E-handelns toppar – bemanna Black Week och julrusningen
Snabbsvar
E-handelns höstsäsong innehåller flera toppar efter varandra: Singles Day den 11 november, Black Week med Black Friday sista fredagen i november, veckorna fram till sista beställningsdag före jul, mellandagsrean och därefter returvågen i januari — bemanningen bör därför läggas som en kurva över tio till tolv veckor, inte som en enda insats. Nattarbete och förlängda öppettider styrs av arbetstidslagen (1982:673), där huvudregeln är ledighet för nattvila mellan klockan 24 och 05, elva timmars dygnsvila och 36 timmars veckovila. Returvolymen drivs bland annat av den fjortondagars ångerrätt som följer av lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler. Talea Work AB bemannar e-handelslager i Göteborgsområdet med plockare, packare och lagerarbetare. Slå 070-090 10 52 så räknar vi på kurvan och svarar med offert samma dag.
Ring 070-090 10 52 för offert samma dag, eller beskriv behovet i formuläret så ringer vi upp.
Kalendern har fler toppar än ni tror
Många planerar hösten som om det fanns en enda topp: Black Friday. I själva verket ligger Singles Day den 11 november, sedan Black Week med Black Friday sista fredagen i november och Cyber Monday måndagen därpå, sedan ett par intensiva veckor fram till transportörernas sista leveransdag före jul, sedan mellandagsrean och till sist returvågen i januari. Mellan dem finns dalar där ni inte vill betala för en fullstor styrka.
Lägg kurvan vecka för vecka utifrån förra årets orderrader och kolli, justerat för sortimentsförändringar och kampanjplanen. Kom ihåg att inleveranserna toppar innan utleveranserna gör det: godset ska tas emot, packas upp och fyllas på i plockplatserna innan kampanjen släpps, annars står plockarna och letar efter varor som fortfarande står på pall vid kajen.
Bestäm också när upplärningen ska ske. En ny packare är produktiv efter någon dag, en plockare i ett stort sortiment behöver längre. Om alla ska in samtidigt veckan före Black Friday konkurrerar upplärningen med toppen. Bättre är att ta in i två vågor, där den första gruppen är varm och kan hjälpa till att lära upp den andra.
Flaskhalsen flyttar sig under dygnet
I e-handel är det sällan plocket ensamt som sätter taket. Packstationerna är fysiskt begränsade — har ni tolv bord kan tolv personer packa, hur många ni än tar in — och etikettskrivare, emballagepåfyllning och sopcontainrar blir egna stopp när volymen dubblas. Räkna igenom vad varje station klarar per timme innan ni bestämmer antal personer, annars köper ni köer.
Transportörernas hämtningstider styr hela dagen. Allt som ska ut i dag måste vara packat, etiketterat och på rätt lastplats före hämtning, och därför ser bemanningsbehovet ut som en tratt: brett i plocket på morgonen, tungt i packen på eftermiddagen och koncentrerat vid utlastningen sista timmarna. Ett schema med samma antal personer hela dagen ger både övertalighet på morgonen och panik klockan sexton.
Bemanna även det som inte syns i orderstatistiken: påfyllnad från buffertlager till plockplats, hantering av restnoterade och delade order, avvikelser med skadat gods och de kundtjänstärenden som toppen genererar. Det är ofta där den egna personalen dras in, vilket i sin tur tar bort de erfarna från flödet — planera hellre in avlastningen från början.
Nattskift och förlängda öppettider
När dagen inte räcker till förlängs den, och då gäller arbetstidslagen (1982:673). Huvudregeln är att alla arbetstagare ska ha ledigt för nattvila och att tiden mellan klockan 24 och 05 ska ingå i den ledigheten, med undantag när arbetets art eller särskilda förhållanden kräver annat. Dygnsvilan ska vara minst elva sammanhängande timmar och veckovilan minst 36 sammanhängande timmar. Kollektivavtal kan innehålla avvikande regler — men de förhandlas i förväg, inte i efterhand.
Nattarbete kräver mer än ett schema. Arbetsmiljöverkets regler om medicinska kontroller ger nattarbetande rätt till erbjuden medicinsk kontroll, och praktiska frågor som mat, ljus, kollektivtrafik hem och ensamarbete måste vara lösta innan första nattpasset. En person som inte kommer hem klockan halv tre kommer inte tillbaka nästa natt heller.
Väg nattskift mot ett förskjutet tvåskift. För många e-handelslager räcker det med ett tidigt morgonpass och ett kvällspass som täcker fram till sista hämtning, och det är betydligt lättare att bemanna, billigare i OB och skonsammare för både personal och kvalitet än ett fullt nattskift genom hela december.
Returvågen är inte över när julen är det
Vid distansköp har konsumenten som huvudregel fjorton dagars ångerrätt enligt lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler, och många e-handlare erbjuder längre returrätt än så under julhandeln. Effekten är förutsägbar: allt som köptes i slutet av november och i december kommer tillbaka i januari, precis när extrapersonalen har skickats hem.
