Gratis verktyg · Schemaläggning
Personalschema – vem jobbar när, och räcker det?
Lägg upp passen, skriv vem som går vilket pass och se direkt timmarna per person och vecka, om dygnsvila och veckovila håller och vilka dagar som har för få på plats. Välj veckoschema eller rullande fyraveckorsschema och skriv ut i liggande A4. Tomt blir det en mall att fylla i för hand.
Få dokumentet som PDF på mejl
PDF:en skapas på vår server och kastas direkt – vi behåller namn och e-post bara om du kryssat i rutan. Integritetspolicy.
Kort svar
Ett personalschema ska hålla arbetstidslagen: högst 40 timmars ordinarie arbetstid per vecka, i snitt över högst fyra veckor, minst 11 timmars dygnsvila och 36 timmars sammanhängande veckovila. Ingen får arbeta mer än fem timmar i följd utan rast, och ändringar i schemat ska enligt lagen meddelas minst två veckor i förväg.
Så gör du personalschemat
Börja med passen. Ett lager kanske har ett dagpass 07–16 och ett kvällspass 14–22.30, en restaurang ett lunchpass och ett kvällspass. Skriv start, slut och rast för varje pass och hur många som behövs måndag till fredag och på helgen. Fyll sedan i personalen och skriv passets bokstav på de dagar var och en arbetar. Avviker en dag skriver du tiden direkt i rutan, till exempel 9-15 eller 9-15/30 med en halvtimmes rast.
Schemat räknar arbetad tid efter rast per person och vecka, hur många som är i tjänst varje dag och vilka pass som har färre personer än behovet. Där blir det en lucka med en knapp för att beställa personal till just den dagen. Välj rullande fyraveckorsschema när veckorna ser olika ut, till exempel varannan helg: samma fyra veckor upprepas, och då räknas den ordinarie arbetstiden som ett snitt över de fyra veckorna. Lämnar du personalen tom blir utskriften en tom schemamall med datum att fylla i för hand.
Reglerna i arbetstidslagen som schemat kollar
Den ordinarie arbetstiden får vara högst 40 timmar i veckan, och när arbetet kräver det får den räknas som ett genomsnitt över högst fyra veckor (5 § arbetstidslagen). Veckan räknas från måndag. Timmar utöver det är övertid, och den allmänna övertiden får vara högst 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad och högst 200 timmar per kalenderår (8 §). Den sammanlagda arbetstiden får i snitt vara högst 48 timmar per sjudagarsperiod under högst fyra månader (10 b §).
Alla ska ha minst elva timmars sammanhängande dygnsvila under varje period om 24 timmar, och tiden mellan midnatt och klockan fem ska ingå om inte arbetet måste bedrivas då (13 §). Veckovilan är minst 36 timmar i följd under varje period om sju dagar och ska så långt möjligt läggas på helgen (14 §). Raster ska läggas så att ingen arbetar mer än fem timmar i följd (15 §). Verktyget mäter dygnsvilan mellan passen och veckovilan per vecka, måndag till söndag. Har ni kollektivavtal kan det ge andra gränser; enskilda värden kollar du i arbetstidskollen och reglerna förklaras i guiden om dygnsvila och veckovila.
När schemat inte går ihop
En lucka kan fyllas med övertid, men taken i lagen gör det till en kortsiktig lösning, och för deltidsanställda blir extra timmar mertid. Återkommer luckorna varje vecka saknas det en tjänst; räkna antalet heltider i kalkylen för bemanningsbehov. Är det enstaka pass, en sjukskrivning eller en semestervecka är det ofta enklare att hyra in för just de dagarna. Ändringar i schemat ska enligt 12 § arbetstidslagen meddelas minst två veckor i förväg, utom när verksamhetens art eller oförutsedda händelser gör det omöjligt; mer i guiden om schemaläggning och förhandsbesked.
Vanliga frågor om personalschema
Hur gör man ett personalschema?
Bestäm passen med start, slut och rast, och hur många som behövs på varje pass. Fördela sedan passen per person och dag, summera timmarna per vecka och kontrollera att alla får elva timmars dygnsvila och 36 timmars veckovila och inte överstiger 40 timmars ordinarie arbetstid i snitt. Verktyget gör summeringen och kontrollen medan du fyller i.
Hur långt i förväg ska schemat lämnas ut?
Arbetstidslagen kräver att ändringar i den ordinarie arbetstidens förläggning meddelas minst två veckor i förväg, om inte verksamhetens art eller händelser som inte gått att förutse gör att det måste ske kortare tid i förväg. Många kollektivavtal har egna regler om när schemat ska vara klart.
Vad är ett rullande schema?
Ett schema på flera veckor som börjar om när sista veckan är slut, till exempel fyra veckor där var och en jobbar varannan helg. Den ordinarie arbetstiden får då räknas som ett snitt på 40 timmar per vecka över högst fyra veckor, så en vecka med 48 timmar kan vägas upp av en med 32.
Hur många timmar får man jobba per vecka?
Ordinarie arbetstid är högst 40 timmar i veckan. Med övertid får den sammanlagda arbetstiden vara högst 48 timmar per vecka i snitt under fyra månader, och den allmänna övertiden högst 48 timmar på fyra veckor, 50 timmar per kalendermånad och 200 timmar per år.
Hur lång vila ska det vara mellan två pass?
Minst elva timmar i följd under varje 24-timmarsperiod. Slutar ett kvällspass 22.30 kan nästa pass alltså börja tidigast 09.30 dagen efter. Kollektivavtal kan tillåta kortare dygnsvila i vissa fall, men då ska den anställde få motsvarande ledighet.
Kan jag öppna schemat i Excel?
Ja. Ladda ner schemat som CSV så öppnas det i Excel, Numbers eller Google Kalkylark med en rad per person och en kolumn per dag. Du kan också skriva ut det eller spara som PDF i liggande A4.
Sparas schemat någonstans?
Det sparas i din webbläsare så att det finns kvar nästa gång du öppnar sidan på samma dator. Inget skickas till Talea. Med ett gratis konto sparas det även hos oss, så att du når det från en annan dator.
Talea Work · Göteborg och Stockholm
Behöver ni personal?
Vi hyr ut och rekryterar truckförare, lagerarbetare, snickare, grovarbetare och städpersonal – egna anställda med kollektivavtal, ofta på plats inom några dagar.
Verktygen är gratis för alla, även för den som aldrig hyr in någon.
Bemanningsföretag i Göteborg · bemanning lager · bemanning bygg · rekrytering i Göteborg