Bakgrundskontroll vid anställning: belastningsregister, kreditupplysning och sociala medier

Grundregeln: nödvändigt, proportionerligt och öppet

Bakgrundskontroll är ett samlingsnamn för allt en arbetsgivare gör för att kontrollera uppgifter om en kandidat utöver ansökan och intervju. Rättsligt är det behandling av personuppgifter, och dataskyddsförordningen ställer tre krav. Kontrollen ska ha en rättslig grund, vilket för privata arbetsgivare i regel är berättigat intresse. Den ska vara nödvändig och proportionerlig i förhållande till tjänsten, och IMY skriver att behandlingen aldrig får vara mer ingående eller omfattande än vad som krävs. Och kandidaten ska informeras om vad som kontrolleras och varför. Det mesta en arbetsgivare behöver är okomplicerat: att identiteten stämmer, att utbildning, examina och intyg är äkta, att körkort, certifikat och andra behörigheter som tjänsten kräver finns och gäller, och att tidigare anställningar stämmer med cv:t. Sådant kan du be kandidaten styrka med originalhandlingar.

Anställer ni någon som inte är medborgare i ett EU- eller EES-land eller Schweiz ska ni enligt Migrationsverket kontrollera att personen har rätt att vistas och arbeta i Sverige, spara kopior av handlingarna under hela anställningen och minst tolv månader efter att den upphört, och underrätta Skatteverket. Det är en kontroll lagen kräver och inte något ni kan välja bort. Det som normalt inte är tillåtet är att behandla känsliga personuppgifter, som uppgifter om hälsa, religion, etniskt ursprung, politiska åsikter, sexuell läggning eller facklig tillhörighet, eller uppgifter om lagöverträdelser. Det gäller oavsett varifrån uppgifterna kommer. En dom som hämtats från en domstol eller en söktjänst innehåller uppgifter om lagöverträdelser på samma sätt som ett registerutdrag, och att köpa en färdig bakgrundsrapport flyttar inte ansvaret från er som arbetsgivare.

Belastningsregistret och kreditupplysningen

Polisen lämnar inte ut registerutdrag till privata arbetsgivare. Den enskilde begär sitt utdrag och visar det för arbetsgivaren. I vissa verksamheter finns lagstöd för att kräva det, bland annat skola och förskola, arbete med barn i annan verksamhet, stöd enligt LSS, HVB-hem och, genom en ny lag som gäller sedan 2026, arbete i hemmet åt äldre och personer med funktionsnedsättning. Där finns särskilda utdragstyper som bara visar de brott som är relevanta för arbetet. Utanför de verksamheterna har arbetsgivaren inget lagstöd för att kräva ett utdrag. Polisen påpekar att det inte finns något krav på att utdraget lämnas i oöppnat kuvert, så den enskilde har rätt att läsa det innan arbetsgivaren ser det. Visas ett utdrag frivilligt får du titta på det men inte kopiera eller registrera uppgifterna.

En kreditupplysning om en privatperson får enligt kreditupplysningslagen bara lämnas ut till den som har behov av den på grund av ett kreditavtal eller av liknande anledning, det som i praktiken kallas legitimt behov. Enligt IMY kan en arbetsgivare ha ett sådant behov när den ska anställa någon till en högre tjänst med ekonomiskt ansvar, till exempel en ekonomichef. För en lagerarbetare, en snickare eller en säljare utan ansvar för företagets pengar finns normalt inget sådant behov. Det är kreditupplysningsföretaget som ansvarar för att behovet finns, men ni som beställer ska kunna förklara det. Den som upplysningen gäller får samtidigt och kostnadsfritt ett skriftligt meddelande om vem som begärt den, så en kreditupplysning går aldrig att ta i hemlighet. Berätta därför för kandidaten innan ni beställer, och ta den bara på den slutkandidat ni faktiskt tänker anställa.

Sociala medier, sökmotorer och hur kontrollen genomförs

Att en profil är offentlig betyder inte att arbetsgivaren fritt får använda den. EU:s dataskyddsmyndigheter, i dåvarande Artikel 29-gruppens yttrande om dataskydd i arbetslivet, har uttalat att arbetsgivare bara får granska offentlig information om kandidater när det är nödvändigt och relevant för tjänsten och kandidaterna har informerats, och att det spelar roll om profilen används för yrkesmässiga eller privata syften. En yrkesprofil på LinkedIn ligger alltså närmare det tillåtna än en privat Instagram. Ni får inte kräva inloggning eller vänförfrågan för att se mer. En praktisk risk är dessutom att en sökning visar sådant ni inte får väga in, som religion, sexuell läggning, familjesituation eller hälsa. När ni väl sett det går det inte att glömma. Låt därför gärna någon som inte fattar beslutet göra en avgränsad sökning och bara rapportera sådant som har betydelse för arbetet.

Ordningen spelar roll. Gör kontrollerna sent, på den eller de slutkandidater ni tänker anställa, och bestäm i förväg vad som ska kontrolleras för tjänsten så att alla kandidater till samma roll behandlas lika. Informera skriftligt innan ni börjar. Hittar ni något som talar emot en anställning, låt kandidaten förklara innan beslutet fattas, eftersom uppgifter kan vara felaktiga, gamla eller gälla någon annan med samma namn. Dokumentera vad som kontrollerades och resultatet på en nivå som inte innebär att känsliga uppgifter eller brottsuppgifter sparas, och radera underlaget enligt er gallringsrutin. Kontroller ersätter inte heller en noggrann intervju och referenstagning. Talea Work sköter rekryteringen åt arbetsgivare i Göteborg och Stockholm, med kontroll av behörigheter och referenser anpassad efter vad tjänsten kräver och vad lagen tillåter.