Returhantering är dessutom mer arbetsintensiv per kolli än utleverans. Paketet ska öppnas, varan besiktigas och bedömas, eventuellt rengöras och ompackas, läggas tillbaka på rätt plockplats och krediteras i systemet. Att låta två eller tre personer stanna kvar två till tre veckor extra på returflödet kostar mindre än en backlog som blockerar lagerytan och gör att artiklar inte går att sälja i januari.
Så lägger vi upp bemanningen med er
Talea Work AB startade 2014 och arbetar med bemanning och rekrytering från Göteborg. Vi har kollektivavtal och bär anställningen: lön, semesterersättning, sociala avgifter, pension och försäkringar. Arbetsledningen och arbetsmiljön på arbetsstället är er del. Truckbehörigheter och andra krav är avstämda innan någon börjar hos er, och de som kommer ut är våra egna anställda lagermedarbetare, som vi känner från tidigare uppdrag hos våra kunder.
Två saker ur lagen (2012:854) om uthyrning av arbetstagare är värda att känna till: inhyrda ska ha tillgång till era gemensamma anläggningar och inrättningar på samma villkor som era egna anställda, och ni ska informera inhyrda om lediga tillsvidareanställningar och provanställningar hos er. Det sista är faktiskt en fördel under en topp — en säsong är ett långt arbetsprov, och flera av våra konsulter blir anställda av kunden efteråt. Ring 070-090 10 52 med volymkurvan och veckorna så får ni en offert samma dag.
Vanliga frågor
Vad kostar det att hyra in personal till Black Week och julrusningen?
Vi prissätter per roll och per pass. Plock på dagtid under vecka 46 och nattpåfyllning veckan före jul kostar inte lika mycket, och ett åtagande över hela höstkurvan prissätts annorlunda än enstaka dagar. Ni betalar bara attesterade timmar, och hela arbetsgivarkostnaden är redan inbakad i timkostnaden. Vi tar inte ut något för att lägga upp uppdraget och lägger inga tillägg ni inte sett i förväg. Skicka volymkurvan och veckorna, eller slå 070-090 10 52, så räknar vi och svarar samma dag.
När ska vi boka extrapersonal inför hösttoppen?
Helst i september eller tidig oktober, så att första gruppen hinner läras upp innan Singles Day och Black Week. Då kan vi också matcha på erfarenhet från liknande flöden i stället för att ta det som råkar vara ledigt i november. Vid akuta behov löser vi ofta bemanning inom några dagar, men färre av våra medarbetare är lediga mitt i högsäsongen.
Hur många behöver vi ta in?
Räkna om förra årets orderrader och kolli till timmar per vecka med den plockprestation ni faktiskt mäter, och stäm sedan av mot vad packstationerna klarar per timme. Det är ofta packen, inte plocket, som sätter taket. Beskriv volymen och antalet stationer för oss så hjälper vi till att räkna om den till personer per pass.
Får vi köra nattskift under december?
Ja, men arbetstidslagen (1982:673) har som huvudregel att arbetstagare ska ha ledigt för nattvila mellan klockan 24 och 05, med undantag när arbetets art kräver annat, och kollektivavtal kan innehålla avvikande regler. Elva timmars dygnsvila och 36 timmars veckovila gäller. Nattarbetande har dessutom rätt till erbjuden medicinsk kontroll enligt Arbetsmiljöverkets regler.
Ska vi bemanna returhanteringen separat?
Ja, och den missas nästan alltid. Ångerrätten vid distansköp är enligt lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler normalt fjorton dagar, och med förlängd julreturrätt landar volymen i januari. Låt några personer stanna kvar två till tre veckor efter toppen, annars blockerar returberget lagerytan just när ni ska sälja i lågsäsong.
Hur lång upplärning behöver en inhyrd plockare?
Packning sitter ofta efter en dag, medan plock i ett stort sortiment med handskanner eller pick-by-voice tar några dagar innan takten är uppe. Ta därför in i två vågor, så att den första gruppen kan avlasta upplärningen av den andra. Planera också in vem som lär upp och avlasta den personen från sina ordinarie mål under dagarna.
Kan vi anställa säsongspersonalen efter julen?
Ja, och det händer ofta. Vi lägger upp det som hyrköp där villkoren för övertagandet är reglerade i avtalet från början. Kom också ihåg att ni enligt lagen (2012:854) om uthyrning av arbetstagare ska informera inhyrda om lediga tillsvidareanställningar och provanställningar hos er.
Läs vidare
Alla guider för arbetsgivare · Alla tjänster för arbetsgivare
Behöver ni personal i Göteborg?
Beskriv rollen, arbetsplatsen och perioden så får ni en offert samma dag. Personalen är anställd hos oss — kollektivavtal, försäkringar och arbetsgivaransvar ligger hos Talea. Ring 070-090 10 52.