Så attesterar ni tidrapporter för inhyrd personal

Bestäm spelreglerna innan första passet

Det mesta som blir fel i en tidrapport går att förebygga på startmötet. Kom överens om vem hos er som attesterar – helst den som leder arbetet dagligen – och om en ersättare när den personen är ledig. Bestäm ordinarie arbetstider, var arbetsdagen börjar och slutar och hur raster ska läggas. Räknas tiden från grinden, från boden eller från arbetsplatsen uppe på taket? Ingår förflyttning mellan två arbetsplatser under dagen? Sådana frågor låter små, men över en månad och flera personer blir det många timmar som annars ska redas ut i efterhand. Bestäm också vad som gäller för övertid och arbete på obekväm tid, vem som får beställa det och hur det ska synas i rapporten. Skriv ned överenskommelsen i avtalet eller i ett kort mejl, så att ni, vi och den anställda utgår från samma sak.

Raster är den post som oftast skapar frågor. Enligt arbetstidslagen (1982:673) är en rast ett avbrott i arbetsdagen då den anställda inte är skyldig att stanna kvar på arbetsplatsen, och rasterna ska läggas så att ingen arbetar mer än fem timmar i följd. Rasten räknas därför inte som arbetstid. Kan personen inte lämna arbetsplatsen, till exempel för att en process måste övervakas, kan rasten bytas mot måltidsuppehåll vid arbetsplatsen – och då räknas uppehållet in i arbetstiden. Kortare pauser som behövs utöver rasterna räknas också in. Lagen säger att rasternas längd och förläggning ska anges i förväg så noga som omständigheterna medger. Gör det, och låt tidrapporten visa rasten. Då blir attesten enkel, och ingen får en halvtimmes lunch avdragen när hen i själva verket stod kvar vid maskinen.

Vad tidrapporten ska visa – och hur attesten går till

En användbar tidrapport visar för varje dag datum, start- och sluttid, rastens längd, arbetsplats eller projekt och antal arbetade timmar. Övertid och arbete på kvällar, nätter och helger ska synas för sig, eftersom de ersätts enligt kollektivavtalet och ofta faktureras annorlunda än ordinarie tid. Restid, traktamente eller utlägg som ingår i avtalet bör också redovisas separat. Personalliggaren på ett bygge är inte samma sak som en tidrapport. Den ska visa vilka som är på plats, men den är inget löneunderlag, även om in- och utpasseringar kan vara ett bra stöd när en dag ska kontrolleras. Digital stämpling gör rapporten både mer exakt och lättare att granska. När den anställda stämplar in och ut i mobilen syns tiderna direkt, avvikelser kan förklaras samma dag och ingen behöver rekonstruera en hel vecka ur minnet på fredag eftermiddag.

Attestera veckovis. En vecka går att komma ihåg, en månad gör det inte. Kontrollera att dagarna stämmer med det ni vet om närvaron, att rasterna är dragna enligt överenskommelsen och att övertiden är sådan som faktiskt beställts. Ser något konstigt ut, fråga innan ni attesterar i stället för att godkänna först och reklamera senare. Tänk på vad attesten används till: den är underlag för vår faktura till er och för lönen till vår anställda, som är beroende av att timmarna kommer in i tid för att lönen ska bli rätt. Som arbetsgivare ska vi dessutom enligt arbetstidslagen föra anteckningar om övertid, så de uppgifterna behöver stämma. Hos oss attesterar ni timmarna digitalt, vilket gör att underlaget finns samlat på ett ställe och att en fråga om en enskild dag kan tas direkt, i stället för i en mejltråd i slutet av månaden.

När timmarna inte stämmer

Fel uppstår – en glömd utstämpling, en rast som aldrig blev av, en dag som registrerats på fel projekt. Det viktiga är att felet rättas i rapporten och inte bara i ett samtal på plats. Säg till så snart ni ser det, med uppgift om vilken dag det gäller och vad som är rätt. En glömd stämpling rättas med den faktiska tiden och en kort förklaring. Gäller oenigheten något större, till exempel övertid som ingen hos er minns att ha beställt, ta det med oss och inte med den anställda på arbetsplatsen. Den anställda ska inte behöva förhandla om sin lön med den som leder arbetet, och det är vi som arbetsgivare som ska reda ut det. Oftast handlar det om en missad överenskommelse snarare än om fusk, och sådant löses fortast med tiderna och avtalet framför sig.

Upptäcks ett fel först efter att fakturan skickats rättas den i efterhand, och lönen justeras vid en senare lönekörning. Därför är det bättre att vänta en dag med attesten och fråga än att godkänna något ni tvivlar på. Attesterar ingen alls blir både faktura och lön fördröjda, och den som drabbas först är den anställda – utse därför alltid en ersättare. Ser ni ett mönster, som återkommande sena ankomster, långa raster eller timmar som inte går ihop med det ni ser på plats, ta upp det med oss direkt. Det är en fråga för arbetsgivaren, och vi hanterar den med den anställda. Talea Work AB har sedan 2014 hyrt ut personal till byggarbetsplatser, lager och restaurangkök i Göteborgsområdet, där tiderna sällan är desamma varje dag. Ring 070-090 10 52 om ni vill gå igenom hur attesten ska läggas upp hos er.