CV-guide · Format
PDF eller Word – vilket format ska CV:t ha?
Frågan låter teknisk men är enkel: skicka PDF om inget annat sägs, och Word när mottagaren ber om det. Det som faktiskt sorterar bort ansökningar är något helt annat — bilder, skärmdumpar och filer som inte går att läsa som text. Här är regeln, undantagen och de fem minuter som räddar en ansökan.
Ett CV läses i praktiken av två sorters mottagare: ett rekryteringssystem som plockar ut texten, och en människa som tittar på layouten. Formatet ska fungera för båda. PDF gör det i nästan alla lägen — dokumentet ser likadant ut hos mottagaren som hos dig, och modern rekryteringsteknik läser PDF utmärkt.
Myten om att PDF inte kan läsas av rekryteringssystem kommer från tidigt 2010-tal och stämmer inte längre. Det som fortfarande stämmer är att en PDF där texten är en bild inte går att läsa — och den skillnaden är hela poängen med den här guiden. Hur systemen läser CV:t i övrigt står i guiden om ATS-anpassade CV.
Samma CV, två filer
Det avgörande är inte filändelsen utan om texten går att markera:
CV.pdf skapad genom att skärmdumpa dokumentet och spara bilden som PDF. Ser identisk ut på skärmen. Texten går inte att markera, sökfunktionen hittar ingenting.
Vår läsning: För rekryteringssystemet är den här filen tom. Namn, telefonnummer och behörigheter finns inte — ansökan hamnar utan innehåll i databasen och kan aldrig sökas fram.
Anna-Karlsson-CV.pdf exporterad direkt från CV-verktyget. Texten går att markera och söka i, layouten ligger fast, filen väger under en megabyte.
Vår läsning: Läses korrekt av både system och människa, hittas i sökningar på truckkort eller ort, och ser likadan ut oavsett vilken dator som öppnar den.
Så väljer du format i praktiken
Fem regler som täcker i stort sett alla ansökningar du kommer att skicka.
1. Följ annonsen om den säger något
Står det Word, skicka Word. Står det PDF, skicka PDF. Står det inget, skicka PDF. Att inte följa en uttrycklig instruktion är ett av få sätt att bli bortsorterad innan innehållet ens lästs.
2. Skicka Word till bemanningsföretag som ber om det
Vi och många andra bemannings- och rekryteringsföretag presenterar ibland kandidater i egen mall — anonymiserat eller med företagets logotyp. Då behöver vi en redigerbar fil. Det är inget konstigt: fråga gärna vad som ändras, men skicka Word-versionen om den efterfrågas.
3. Ladda upp i portalens formulär när sådant finns
Söker du via ett rekryteringssystem eller en karriärsida: fyll i formuläret och ladda upp filen där, i stället för att mejla vid sidan om. Ansökningar utanför systemet raderas ofta av policyskäl utan att någon läser dem.
4. Kontrollera att texten går att markera
Öppna filen, försök markera ditt namn och sök på ett ord med Ctrl+F eller Cmd+F. Hittas ingenting är dokumentet en bild — exportera om det, skärmdumpa aldrig.
5. Döp filen till något som går att hitta
Fornamn-Efternamn-CV.pdf. Inte cv_slutgiltig_v3_NY.pdf och inte Dokument1.pdf. Filnamnet syns i mejlkorgen och i rekryterarens mapp, och ett tydligt namn gör dig lättare att plocka fram igen.
Skickar du både CV och personligt brev: två separata filer, båda döpta med ditt namn. Struktur för brevet finns i guiden om personligt brev.
Format och när de fungerar
En snabb översikt över det du kan tänkas skicka:
- PDF — Standard i nästan alla lägen. Layouten ligger fast, texten är läsbar för både människa och system. Exportera från programmet — skriv aldrig ut till bild.
- Word (.docx) — Skicka när annonsen eller bemanningsföretaget ber om det. Nackdel: layouten kan flytta sig hos mottagaren beroende på typsnitt och version.
- Google Docs-länk — Undvik. Kräver att mottagaren har åtkomst, kan blockeras av företagets brandvägg och visar dessutom din redigeringshistorik.
- JPG eller PNG — Aldrig. Ingen text att läsa, ingen sökbarhet, ser dessutom oprofessionellt ut i en mejlbilaga.
- Pages, ODT och andra format — Fungerar sällan hos mottagaren. Exportera till PDF i stället.
- Text i mejlkroppen utan bilaga — Går bra som komplement, aldrig i stället för filen — de flesta rekryteringssystem sparar bilagan, inte mejltexten.
Filstorlek, typsnitt och det som ändå kan gå fel
Håll filen under ungefär två megabyte. Vissa ansökningsformulär har en gräns, och en tung fil med högupplöst foto fastnar oftare än man tror. Har du bild i CV:t räcker en komprimerad version gott — resonemanget kring foton står i guiden om bild i CV.
Använd vanliga typsnitt. Ett ovanligt typsnitt bäddas oftast in i PDF:en och fungerar då, men i en Word-fil byts det ut hos mottagaren och layouten hoppar. Det är ett av de vanligaste skälen till att ett CV ser konstigt ut i andra änden trots att det såg perfekt ut hos dig.
Skicka aldrig lösenordsskyddade filer, och undvik att fylla mejlet med bilagor. CV och eventuellt brev räcker — betyg och intyg skickar du när någon ber om dem. Vill du veta vad som händer med filen efteråt: den sparas i arbetsgivarens system en begränsad tid och gallras sedan.
Vanliga frågor
Är PDF eller Word bäst för CV?
PDF i nästan alla lägen — den ser likadan ut hos mottagaren och läses utmärkt av moderna rekryteringssystem. Word skickar du när annonsen eller bemanningsföretaget uttryckligen ber om det.
Kan rekryteringssystem läsa PDF?
Ja. Påståendet att de inte klarar PDF är föråldrat. Vad de inte kan läsa är en PDF där texten är en bild — testa genom att markera texten i filen.
Varför vill bemanningsföretag ibland ha Word?
För att kunna presentera dig i sin egen mall, ibland anonymiserat mot kund. Det är vanligt och helt legitimt; fråga gärna vad som ändras innan presentationen går ut.
Vad ska filen heta?
Fornamn-Efternamn-CV.pdf. Filnamnet syns i mejlkorgen och gör dig lättare att hitta igen.
Kan jag skicka en länk i stället för en fil?
Undvik det. Länkar kräver åtkomst, blockeras ibland av företagens brandväggar och sparas inte i rekryteringssystemet.
Ska jag skicka betyg och intyg direkt?
Nej, bara om annonsen ber om det. Skicka CV och eventuellt brev, och nämn att intyg finns att skicka — vad du har rätt att få står i guiden om arbetsgivarintyg och betyg.
Gratis · utan konto
Gör ditt CV nu
Verktyget exporterar både PDF och Word med markerbar text — gratis, utan konto.
Inget konto. Inget kort. Klart på tio minuter.