Gratis verktyg · Bemanningsplanering
Säsongsplaneraren – bemanning vecka för vecka
Fyll i ordinarie personal, säsongen och hur mycket volymen ökar så får du en tabell vecka för vecka: behov, hur många som faktiskt är på plats när frånvaron räknats bort och hur många extra som saknas. Verktyget räknar också bakåt från första produktiva dagen och visar när de extra senast måste vara på plats och när beställningen eller rekryteringen senast ska starta. Ladda ner som CSV eller dela länken.
Resultat
Få beräkningen som PDF på mejl
PDF:en skapas på vår server och kastas direkt – vi behåller namn och e-post bara om du kryssat i rutan. Integritetspolicy.
Kort svar
Räkna säsongsbehovet per vecka: ordinarie personal gånger volymökningen ger behovet, ordinarie personal minus frånvaro ger de som är på plats, och skillnaden avrundad uppåt är antalet extra. Tolv anställda, 60 procent högre volym och 6 procent frånvaro ger 20 i behov mot 11 på plats, alltså 9 extra på toppen. Med tre dagars upplärning och två veckors ledtid ska de vara beställda tre veckor före säsongsstarten.
Så räknar säsongsplaneraren
Behovet en säsongsvecka är ordinarie personal gånger volymökningen den veckan: tolv personer och 60 procent mer volym kräver 19,2, avrundat uppåt till 20. Hur många som faktiskt är på plats är ordinarie personal minus frånvaron: tolv personer med sex procent frånvaro är 11,28, avrundat nedåt till 11. Skillnaden, nio personer, är det som ska fyllas med extra personal den veckan. Med upptrappning fördelas ökningen så att de första veckorna får en tredjedel och två tredjedelar av toppens ökning, vilket stämmer bättre med hur julhandeln växer från Black Friday till veckan före jul än en jämn ökning från första dagen.
Tidslinjen räknas bakåt från första produktiva dagen, måndagen i startveckan. Tre arbetsdagars upplärning betyder att de extra ska vara på plats onsdagen veckan före, och med två veckors ledtid ska beställningen vara gjord ytterligare 14 dagar tidigare. Egen rekrytering tar längre tid: annons, urval, intervjuer och uppsägningstid hos den nuvarande arbetsgivaren ger ofta fyra till åtta veckor, och då behöver planen vara klar i oktober för en jultopp. Inhyrning korter ledtiden till några dagar, eftersom personalen redan är anställd och ofta har truckkort och lagervana.
Sommaren räknas tvärtom
Under sommaren är det sällan volymen som ökar utan de ordinarie som saknas. Välj Sommaren så sätts volymökningen till noll och frånvaron till 30 procent: tolv personer med 30 procent på semester är 8 på plats, och behovet är fortfarande tolv, så fyra vikarier behövs varje vecka. Semesterlagen ger rätt till fyra sammanhängande veckor under juni till augusti, så i praktiken är frånvaron ofta högre vissa veckor; justera procenten för de veckor ni vet är tunna. Timmarna per vecka i tabellen är antalet extra personer gånger de produktiva timmarna, och det är den siffran som ligger till grund för en inhyrningsoffert. Vad en inhyrd timme kostar jämfört med en anställd räknar Vad kostar en anställd, och behovet över hela året räknar bemanningskalkylen.
Vanliga frågor
Hur vet jag volymökningen?
Ta förra årets orderrader, kollin eller kvitton per vecka och dela toppveckan med en normalvecka. En toppvecka med 48 000 orderrader mot 30 000 normalt är 60 procent. Saknas historik: e-handel brukar ligga på 50–100 procent över normalt veckan före jul, butik 30–60 procent.
Ska jag räkna frånvaron på de extra också?
Planen räknar frånvaron på ordinarie personal. Inhyrd personal ersätts av bemanningsföretaget vid sjukdom, så den frånvaron behöver ni inte planera för. Rekryterar ni själva bör ni lägga på samma procent på de extra, alltså en person mer vid tio extra.
Vad gäller för säsongsanställning?
Sedan 2022 heter tidsbegränsad anställning särskild visstidsanställning och övergår i tillsvidareanställning efter tolv månader under fem år. Säsongsanställning är en egen anställningsform i 5 § LAS med företrädesrätt till nästa säsong. Inhyrd personal är anställd hos bemanningsföretaget och ger inga sådana förpliktelser.
När ska vi börja rekrytera till julen?
Räkna bakåt från första produktiva dagen: upplärning, ledtid och eventuell uppsägningstid hos den nuvarande arbetsgivaren. För en topp som börjar vecka 47 med tre dagars upplärning och två veckors ledtid ska beställningen vara gjord i början av november; egen rekrytering med en månads uppsägningstid behöver starta i september.
Varför visar planen en person saknas även en vanlig vecka?
Sex procent frånvaro på tolv personer är 0,7 personer, och de tillgängliga avrundas nedåt till elva. Det är så det ser ut i verkligheten: en vanlig vecka är nästan alltid någon borta, och den luckan täcks med övertid eller tålmodigare kunder. Under toppen finns inte den marginalen.
Kan jag spara eller dela planen?
Adressen i webbläsaren innehåller alla värden, så kopiera länken och skicka till en kollega. Knappen Ladda ner ger en CSV-fil med en rad per vecka som öppnas i Excel.
Talea Work · Göteborg och Stockholm
Behöver ni personal?
Vi hyr ut och rekryterar truckförare, lagerarbetare, snickare, grovarbetare och städpersonal – egna anställda med kollektivavtal, ofta på plats inom några dagar.
Verktygen är gratis för alla, även för den som aldrig hyr in någon.
Bemanningsföretag i Göteborg · bemanning lager · bemanning bygg · rekrytering i Göteborg