Mäss- och eventbemanning i Stockholm – Stockholmsmässan, arenor och rivning

Kontoret ligger vid mässan – så ser en mässvecka ut

Taleas Stockholmskontor på Varuvägen 9 ligger i Älvsjö företagspark, på gångavstånd från Stockholmsmässan. Mässan har omkring 70 000 kvadratmeter utställningsyta och ett stort antal konferensrum, och kalendern blandar fackmässor och publikmässor som Formex och Nordbygg med internationella kongresser. Varje evenemang har samma grundrytm: flera dagars uppbyggnad där montrar, golv, belysning och produkter ska in, några intensiva dagar med öppet och sedan en rivning som ska gå fort. Enligt mässans generella regler är hallarna normalt öppna för inflyttningsarbete mellan sju och tjugo, all byggnation och trucktransport ska vara klar klockan sexton dagen före öppning och utflytten kan i regel pågå till midnatt första kvällen. Tiderna skiljer sig mellan evenemang, så utgå alltid från det som står i utställarportalen eller hos arrangören.

Mycket av bemanningsbehovet vid en mässa uppstår hos dem som bygger och ställer ut. En monterbyggare behöver bärhjälp och händer till montage när flera montrar ska stå klara samtidigt, en utställare med tunga produkter behöver folk som packar upp och ställer i ordning, och efter sista mässdagen ska allt demonteras, packas och märkas för transport på några timmar. Rivningen är ofta mest kritisk, eftersom material som lämnas kvar i montern efter evenemanget räknas som avfall och hanteringen faktureras utställaren. Beställ gärna bygg och riv som ett sammanhållet uppdrag med samma personer, så behöver ingen läras upp mitt i natten. Bärhjälp och montagehjälp brukar vi kunna ordna inom några dagar, och vad som är möjligt för just ert evenemang får ni veta samma dag. Ange datum, tider och vem som leder arbetet i montern.

Stockholmsmässans regler som påverkar personalen

Stockholmsmässan publicerar generella regler för utställare och arrangörer, och i den version vi utgått från styr flera av dem direkt hur ni planerar personalen. Utställaren eller arrangören ansvarar för byggledning och för att arbetsmiljöreglerna följs i montern, eller utser en byggansvarig som gör det. Under uppbyggnad och rivning betraktas hallarna som byggarbetsplats: skyddsskor med tåhätta, minst skyddsklass S1, ska användas där truckar kör, personer under 16 år får inte vistas i hallarna och alkohol är förbjuden under in- och utflytt. Podier, scener och bryggor som är högre än 60 centimeter ska ha räcken på 110 centimeter, och såg- och slipmaskiner ska vara kopplade till spånsug. Säg till om era egna regler går längre än så, till exempel krav på hjälm eller varselväst, så ser vi till att våra medarbetare har rätt utrustning med sig.

Vissa arbeten kräver tillstånd i förväg. Brandfarliga arbeten som svetsning, lödning, skärning, rondellarbete och öppen låga får bara påbörjas med skriftligt tillstånd från Stockholmsmässan, och ansökan ska enligt reglerna lämnas senast sex veckor före eventet. Egna fordon och arbetsmaskiner får inte köras in i hallarna utan särskilt tillstånd, och logistik och truckar inom anläggningen hör till de tjänster där mässan eller dess leverantörer har ensamrätt. En inhyrd person i er monter kör därför normalt inte truck i hallen, även med giltigt utbildningsbevis. Behövs lift eller annan arbetsmaskin för montaget ska det stämmas av med mässans eventservice, och den som kör ska ha utbildning och skriftligt tillstånd från den som leder arbetet. Reglerna uppdateras, så kontrollera den version som gäller för ert evenemang.

Arenor och egna event – servering, garderob och städ

Utanför mässhallarna ser bemanningen annorlunda ut. Stockholm har flera stora arenor, med Strawberry Arena i Solna och Avicii Arena, 3Arena och Hovet i Globenområdet i Johanneshov, och konserter, matcher och galor ger toppar där scen, publikytor och logistik ska byggas upp och rivas på kort tid. Stora anläggningar kan ha egna avtal för mat och dryck, garderob, städning och säkerhet, på samma sätt som Stockholmsmässan har ensamrätt på restaurang, catering, garderob och städning i sina lokaler. Innan ni beställer servering, garderob eller städ till ett event behöver ni därför veta om ni får ta in egen personal i lokalen eller om arbetet ska gå genom anläggningens leverantör. Vid egna event i hyrda lokaler, på företagsområden eller utomhus är det oftare ni som arrangör som bemannar alla delar själva.

Servering av alkohol vid ett event kräver serveringstillstånd, och på Stockholmsmässan sker all utskänkning genom anläggningens restauratör, utan servering före klockan elva eller till personer under 18 år. I garderoben handlar bemanningen om att ta emot stora flöden på kort tid vid insläpp och hemgång, med rutiner för nummerlappar, värdesaker och borttappade föremål. Städning under ett evenemang delas i löpande städning av publikytor och toaletter och en tyngre städning efter stängning. Planera passen så att arbetstidslagens dygnsvila håller, särskilt när samma personer bygger på morgonen och river på natten. Ni leder arbetet och ansvarar för arbetsmiljön på eventområdet, och Talea står för anställningen, lönen och försäkringarna enligt kollektivavtal. Ring 073-739 16 04 med datum, faser och antal personer, så får ni besked och offert samma dag.