Bemanna inventeringen – så löser du räkningshelgen

Vad som faktiskt krävs av inventeringen

Inventeringen är inte bara en intern kvalitetskontroll, den är ett underlag till bokslutet. Enligt lagen (1955:257) om inventering av varulager för inkomstbeskattningen ska varulagret tas upp i en inventeringslista där posterna specificeras med kvantitet, och listan ska undertecknas på heder och samvete. Underlaget är räkenskapsinformation och ska enligt bokföringslagen (1999:1078) bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Det får konsekvenser för hur ni bemannar. Räkningen måste vara spårbar: vem räknade vilken zon, när, och vad ändrades efteråt. Ett räkneunderlag där ingen vet vem som skrev siffran är svårt att försvara när revisorn frågar, och det är också omöjligt att felsöka. Bestäm i förväg om ni kör med handskanner mot systemet, med förtryckta listor eller med blanka räknesedlar — de tre uppläggen kräver helt olika mycket vana hos den som räknar.

Bestäm också brytpunkten. Allt gods som kommit in före klockslaget ska vara inbokat, allt som lämnat ska vara utlevererat, och däremellan ska ingenting röra sig. Den vanligaste orsaken till en misslyckad inventering är inte slarviga räknare, det är att någon lastade en bil mitt under räkningen eller att en inleverans stod kvar på kajen och räknades två gånger.

Räkna fram bemanningen på artikelpositioner

Utgå från antalet positioner som ska räknas — pallplatser, hyllfack, plockplatser, butikssektioner — inte från lagerytan. Ta sedan en verklig räknetakt: låt någon räkna en representativ zon på tjugo minuter och skala upp. Takten skiljer sig dramatiskt mellan hela pallar med en artikel och en plockhylla med sextio artikelnummer i småvolym, så mät båda och vikta.

Lägg på tid för det som inte är ren räkning: uppstart och genomgång, att hitta rätt i lagret, ommätning av avvikelser, raster och avslut. En realistisk fördelning är att ren räknetid utgör knappt två tredjedelar av passet. Räkna också med att första timmen går långsammare än de följande, eftersom alla ska hitta systemet i händerna.

Ta höjd för bortfall. Vid en helginventering med inhyrd personal är det klokt att lägga en buffert utöver det teoretiska behovet, och att ha en reservlista. Ett gäng som är tio procent för stort blir klart tidigare; ett gäng som är två personer för litet gör att helgen spiller över till måndagen, och då står produktionen still i stället.

Rollerna under räkningshelgen

Dela upp arbetet i tydliga roller i stället för att släppa ut trettio personer med varsin lista. Räknare arbetar helst i par, där en räknar och en registrerar. Kontrollräknare gör en oberoende omräkning av ett urval zoner — och ska aldrig vara samma person som räknade första gången, annars mäter ni ingenting. Zonansvariga håller ihop ett område, kvitterar färdiga zoner och ser till att ingenting hoppas över.

Ovanpå det behövs systemsidan: någon som lägger in siffror, tar emot avvikelser och kan skriva ut nya listor. Har ni höglager behövs truckförare för att plocka ner och sätta tillbaka pallar, och de ska ha genomförd truckutbildning för rätt truckslag samt skriftligt körtillstånd utfärdat hos er. En eller två personer bör dessutom vara helt obundna och hoppa in där det stockar sig.

Viktigast av allt: någon från er med mandat att fatta beslut ska finnas på plats hela tiden. Frågor om vad som räknas som en artikel, hur trasigt gods hanteras och om en avvikelse ska omräknas eller accepteras kommer varje halvtimme. Saknas den personen står trettio inhyrda och väntar, och det är då en inventering blir dyr.

Arbetstid, ersättning och förutsättningar på plats

Inventeringar ligger på helger och kvällar, och då gäller arbetstidslagen (1982:673) som vanligt: minst elva timmars sammanhängande dygnsvila, minst 36 timmars sammanhängande veckovila och rast senast efter fem timmars arbete. Kollektivavtalets regler om obekväm arbetstid slår igenom på ersättningen. Ett tolvtimmarspass som ser effektivt ut på papperet ger fler felräkningar i slutet än det sparar i uppstartstid — två kortare pass med olika lag är oftast bättre.

Se till att förutsättningarna finns innan folk kommer: inpassering och besökslegitimation klara, en samlingsplats, en kort säkerhetsgenomgång om truckar och gångtrafik i lagret, varselvästar, laddade skannrar och en plan för lunch och raster när personalmatsalen är stängd på en lördag. Uthyrningslagen (2012:854) ger inhyrda samma tillgång till era gemensamma anläggningar och inrättningar som era egna anställda har.

Tänk igenom sekretessen. Lagersaldon, kundnamn och sortiment är affärskänslig information, och det ska vara tydligt vad som får fotograferas och pratas om utanför lagret. Vår personal har tystnadsplikt i sina anställningsavtal, och behöver ni ett särskilt sekretessåtagande för uppdraget löser vi det innan start.

Så bemannar vi räkningshelgen

Bakom Talea Work AB ligger ett bemannings- och rekryteringsföretag i Göteborg som funnits sedan 2014. Kollektivavtalet och anställningen — lönen, semesterersättningen, de sociala avgifterna, pensionen och försäkringarna — bär vi, medan arbetsledningen och arbetsmiljön på plats är er. Truckbehörigheter och övriga krav är avstämda innan någon börjar hos er, och det är våra egna anställda som kommer ut — medarbetare vi känner från tidigare uppdrag hos våra kunder.

Berätta hur många positioner som ska räknas, vilket system ni använder, om det är höglager eller butik och vilka klockslag helgen omfattar. Då kan vi föreslå ett upplägg med rätt blandning av vana räknare, truckförare och en zonledare, och gärna samma personer nästa gång — en styrka som gjort er inventering förut går betydligt snabbare år två. Vi arbetar i Göteborg med omnejd. Ring 070-090 10 52 så får ni en offert samma dag.