Anställningsavtal i PDF eller Word – så skapar, signerar och sparar du det

Varför PDF brukar vara rätt format för ett undertecknat avtal

En Word-mall är praktisk när texten ska skrivas om från grunden, men det är också dess svaghet. Rubriker förskjuts, stycken från förra anställningen blir kvar och det är lätt att av misstag skicka en fil där den tidigare medarbetarens lön fortfarande står. När avtalet väl är klart vill du dessutom att det inte längre ska ändras. En PDF behåller typsnitt, sidbrytningar och underskriftsrader oavsett om den öppnas i mobilen, på en Mac eller på en äldre dator, och den skrivs ut likadant hos båda parter. Därför är PDF också standardformatet i digitala signeringstjänster, som låser dokumentet när det har undertecknats. För arkivet gäller samma sak: en PDF i personalakten visar vad som gällde när avtalet skrevs under, inte vad någon ändrade i filen senare.

Det betyder inte att en PDF är juridiskt starkare än ett Word-dokument eller ett handskrivet papper. Lagen om anställningsskydd kräver att informationen om villkoren lämnas skriftligt men säger inget om filformat. EU-direktivet om tydliga och förutsägbara arbetsvillkor, som reglerna bygger på, tillåter att informationen lämnas elektroniskt om den anställde kan komma åt den, spara den och skriva ut den, och om arbetsgivaren kan visa att den har skickats eller tagits emot. En PDF som mejlas till den anställde klarar de delarna så länge du sparar det skickade mejlet eller kvittot från signeringstjänsten. Valet av format handlar alltså om ordning och bevisning. Det som avgör är fortfarande innehållet och att uppgifterna lämnas i tid, för de flesta villkor senast sju kalenderdagar efter första arbetsdagen.

Så får du ut avtalet – och vad du gör om du behöver Word

I Taleas mall finns ingen nedladdningsknapp för en .docx-fil. Avtalet skapas som text på sidan och sparas genom utskriftsfunktionen. Klicka på Skriv ut / spara som PDF under formuläret. I Chrome och Edge väljer du Spara som PDF som mål, i Safari på Mac finns PDF-valet nere till vänster i utskriftsrutan och i mobilen kan utskriften oftast delas eller sparas som PDF. Utskriften innehåller bara själva avtalet, utan sidans menyer och formulärfält. Vill du ha ett helt rent dokument stänger du av sidhuvud och sidfot i dialogen, annars hamnar webbadress och datum i marginalen. Ge filen ett namn som går att söka fram, till exempel den anställdes efternamn, anställningsform och datum, och lägg den direkt i personalakten i stället för att låta den ligga kvar i mappen för nedladdade filer.

Den som vill ha redigerbar text har tre vägar. Den enklaste är att skriva tilläggen innan du sparar: fältet Övriga villkor tar fri text och blir en egen punkt i avtalet, och Övriga förmåner hamnar under lönen. Den andra är att markera avtalstexten i förhandsvisningen på sidan, kopiera den och klistra in i ett tomt dokument i Word eller Google Dokument, där du justerar formateringen. Den tredje är att öppna den sparade PDF-filen i en ordbehandlare som kan göra om PDF till redigerbart dokument; nyare versioner av Word klarar det, men tabeller och radbrytningar kan behöva rättas. Tänk på att varje ändring i efterhand gör dig ansvarig för att texten fortfarande stämmer med lagen och med den anställningsform du valt. Ändra hellre i formuläret och spara en ny PDF.

Digital underskrift, arkivering och gallring

Anställningsavtal omfattas inte av något formkrav, till skillnad från exempelvis köp av fast egendom. En elektronisk underskrift är därför lika giltig som en handskriven, och EU:s eIDAS-förordning slår fast att en elektronisk underskrift inte får nekas rättslig verkan enbart för att den är elektronisk. Frågan är snarare hur lätt underskriften går att bevisa. En signering med e-legitimation via en signeringstjänst knyter underskriften till en identifierad person och låser dokumentet, medan en inklistrad bild av en namnteckning eller ett kort ”ok” i ett mejl är svårare att styrka om det uppstår en tvist. Vill ni klara er utan tjänster kan ni skriva ut två exemplar, skriva under med penna och skanna in arbetsgivarens exemplar. Oavsett metod ska den anställde få en egen kopia av det undertecknade avtalet.

Ett anställningsavtal innehåller personuppgifter, ofta personnummer, och hanteras därför enligt dataskyddsförordningen. Förvara det där bara de som behöver det har åtkomst, inte i en delad mapp eller en mejlkorg som flera läser. Förordningen anger ingen fast tid för hur länge avtalet får sparas. Principen är att uppgifter inte ska behållas längre än ändamålet kräver, och varje arbetsgivare behöver en egen rutin för när olika handlingar gallras. Under anställningen är avtalet självklart nödvändigt. När den har upphört kan det finnas skäl att behålla uppgifter om anställningstid och villkor en tid, till exempel för intyg, eventuella anspråk eller en återanställning. Bokföringslagens krav på att spara räkenskapsinformation till och med sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades gäller löneunderlag och verifikationer, inte själva anställningsavtalet, som normalt inte är räkenskapsinformation.