Sjuklön för arbetsgivare: vad du ska göra genom sjukperioden

Första sjukdagen: rätten till sjuklön och karensavdraget

Sjuklöneperioden börjar den första dag arbetsförmågan är nedsatt och omfattar de följande tretton kalenderdagarna, inklusive lediga dagar. Blir medarbetaren sjuk på en ledig dag räknas första dagen hen skulle ha arbetat som dag ett. Rätten till sjuklön gäller från första anställningsdagen, med ett undantag: är den avtalade anställningstiden kortare än en månad krävs att personen varit anställd i fjorton kalenderdagar i följd. Sjuklön betalas inte för tid innan arbetsgivaren fått sjukanmälan, om inte den anställde var förhindrad att anmäla. Arbetsgivaren behöver heller inte betala ut sjuklönen innan den anställde har lämnat en skriftlig försäkran om sjukdomen och i vilken omfattning arbetsförmågan varit nedsatt. Det är du som arbetsgivare som bedömer om rätten finns, och sjuklön kan betalas för hel eller partiell nedsättning, räknat på ordinarie arbetstid.

Sjuklönen är 80 procent av de anställningsförmåner medarbetaren går miste om. För timavlönade räknas den på de timmar personen skulle ha arbetat enligt schema eller planering. Från sjuklönen dras ett karensavdrag som motsvarar 20 procent av den sjuklön som belöper på en genomsnittlig arbetsvecka. För den som arbetar lika mycket fem dagar i veckan blir det ungefär en dags sjuklön, men vid ojämn arbetstid kan avdraget bli större eller mindre. Börjar en ny sjukperiod inom fem dagar från att den förra slutade räknas den som en fortsättning, och då görs inget nytt karensavdrag. Har medarbetaren fått karensavdrag tio gånger under de senaste tolv månaderna ska inga fler avdrag göras. Kollektivavtal kan ha egna regler för hur sjuklön och karensavdrag beräknas, så kontrollera ert avtal innan lönekörningen.

Dag 8 till dag 21: läkarintyget och anmälan till Försäkringskassan

Från och med den sjunde kalenderdagen efter sjukanmälningsdagen, i praktiken dag åtta, är arbetsgivaren bara skyldig att betala sjuklön om den anställde styrker nedsättningen med intyg från läkare eller tandläkare. Intyget behöver inte ange diagnos, men det ska framgå varför personen inte kan arbeta. Intyg från sjuksköterska räcker inte. Finns det särskilda skäl, till exempel ett mönster av upprepad korttidsfrånvaro, får arbetsgivaren begära läkarintyg från en tidigare dag eller från första dagen i kommande sjukperioder. Begäran ska vara skriftlig och får inte gälla längre än ett år. Regleras frågan i ett kollektivavtal gäller avtalet i stället. Lämnar medarbetaren inte intyget utan godtagbart skäl behöver du inte betala sjuklön för den del av perioden som saknar intyg. Dokumentera begäran och samtalet, eftersom det är underlaget om frågan senare prövas.

Om sjukperioden och anställningen fortsätter efter sjuklöneperiodens fjorton dagar ska arbetsgivaren anmäla sjukfallet till Försäkringskassan inom sju kalenderdagar. Försäkringskassan rekommenderar att anmälan görs på dag 15, och senaste dag är dag 21. Anmälan görs enklast i Försäkringskassans e-tjänst och ska innehålla arbetsgivarens organisationsnummer, den anställdes personnummer och datumet då sjuklöneperioden började. Utan anmälan kan medarbetaren inte ansöka om sjukpenning, så en sen anmälan drabbar i första hand den anställde. Efter dag 14 upphör sjuklönekostnaden, men inte arbetsgivarens ansvar. Väntas sjukfrånvaron pågå i minst 60 dagar ska en plan för återgång i arbete vara klar senast dag 30, och arbetsgivaren ska medverka i rehabiliteringen. Ett kort samtal redan första veckan om möjliga anpassningar gör ofta hela processen enklare.

Kostnaden, skyddet som finns kvar och inhyrd personal

Sjuklönen är avgiftspliktig, så arbetsgivaravgifter tillkommer. Den ger dessutom semesterlön, eftersom sjukfrånvaro upp till 180 dagar under intjänandeåret är semesterlönegrundande. Tidigare kunde arbetsgivare med höga sjuklönekostnader få ersättning automatiskt från Försäkringskassan, men den ersättningen avskaffades den 1 juli 2024. Det som finns kvar är särskilt högriskskydd. Det söker medarbetaren själv, om en sjukdom sannolikt ger många sjukperioder eller en eller flera långa. Beviljas skyddet kan arbetsgivaren ansöka om ersättning för hela sjuklönekostnaden, och ansökan måste komma in inom tolv månader från den månad sjuklönen betalades ut. För medarbetare med högriskskydd på grund av täta sjukperioder görs inget karensavdrag. Be medarbetaren visa det skriftliga beslutet så att lönekörningen blir rätt, och för en egen lista över vilka perioder som omfattas.

För personal som du hyr in från ett bemanningsföretag är det bemanningsföretaget som betalar sjuklönen, eftersom det är där personen är anställd. Försäkringskassan skriver det uttryckligen: den som arbetar hos dig men är anställd av ett annat företag får sjuklön från det företaget. När någon av våra anställda blir sjuk under ett uppdrag hos er sjukanmäler hen sig till oss och meddelar er arbetsledare enligt den rutin vi kommit överens om. Vi betalar sjuklön, hanterar karensavdrag och läkarintyg och sköter anmälan till Försäkringskassan. Ni betalar bara attesterade timmar, så sjukdagarna syns inte på fakturan. Behöver arbetet fortsätta ordnar vi ersättare när det går, ofta inom några dagar för vanliga roller. Ring Talea på 070-090 10 52 om du vill veta hur snabbt vi kan täcka just er roll.