Intervjufrågor att ställa – och frågor att låta bli

Förberedelsen: frågebank och bedömningsmall

En strukturerad intervju betyder att alla kandidater får samma huvudfrågor i samma ordning, att följdfrågorna är fria men syftar till samma sak och att svaren bedöms mot förutbestämda kriterier. Det låter stelt men är det inte i praktiken. Samtalet kan vara lika avslappnat som vanligt; skillnaden är att du efteråt kan jämföra kandidaterna på riktigt, i stället för att minnas vem som var trevligast. Utgå från kravprofilens tre eller fyra viktigaste kompetenser och skriv två frågor per kompetens, plus några frågor om erfarenhet och praktiska förutsättningar som arbetstider och tillträde. Det räcker till en intervju på fyrtiofem minuter till en timme. Bestäm vem som ställer vilka frågor och vem som antecknar. Två intervjuare är bättre än en, eftersom de ser olika saker och håller varandra fokuserade på kraven i stället för på magkänslan.

Bedömningsmallen är ett enkelt dokument med en rad per kompetens och en skala, till exempel från ett till fyra. För varje steg på skalan skriver du i förväg vad ett svar på den nivån innehåller. En etta kan vara att kandidaten inte ger något eget exempel, en fyra att hen beskriver ett konkret agerande, förklarar varför och kan redogöra för resultatet och vad hen lärde sig. Varje intervjuare sätter sina betyg direkt efter intervjun och innan ni pratar med varandra, och skriver en kort motivering med stöd i vad kandidaten faktiskt sa. Först därefter jämför ni. Samma mall följer sedan med till referenstagningen, där du kan pröva de kompetenser som var svårast att bedöma. Mallen och anteckningarna är också ert underlag om ett beslut ifrågasätts, så skriv dem sakligt och spara dem enligt er gallringsrutin.

Kompetensbaserade frågor och STAR i praktiken

En kompetensbaserad fråga börjar ofta med berätta om en gång när. För samarbete kan du fråga om en situation där kandidaten och en kollega var oense om hur ett arbete skulle göras. För säkerhetsmedvetande: berätta om ett tillfälle då du avbröt eller ifrågasatte något som inte kändes säkert. För problemlösning: beskriv ett fel eller stopp du själv löste, och hur du gick till väga. För kundbemötande: berätta om en kund som var missnöjd med något du ansvarade för. För ansvarstagande: berätta om ett misstag du gjorde i jobbet och vad som hände sedan. Frågorna fungerar för både yrkesarbetare och tjänstemän, så länge exemplen hämtas ur verkligt arbete. Den som saknar yrkeserfarenhet kan hämta exempel från skola, föreningsliv eller tidigare jobb i andra branscher, och det är ett fullgott svar.

STAR är ett stöd för följdfrågorna. Situation: var var du och vad pågick? Uppgift: vad var ditt ansvar? Handling: vad gjorde du, konkret och i vilken ordning? Resultat: hur slutade det och vad skulle du göra annorlunda i dag? Lägg mest tid på handlingen. Kandidater berättar gärna vad laget gjorde, så fråga vänligt men envist vad hen själv gjorde. Ett svar som stannar på en allmän nivå, som att jag alltid brukar lösa sådant, är en signal om att följa upp med ett specifikt exempel. Komplettera gärna med ett par situationsfrågor om vad kandidaten skulle göra i ett typiskt läge hos er, och med ett kort arbetsprov om momentet är centralt för tjänsten. Tänk på att alla ska få samma möjlighet att visa sin kompetens, även den som är nervös eller har svenska som andraspråk, så formulera frågorna enkelt.

Frågor du inte ska ställa, och vad du kan fråga i stället

Diskrimineringslagen skyddar den som söker arbete mot diskriminering som har samband med kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Lagen räknar inte upp förbjudna frågor, men den förbjuder att sådana omständigheter påverkar beslutet. Frågar du om graviditet, barnplaner, vem som hämtar på förskolan, trosuppfattning, partner, ursprung eller hälsa utan koppling till arbetet har du fått information som inte får användas, och frågan i sig kan tala emot dig om beslutet prövas. DO rekommenderar att intervjufrågorna håller sig till det som är relevant för arbetet. Föräldraledighetslagen förbjuder dessutom arbetsgivare att missgynna en arbetssökande av skäl som har samband med föräldraledighet. Undvik också frågor om facklig tillhörighet och om tidigare sjukfrånvaro, eftersom de rör uppgifter som inte har med bedömningen att göra.

Det du behöver veta går nästan alltid att fråga om utan att gå omvägen via privatlivet. I stället för att fråga om barn frågar du om kandidaten kan arbeta de tider tjänsten kräver, till exempel skift eller helger. I stället för frågor om hälsa beskriver du de fysiska momenten och frågar om det finns något som hindrar hen från att utföra dem. I stället för ursprung frågar du om de språkfärdigheter arbetet kräver. EU:s lönetransparensdirektiv innebär att frågor om nuvarande lön ska bort när det genomförts i svensk lag, så kontrollera vad som gäller och fråga hellre om löneanspråk. Vill ni ha hjälp med intervjuerna kan Talea Work sköta rekryteringen åt er i Göteborg och Stockholm, med strukturerade intervjuer och dokumenterad bedömning av varje kandidat.