Bemanning i offentlig sektor – vad LOU kräver vid inhyrning

Direktupphandling, annonserad upphandling eller ramavtal

Första frågan är vad köpet är värt, och där går många fel. Värdet ska uppskattas för hela behovet och inte för varje enskild beställning. Tre personer i lokalvård under ett halvår, eller ett återkommande behov av extrapersonal till fastighetsservice varje sommar, blir snabbt ett betydande belopp när timmarna räknas samman. Ett köp får inte delas upp i syfte att komma under gränsen, och återkommande köp av samma slag kan behöva räknas ihop. Ligger värdet under direktupphandlingsgränsen på 700 000 kronor exklusive moms, som gäller enligt LOU även 2026, får myndigheten köpa utan annonsering. Den ska då ha riktlinjer för direktupphandling, och köp över 100 000 kronor ska dokumenteras. Det är ändå god praxis att be flera leverantörer om pris och villkor.

Överstiger värdet gränsen krävs en annonserad upphandling. Under tröskelvärdet gäller de nationella reglerna i LOU, som ger större frihet i hur förfarandet läggs upp, och över tröskelvärdet gäller de EU-styrda reglerna. För tjänster som köps av kommuner och regioner ligger tröskelvärdet 2026 på knappt 2,5 miljoner kronor. Eftersom behovet av inhyrd personal sällan är en engångshändelse väljer de flesta ett ramavtal, som normalt får löpa i högst fyra år och där avrop sker enligt rangordning eller efter förnyad konkurrensutsättning. Det finns också inköpscentraler som tecknar ramavtal som anslutna organisationer kan avropa från, förutsatt att myndigheten är avropsberättigad och att avtalet täcker rätt tjänster och geografiskt område. Kontrollera alltid det innan en inköpscentrals avtal används.

Krav som hör hemma i förfrågningsunderlaget

LOU innehåller särskilda regler om arbetsrättsliga villkor. I upphandlingar som minst uppgår till tröskelvärdet ska myndigheten, om det är behövligt, ställa krav på att leverantören ger de anställda som utför kontraktet vissa lägsta villkor för lön, semester och arbetstid. Nivåerna ska motsvara de lägsta som följer av ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige för motsvarande arbetstagare i branschen. Myndigheten får inte kräva att leverantören är bunden av kollektivavtal, men villkoren ska uppfyllas i sak och gäller även underleverantörer som direkt medverkar i kontraktet. Under tröskelvärdet får motsvarande krav ställas frivilligt. Vid inhyrning gäller dessutom lagen om uthyrning av arbetstagare, som kräver att de uthyrda får minst samma grundläggande villkor som vid en direktanställning hos kunden, om inte bemanningsföretaget har ett centralt kollektivavtal som reglerar villkoren.

Utöver de arbetsrättsliga villkoren brukar förfrågningsunderlag för bemanning innehålla krav i tre grupper. Den första är uteslutningsgrunderna, där leverantören intygar att skatter och socialförsäkringsavgifter är betalda och att det inte finns brott som utesluter företaget. Den andra är kvalificeringskrav, till exempel ekonomisk stabilitet, ansvarsförsäkring, referensuppdrag och ett sätt att arbeta med kvalitet och arbetsmiljö. Den tredje är krav på själva tjänsten: vilka yrkesroller som ska kunna levereras, svarstider från beställning till start, hur behörigheter som ID06, truckutbildning eller hygienutbildning ska verifieras, språkkunskaper, rutiner vid frånvaro och hur tidrapportering och fakturering sker. Ställ bara krav som går att kontrollera och som hänger ihop med uppdraget, annars stänger ni ute seriösa mindre leverantörer utan att få bättre kvalitet.

Vad en leverantör behöver kunna visa – före och efter tilldelning

Som leverantör i offentliga upphandlingar behöver bemanningsföretaget kunna lämna underlag snabbt. Det handlar om registrering för F-skatt, moms och som arbetsgivare, som myndigheten också kan kontrollera själv hos Skatteverket, uppgift om vilket kollektivavtal som gäller för personalen, försäkringsbevis, årsredovisning och gärna auktorisation från Kompetensföretagen. Talea Work AB har kollektivavtal för uthyrd personal och är auktoriserat, och personalen vi hyr ut är anställd hos oss. Tänk på att ett anbud blir en allmän handling när upphandlingen är avslutad. Leverantören kan begära att uppgifter som är affärshemligheter sekretessprövas, men det är myndigheten som avgör. Skriv därför anbudet med vetskap om att konkurrenter kan begära ut det efteråt, och markera tydligt vad ni anser bör omfattas av sekretess.

När avtalet väl är tecknat gäller samma ansvarsfördelning som hos privata kunder. Bemanningsföretaget är arbetsgivare och står för lön, försäkringar och kollektivavtal, medan förvaltningen eller bolaget leder arbetet och ansvarar för skyddsåtgärderna på sin arbetsplats enligt arbetsmiljölagen. Offentliga arbetsgivare har i regel kollektivavtal, och därför behöver en inhyrning normalt förhandlas med de fackliga organisationerna enligt medbestämmandelagen innan beslut. Följ upp avtalet löpande: antal avrop, svarstider, avvikelser och att de arbetsrättsliga villkoren faktiskt uppfylls. Talea bemannar bland annat fastighetsservice, lokalvård, grönyteskötsel, snöröjning, lager och kök i Göteborgsregionen. Vid direktupphandling lämnar vi offert samma dag på 070-090 10 52, och annonserade upphandlingar besvarar vi enligt förfrågningsunderlaget.