Ta referenser: kandidatens vetskap, GDPR, frågorna och dokumentationen

Före samtalet: vetskap, rättslig grund och val av referenser

Referenstagning är behandling av personuppgifter, både om kandidaten och om referenspersonen, och dataskyddsförordningen gäller fullt ut. Många arbetsgivare ber om samtycke, men IMY framhåller att samtycke sällan kan anses frivilligt när det lämnas till en arbetsgivare. Den rättsliga grunden är därför i regel berättigat intresse: ni har ett legitimt behov av att kontrollera uppgifter som har betydelse för anställningsbeslutet. Det tar inte bort skyldigheten att informera. Säg tydligt att referenser kommer att tas, vilka ni tänker kontakta och vad uppgifterna ska användas till, och ge kandidaten möjlighet att säga till om något. Ett uttryckligt godkännande från kandidaten innan varje samtal är ändå god praxis. Det handlar inte om juridisk grund, utan om att kandidaten inte ska få veta av en tidigare chef att ni ringt.

Välj referenser som har sett kandidaten arbeta i en liknande roll, helst som närmaste chef. En kollega kan ge en bra bild av samarbete men sällan av prestation och ansvar. Två eller tre referenser räcker oftast, gärna från olika arbetsgivare. Så kallade bakdörrsreferenser, alltså personer kandidaten inte har uppgett, är en vanlig men tveksam praxis. Kandidaten har ingen möjlighet att förklara sammanhanget, referenspersonen kan ha egna motiv och ni riskerar att samla uppgifter som kandidaten inte informerats om. Vill ni tala med någon mer, till exempel en tidigare chef som saknas på listan, fråga kandidaten först och lyssna på förklaringen. Att en kandidat inte vill att nuvarande arbetsgivare kontaktas innan ett erbjudande finns är däremot helt normalt och säger ingenting om personen.

Samtalet: frågor som ger mer än artigheter

Presentera dig, berätta vilken tjänst det gäller och att kandidaten vet om samtalet. Börja med att bekräfta fakta: hur ni känner varandra, under vilken period ni arbetade ihop och vad kandidaten hade för uppgifter. Stämmer inte uppgifterna med cv:t har du redan fått värdefull information. Gå sedan igenom kravprofilens viktigaste kompetenser och be om exempel, på samma sätt som i intervjun. Hur agerade personen när arbetet blev stressigt? Hur tog hen emot instruktioner och kritik? Hur var närvaron och punktligheten? Vilka arbetsuppgifter skötte hen självständigt och vilka krävde stöd? Fråga också vad personen skulle behöva utveckla, och formulera det neutralt, till exempel vad du som chef lade mest tid på att stötta hen i. Avsluta med frågan om referensen skulle anställa personen igen, och lyssna på tvekan lika mycket som på svaret.

Referenser är sällan negativa rakt ut, så följ upp allmänt beröm med en fråga om ett konkret tillfälle. Ett svar som att kandidaten var jättetrevlig och alla gillade hen säger ingenting om yrkeskunnande. Pröva särskilt de kompetenser där intervjun lämnade frågetecken. Håll dig till arbetet. Frågor om hälsa, sjukskrivningar, familjesituation, religion, facklig tillhörighet eller annat som rör diskrimineringsgrunderna ska inte ställas till en referens heller, och uppgifter om sådant ska inte antecknas om referensen själv tar upp dem. Säg vänligt att det inte ingår i bedömningen och styr tillbaka samtalet. Tänk också på att en referens berättar om sin egen upplevelse. Väg uppgifterna mot intervju, arbetsprov och övriga referenser, och låt aldrig ett enskilt samtal fälla avgörandet utan att ha gett kandidaten möjlighet att bemöta det.

Dokumentation, gallring och när referenser saknas

Anteckna under samtalet i samma mall för alla kandidater: referensens namn, relation och period, frågorna och en saklig sammanfattning av svaren. Skriv vad som sades, inte dina slutsatser om personen, och skriv som om kandidaten kommer att läsa texten. Enligt dataskyddsförordningen har kandidaten rätt att begära ut de personuppgifter ni behandlar om hen, och det kan omfatta anteckningar från referenssamtal. Förvara anteckningarna så att bara de som deltar i rekryteringen kan läsa dem, inte i en delad inkorg eller i ett chattmeddelande. När rekryteringen är avslutad ska uppgifterna raderas. Enligt IMY får ni spara dem så länge en sökande kan vidta rättsliga åtgärder med anledning av beslutet, men inte längre än så. Bestäm en gallringstid i er rutin och följ den, även för den kandidat som fick jobbet.

Alla har inte referenser att lämna. Det gäller den som söker sitt första jobb, den som nyligen kommit till Sverige, den som drivit eget företag eller den som slutat efter en konflikt. Frånvaron av referenser är inte i sig ett skäl att välja bort någon. Fråga efter andra underlag: tjänstgöringsintyg och betyg, en lärare eller handledare från utbildning eller praktik, en uppdragsgivare eller en föreningsledare. Ett arbetsprov säger ofta mer än ett telefonsamtal. Provanställningen på högst sex månader enligt lagen om anställningsskydd är till för att pröva hur personen fungerar i verkligheten. Talea Work tar referenser och sköter hela rekryteringen åt arbetsgivare i Göteborg och Stockholm, och vill ni se någon i arbete först kan ni hyra in en av våra anställda innan ni fattar beslut om anställning.