från annat håll. Ett kort samtal med dem som kom långt i processen ger ett betydligt bättre intryck än ett standardmejl.

Introduktionen avgör om rekryteringen håller. Förbered arbetsplats, utrustning, behörigheter och en handledare innan första dagen, och lägg in avstämningar efter första veckan, första månaden och före provanställningens slut. De vanligaste misstagen vi ser i rekryteringar är en kravprofil som skrivs efter att annonsen redan publicerats, intervjuer där varje kandidat får olika frågor, referenser som tas på den kandidat man redan bestämt sig för och ett erbjudande som dröjer så länge att den bästa kandidaten hunnit tacka ja till något annat. Ett femte är att glömma de sökande som inte gick vidare. Vill ni lämna över arbetet tar Talea Work hand om hela rekryteringen i Göteborg och Stockholm, från kravprofil till färdigt avtal, och ni anställer personen själva. Behöver ni någon på plats innan tillträdet kan en av våra anställda täcka upp under tiden.