Så skriver du en kravprofil som går att rekrytera mot

Utgå från arbetsveckan, inte från drömkandidaten

Den vanligaste kravprofilen är en lista med önskemål som skrivits utifrån den person som slutade, eller utifrån en tänkt idealkandidat som inte finns. Börja i stället med att lista de fem till åtta arbetsmoment som fyller en normal vecka i tjänsten. Fråga den som gör jobbet i dag och närmaste chef, inte bara ledningen. För varje moment skriver du vad personen behöver kunna för att utföra det, och vad som händer om det görs fel. Är konsekvensen en arbetsolycka, en förlorad kund eller ett felaktigt lönebesked har du hittat ett troligt skallkrav. Är konsekvensen att arbetet går lite långsammare de första veckorna rör det sig snarare om en merit eller något som kan läras på plats. Lägg även till ramarna runt arbetet: arbetstider, resor, fysiska moment, hur självständigt arbetet är och hur stort laget är.

Skilj sedan på vad personen måste klara första dagen och vad hen kan lära sig under provanställningen. Arbetsförmedlingen ger arbetsgivare rådet att skilja absoluta krav från sådant som går att lära upp, eftersom det breddar urvalet till personer med utvecklingspotential. Behörigheter som krävs enligt regelverk för arbetet, som vissa förarbevis, certifikat eller legitimationer, är självklara skallkrav om arbetet inte får utföras utan dem. Kunskap om ett visst affärssystem, en viss maskinmodell eller era interna rutiner är sällan det, eftersom sådant går att lära in på några veckor. En tumregel är att ett skallkrav ska vara så viktigt att du hellre låter tjänsten stå tom en månad till än anställer någon som saknar det. Håller kravet inte för den prövningen hör det hemma bland meriterna, eller inte alls i profilen.

Skallkrav, meriter och kompetenser – så fyller du i profilen

Håll skallkraven få, gärna tre till fem, och formulera dem så att de går att besvara med ja eller nej utifrån ansökan eller ett kort samtal. Meriterna rangordnar du, så att urvalet blir detsamma oavsett vem som läser ansökningarna. Kompetenser och personliga egenskaper är svårast. Ord som stresstålig, noggrann eller social betyder olika saker för olika bedömare och går inte att pröva rättvist. Skriv i stället vad egenskapen syns som i just den här tjänsten. För en fastighetsskötare kan serviceinriktad bli att hen förklarar för en irriterad hyresgäst vad som ska hända och när. För en arbetsledare kan ansvarstagande bli att hen stoppar ett arbetsmoment som inte är säkert, även när tidplanen är pressad. Beteendet blir sedan grunden för dina intervjufrågor, och du vet redan innan intervjun vad ett bra svar innehåller.

Välj ut tre eller fyra kompetenser som verkligen skiljer en bra medarbetare från en godkänd i tjänsten, och beskriv för var och en vad en låg, en godkänd och en hög nivå innebär. Då har du en bedömningsskala att använda både vid urvalet och i intervjuerna, och flera bedömare kan sätta betyg var för sig innan ni jämför. Skriv också en rad om varför varje krav finns. Den raden är mer än ett internt minnesstöd. Enligt diskrimineringslagen är det arbetsgivaren som ska visa att diskriminering inte förekommit, om en sökande kan peka på omständigheter som ger anledning att anta det. En kravprofil med dokumenterade motiveringar, som skrevs innan ansökningarna kom in och som sedan faktiskt användes, är i ett sådant läge ert viktigaste underlag. Spara den tillsammans med rekryteringens övriga dokumentation.

Krav som riskerar att bli diskriminering

Diskrimineringslagen omfattar sju grunder: kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Ett krav som direkt pekar ut en grund är nästan alltid otillåtet. DO har till exempel bedömt att ett krav på att sökande till en assistenttjänst skulle vara minst 20 år var direkt diskriminering, medan kravet på kön i samma annons godtogs med hänsyn till arbetets integritetskänsliga karaktär. Undantaget i lagen gäller när egenskapen är ett verkligt och avgörande yrkeskrav med ett berättigat syfte, och kravet är lämpligt och nödvändigt. Det är en snäv prövning. Var också uppmärksam på formuleringar som signalerar ålder utan att nämna den, som ungt och drivet gäng, och på krav på många års erfarenhet som i praktiken stänger ute yngre sökande utan att arbetet kräver det.

Indirekt diskriminering är det som oftast smyger sig in i kravprofiler, eftersom kravet ser neutralt ut. DO lyfter krav på flytande svenska och krav på körkort som exempel på villkor som kan utestänga sökande när de inte behövs för arbetet. Skriv därför språkkrav som den färdighet arbetet kräver, till exempel att ta emot muntliga instruktioner på svenska, och ställ bara körkortskrav om tjänsten innebär körning. Samma sak gäller fysiska krav: beskriv momentet, till exempel tunga lyft under hela arbetspass, i stället för att kräva god fysik. Kräv inte svensk utbildning när en likvärdig utländsk räcker. Har ni svårt att formulera kraven själva kan Talea Work ta fram kravprofilen och driva rekryteringen för er i Göteborg och Stockholm, och vid tillfälliga behov hyra ut någon av våra anställda under tiden.